Эффективность финансового контроля в организации главным образом зависит от того, насколько хорошо члены комитета ФП, банковские администраторы Флага и сотрудники бухгалтерии знают и применяют финансовую оргполитику и оргполи тику, относящуюся к получению дохода.

The effectiveness of Financial control in orgs depends primarily upon the degree to which financial and income-making policies are known and applied by FP members, FBOs and Treasury personnel.

Однако эффективность административных линий, по которым осуществляется руководство закупками и оплатой счетов, тоже является жизненно важным фактором.

However, the effectiveness of the administrative lines which govern purchasing and bills payment is also a vital factor.

До тех пор пока эти линии не будут жёстко ВНЕДРЕНЫ, БАФ и руководители могут работать выбиваясь из сил, чтобы вывести организацию из тяжёлой финансовой ситуации, однако будут обнаруживать лишь то, что поступают новые счета к оплате, о которых раньше никто не слышал, или что новый закупщик только что заказал печатный станок, потому что «кто-то велел ему это сделать!».

Unless these lines are sharply IN, the FBO and AG and execs can be working full ahead to ease the org out of a tight financial situation only to find new bills arriving that nobody heard of before or that a priming press has just been ordered by the new purchaser because “somebody told him to”!

Когда организация оказывается в ситуации, при которой соотношение «наличные – счета к оплате» становится неблагоприятным, ей могут потребоваться многие месяцы тщательного планирования, чтобы восстановить доход и платёжеспособность.

When an org has reached a low cash/high bills situation, it may take many months of careful planning to restore income and solvency.

И даже когда всё идёт хорошо, необходимо жёстко контролировать линии закупок и оплаты счетов, чтобы и дальше всё шло хорошо.

And even when things are going well the purchasing and bills paying lines must be held under firm control to keep it that way.

Поэтому следующее должно полностью применяться ко всем организациям Морской организации, саентологическим организациям и FOLO:

Therefore, the following shall apply fully to all Sea Org and Scientology orgs, CLOs and OTLs and also to Sea Org vessels when undergoing refit or construction:

1. Все фирменные бланки, используемые отделением бухгалтерии, должны содержать следующее заявление:

1. All letterhead stationery in use by the Treasury Division must bear the following statement:

«ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЛЮБЫХ РАСХОДОВ ОТ ИМЕНИ ЦЕРКВИ НЕОБХОДИМО ИМЕТЬ ПИСЬМЕННОЕ РАЗРЕШЕНИЕ СЕКРЕТАРЯ БУХГАЛТЕРИИ ЦЕРКВИ, ЧТОБЫ ЭТИ РАСХОДЫ СЧИТАЛИСЬ ЗАКОННЫМИ И ОПЛАЧИВАЛИСЬ ЦЕРКОВЬЮ».

"ANY EXPENSE COMMITTED IN THE NAME OF THE CHURCH MUST HAVE THE WRITTEN AUTHORIZATION OF THE TREASURY SECRETARY OF THE CHURCH TO BE CONSIDERED VALID AND PAYABLE BY THE CHURCH."

В тех организациях, где это может потребоваться в соответствии с их юридическим статусом, слово «церковь» может быть заменена на слово «организация».

The word "organization" may be substituted for "Church" in any org where corporate status may require it.

2. Каждой фирме, с которой организация имеет деловые отношения, и каждой новой фирме, с которой организация вступает в контакт для осуществления закупок или с целью выяснения цен, сразу же должно передаваться письмо от секретаря бухгалтерии на бланке с этой шапкой. В письме должны быть приведены имена тех, кто имеет право осуществлять закупки.

2. Every firm with whom the org does business and every new firm contacted for purchasing or pricing must at once receive a letter from the Treasury Secretary using this letterhead and introducing by name those persons who are authorized to make purchases.

3. Такие письма должны продвигать нашу отличную кредитоспособность, а также чётко указывать, что ТОЛЬКО те люди, которые названы в этом письме, имеют право приобретать для организации товары и заказывать услуги.

3. Such letters must promote our excellent credit standing and should make clear that the persons named are the only persons authorized to purchase goods or services for the company.

Это послужит для информирования о политике организации и не позволит случайным людям увеличить её долг.

This serves to make company policy known and prevents random persons from running up bills.

4. Каждое изменение в персонале организации, вызывающее перемены в списке лиц, обладающих правом осуществлять закупки, должно сразу же сообщаться всем фирмам посредством рассылки новых писем.

4. Every personnel change within the org which causes a change of authorized purchasers must be followed at once by new letters to all firms advising of the fact.

5. Все расходные обязательства выполняются на основе письменного заказа, подготовленного отделом 8, за подписью секретаря бухгалтерии в соответ ствии с его полномочиями. Этот заказ предъявляется коммерческой фирме при совершении покупки.

5. All expense commitment is by written order prepared by Dept 8, signed as authorized by the Treasury Secretary, and shown to the business firm at the time of purchase.

6. При подписании таких заказов секретарь бухгалтерии обязан сверять их с одобренными ЗАКАЗАМИ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ по каждому заказывае мому наименованию.

6. The Treasury Secretary in signing such orders must see the valid PURCHASE ORDER for each item ordered.

7. Такие расходы, как коммунальные и почтовые платежи, а также случающиеся время от времени иные расходы, с которыми невозможно обращаться подобным образом, тем не менее, должны оформляться посредством обычных заказов на приобретение (ЗП) или предварительных заказов на приобретение (ПЗП).

7. Expenses such as utilities and postage and occasional others which cannot be handled in this manner are nonetheless covered by ordinary purchase orders or Estimated Purchase Orders (EPOs).

8. БАФ регулярно проводит выборочные проверки на всех линиях закупок на предмет применения данного инструктивного письма и сообщает о результа тах проверки на Флаг или в континентальные финансовые офисы.

8. All Purchasing lines are routinely spot checked by the FBO for application of this policy letter and results reported to Flag and Continental Finance.

9. Международные звонки и другие подобного рода услуги могут стать непредвиденным источником неожиданного роста расходов, если только ОХС не будет требовать подписанного ЗП на каждый междугородний звонок в соответствии с ИП ОХС от 1 июня 1958 «Заказы на приобретение» и не будет следить за тем, не возрастут ли резко расходы на телефон и коммунальные услуги.

9. Long distance phone and other such services can become an unexpected source of sudden expense increase unless HCO requires a signed PO for each long distance call as required by HCO PL 15 May 1971, PURCHASE ORDERS, and other utilities are watched for sudden increase.

10. Подписывание всех чеков по главному счёту организации будет производиться один раз в неделю лицами, имеющими право подписи, в присутствии БАФ. Суммы всех чеков должны быть внесены на одну ленту калькулятора, и должна быть подсчитана их итоговая сумма, а количество наличных денег, выдаваемых на мелкие расходы, должно быть ограничено.

10. All check signing on org bank accounts will be done once weekly by usual signatories and in the presence of the FBO and A/G. All checks must be tape totalled and petty cash amounts limited.

Это не распространяется на книжный счёт ОХС; чеки с книжного счёта ОХС могут быть выписаны в любое время, и присутствие БАФ не требуется. Вместо него чеки должны быть подписаны заместителем БАФ по МОРО, который может выписывать их по этому счёту в любое время, при этом зам. БАФ по МОРО остаётся ответственным за проверку документов по книжному счёту, состояния книжного магазина, книжных складов и продаж книг с целью обеспечить полное соблюдение оргполитики в отношении книжного счёта, включая правильность осуществления расходов.

11. The FBO and A/G in carrying out this duty ensure that all check signing and dateline policies are applied and that all checks being signed have been properly authorized and do not exceed the org’s allocation and in the case of FSM commissions and refunds that covering amounts have been transferred to the org by the FBO so that org cash/bills is not falsely affected.

Правило относительно того, что чеки выписываются лишь раз в неделю, не распространяется и на чеки счёта ВНС, поскольку комиссионные вне штатным сотрудникам должны выплачиваться незамедлительно. Чек подписывают любые два имеющиеся на этот момент человека, обладающие в соответствии с оргполитикой правом подписи.

12. Current and unused checkbooks for the 3 org bank accounts arc kept by the FBO in his safe or by the A/G or A/GF where there is no FBO and are issued to the Treasury Division only for weekly reconciling, check preparation and the return of cancelled checks to their check stubs.

11. При выполнении своих обязанностей БАФ обеспечивает, чтобы оргполитика в отношении подписания чеков и оплаты по установленную дату применялась в полном объёме, чтобы все выписанные чеки были сначала надлежащим образом одобрены и не превышали выделенных для организации сумм. В случае выплаты комиссионных и возвратов денег за непредоставленные услуги БАФ обеспечивает, чтобы достаточные суммы были переведены на соответствующие счета организации, так как в противном случае статистика «Наличные – счета к оплате» может оказаться ложной.

13. These policies may not be used in any way to delay valid purchasing or bill payments but must be applied so that no delay occurs and so that financial admin lines are strengthened and made more secure.

12. БАФ хранит текущие и неиспользованные чековые книжки по банковским счетам организации в своём сейфе и выдаёт их бухгалтерии только для проведения еженедельной сверки банковских выписок, для подготовки чеков и для того, чтобы оплаченные чеки были прикреплены обратно к своим корешкам.

Это не распространяется на книжный счёт ОХС и счёт ВНС: чековая книжка книжного счёта ОХС хранится у зам. БАФ по МОРО в его сейфе, а текущая чековая книжка счёта ВНС находится у секретаря бухгалтерии в его сейфе. Неиспользованные чековые книжки книжного счёта и счёта ВНС могут храниться у банковского администратора Флага.

13. Данные положения оргполитики никоим образом не могут быть использованы для задержки осуществления официально одобренных приобретений или оплаты по счетам. Напротив, её необходимо применять с тем, чтобы не возникало никаких задержек и чтобы укрепить и сделать более надёжными финансовые и административные линии.

14. Внедрение и применение данной оргполитики является ответственностью банковского администратора Флага, который должен лично добиваться, чтобы её использование стало привычным делом для секретаря бухгалтерии и персонала отдела 8, и который должен делать это вновь при любой смене сотрудников на этих постах.