«В письме от нашего страхового агента упоминается о возможности “скрытых расходов”, которые могут появиться при переписывании документации и т.д. в случае пожара. Это заставило меня задуматься, поскольку я не знаю, что мы могли бы переписать из такой документации, если бы оригиналы были бы унич тожены пожаром.

1. City office file

Я полагаю, что мы должны позаботиться о сохранности материалов и доку ментов по двум основным направлениям:

2. Franchise for that city office

1. Имена и адреса (в дополнение к спискам членов ассоциации).

3. Accounts of that city office

4. Bulletins

Например по пункту 2: МАСХ Южной Африки причитается 5 000 фунтов стерлингов по выставленным счетам, и я полагаю, МАСХ США согласно доку ментам причитается порядка 100 000 долларов, а МАСХ Лондона – примерно 8 000 фунтов стерлингов. Не сомневаюсь, что другим офисам также должны большие суммы.

5. Paraphernalia and dispatches

Способ, который я рекомендую в качестве минимальной защиты на случай пожара, заключается в следующем: когда мы составляем ежемесячные уведомле ния о состоянии счёта, мы должны сделать под копирку ещё две копии – один комплект копий останется у бухгалтера, а другой комплект отправится заказной почтой в ближайший офис МАСХ, где они будут храниться в безопасности. По следний комплект уничтожают при получении через месяц следующего комплекта.

6. Letters

Таким образом, самое большое, что мы могли бы потерять, это документы, относящиеся к текущим делам, но эта информация достаточно свежа в памяти сотрудников, так что бо´льшую её часть они смогут вспомнить.

7. All other.

По пункту 1: когда в подразделении адресных файлов готовят наклейки с адре сами новых людей, они просто делают одну дополнительную копию и еженедельно отправляют все наклейки с адресами новых людей в другой офис МАСХ. Это не потребует значительного объёма работы, поскольку здесь не будет никакого исте чения сроков членства, как тех, у кого заканчивается членство в ассоциации.

The rule in setting up files is: Each Division is itself and has within it an alphabetical file. The latest data is always nearest the top, or to the front of the file. The last or given name of the company or person is used for alphabetizing. Titles of staff persons but never their personal names are used in file headings.

Если документация какого либо офиса будет уничтожена, другой офис сможет сразу же наклеить все наклейки, составить по ним список адресов и разослать почто вую корреспонденцию всем людям из этого списка, предоставив всю необходимую информацию, такую, как новый временный адрес офиса, которому не повезло».

Я одобряю это.

1. RESEARCH AND WRITING

2. (a) HCO DISPATCHES LOCAL AND (b) WW

3. HCO INTERNATIONAL (CONT. FILES)

4. LRH PERSONAL AND LRH PERSONAL BUSINESS (LRH PERSONAL)

5. FILMS AND PICTURES

6. PUBLIC RELATIONS

7. PUBLICATIONS

8. BULLETIN AND SECRETARIAL TO THE EXECUTIVE DIRECTOR – two separate files

9. HCO BUSINESS FILES

10. HCO PERSONNEL FILES

11. HCO BOARD OF REVIEW FILES.

On Bulletin and SEC ED files file by numerical or chronological order and then file forward, that is, last thing put in drawer is in front. Master files should be placed in very front of files. Master copies are not filed with extra copies.