Секретарь ОХС должен улаживать ситуации, связанные с плохими результатами процессинга, рекомендуя организации следующее:

Цель коммуникационной системы ОХС: перемещать на высокой скорости коммуникационные частицы ОХС и получать их, чтобы помогать добиваться выполнения работы.

• Начальник отдела процессинга и одиторы должны укрепить дисциплину.

Коммуникационная система офиса ОХС находится под контролем комму никатора ОХС.

Существование коммуникационной системы ОХС зависит от наличия надле жащего коммуникационного центра вроде коммуникационного центра МАСХ, где в центральной приёмной находятся корзины для каждого из сотрудников организации, помеченные их именами, и доска объявлений. У сотрудников ОХС есть их личные корзины общего назначения в коммуникационном центре организации в дополнение к их коммуникационным точкам в офисе ОХС.

Определение: коммуникационная точка ОХС – это место, где штатный сотруд ник ОХС получает, хранит и отсылает свои послания и рабочие документы.

Внешний вид: коммуникационная точка ОХС состоит из трёх корзин, распо ложенных одна над другой. На верхней имеется ярлычок с номером (или номерами) коммуникационной точки и надпись «Входящие». Средняя помечена надписью «Отложенные». Нижняя помечена надписью «Исходящие». Эти три корзины находятся на углу стола или, в случае файлов, на шкафчике с файлами. Ниже приведены номера всех коммуникационных точек ОХС для всего персонала ОХС в любом конкретном офисе (там, где в каком либо офисе нет терминалов, соответствующих тем или иным номерам, номера всё равно должны присутствовать на корзинах):

1. ЛРХ

Дважды в день коммуникатор ОХС обходит все коммуникационные точки по кратчайшему, заранее установленному, маршруту и собирает всю исходящую корреспонденцию. Он приносит её в коммуникационный центр центральной организации (типа коммуникационного центра МАСХ) и рассортировывает её по большим корзинам, образующим полки этого коммуникационного центра. Он даже раскладывает материалы ОХС по основным корзинам сотрудников ОХС в коммуникационном центре. Рассортировав всю исходящую корреспонденцию, он берёт почтовую корреспонденцию и послания для каждого сотрудника ОХС (в виде отдельной пачки для каждого сотрудника). Затем он повторяет свой установленный маршрут по ОХС и кладёт в корзину «Входящие» каждой коммуникационной точки всю адресованную ей корреспонденцию.

Выемка и доставка корреспонденции производится ежедневно в 10:30 и 15:30 по местному времени.

Каждый штатный сотрудник обязан проследить, чтобы содержимое его кор зины «Входящие» быстро перемещалось в корзину с пометкой «Отложенные» или «Исходящие» как можно раньше с момента доставки корреспонденции, а затем работает над документами, требующими времени, с тем чтобы переместить их из корзины с пометкой «Отложенные» в «Исходящие». Необходимо, чтобы коммуникатор ОХС следил за тем, чтобы сотрудники ОХС просматривали корзины «Входящие» и освобождали их как можно быстрее после того, как он доставит корреспонденцию.

Когда сотрудники ОХС пытаются найти какое нибудь послание или рабочий документ, они обращаются к коммуникатору ОХС, а не к случайным штатным сотрудникам.

Коммуникатор ОХС обычно не обращает внимания на перекрёстное движение посланий между коммуникационными точками, идущие в обход системы сбора и доставки корреспонденции, но он замечает, когда кто то постоянно лично дос тавляет каждое послание, и он проводит с таким человеком откровенную беседу по поводу коммуникационной системы. Он ни в коем случае не позволяет, чтобы подобное неупорядоченное движение посланий внесло беспорядок в маршруты и расписание его собственной доставки и выемки посланий. Иногда неорганизованное движение посланий необходимо для быстрого выполнения работы. Всё, что коммуникатор ОХС старается сделать, – это обеспечить, чтобы мимо системы доставки посланий проходило только то, что требует скорости и пользуется высоким приоритетом. Обычное движение посланий лучше всего осуществляется в соответствии с системой коммуникационных точек ОХС. Тогда люди смогут работать без того, чтобы их постоянно прерывали.

Коммуникатор ОХС также обеспечивает, чтобы люди придерживались системы цветовых отличий: оранжевый цвет – для ОХС, зелёный – для центральной организации, голубой – для исполнительных директив, заверяемых секретарём, и так далее.

Коммуникатор ОХС обрабатывает, регистрирует в журнале, принимает и отправляет все телеграммы, и он может упорядочивать или контролировать все междугородные и международные телефонные звонки. Передача сообщений при помощи телеграмм не должна идти в обход него. Он аккуратно ведёт файлы телеграмм и делает копии телеграмм.

Коммуникатор ОХС приводит многие виды посланий и писем в форму, при годную для отправки, или обучает персонал делать это.

Коммуникатор ОХС отвечает за коммуникационную систему ОХС в своей области и убеждается в том, что эта работа выполняется точно и аккуратно, независимо от того, велик ли штат сотрудников или мал. Следовательно, он не мальчик на побегушках, а, по существу, руководитель ОХС в области коммуни кационных линий.