Внутриорганизационное послание – вещь простая. Если вы хотите, вы можете сохранить копию, но только один экземпляр (оригинал) уходит и возвращается.

Внутриорганизационное послание - вещь простая. Если вы хотите, вы можете сохранить копию, но только один экземпляр (оригинал) уходит и возвращается.

Когда вы пишете послание, адресуйте его ПОСТУ, а НЕ определенному лицу. (Если этот человек изменит свой пост или уйдет с работы, а вы адресуете послание посту, то его получит новый сотрудник на этом посту; но если вы адресуете его определенному лицу, то если этот человек уйдет с работы, послание не смогут получить и обработать).

Когда вы пишете послание, адресуйте его ПОСТУ, а НЕ определенному лицу. (Если этот человек изменит свой пост или уйдет с работы, а вы адресуете послание посту, то его получит новый сотрудник на этом посту; но если вы адресуете его определенному лицу, то если этот человек уйдет с работы, сообщение не смогут получить и обработать).

Пишите послание (содержащее информацию или уведомление) следующим образом:

Пишите послание (содержащее информацию или совет) следующим образом:

Пример:

Пример:

Начальник секции Снабжения (дата)_________

Офицер по снабжению

Ваш заказ от... (сообщение).

Ваш приказ о..................................... (сообщение).

(заключительное выражение вежливости)

(соответствующее окончание)

через Начальника отдела Коммуникаций (дата)________

через Директора Коммуникаций

Секретарь Местного ОХС

Секретарь ОХС

Пожалуйста, проследите, чтобы... (приказ или запрос).

Пожалуйста, проследите, чтобы .......... (приказ или просьба).

(заключительное выражение вежливости)

(соответствующее окончание)

Получатель работает с посланием и хранит его у себя до тех пор, пока не справится с этим делом полностью. Если это дело требует нескольких дней или недель, вы можете сообщить об этом отправителю, указав, что вы разбираетесь с тем-то и тем-то и планируете закончить работу в течение такого-то времени – но сохраняйте оригинал послания у себя до тех пор, пока работа не будет выполнена, и затем верните оригинал отправителю, пометив «СДЕЛАНО». Не возвращайте оригинал с пометкой «С этим разбираются». Оригиналы возвращаются только с пометками «СДЕЛАНО» или «Не может быть сделано». Иначе коммуникация остается незавершенной.

Получатель обрабатывает послание и сохраняет его у себя до тех пор, пока не справится с этим делом полностью. Если это дело требует нескольких дней или недель, вы можете сообщить об этом отправителю, указав, что то-то и то-то было предпринято и должно быть закончено к определенному времени - но сохраняйте оригинал послания у себя до тех пор, пока дело не будет сделано, а тогда верните оригинал отправителю, пометив “СДЕЛАНО”. Не возвращайте оригинал с пометкой “в процессе выполнения”. Оригиналы возвращаются только с пометками “СДЕЛАНО” или “не может быть сделано”. Иначе коммуникация остается неполной.

Отвечая на послание, поставьте дату своего ответа. Послания пишутся от руки. Руководители, кроме Исп Секретарей, не должны отдавать секретарю печатать свои послания, за исключением случаев, когда это послание большого объема.

Отвечая на послание, поставьте дату своего ответа. Послания пишутся от руки. Руководители, кроме Исполнительных Секретарей, не должны отдавать секретарю печатать свои сообщения, за исключением случаев, когда они - большого объема.

Цвета бумаги распределяется по отделениям следующим образом:

Цвета бумаги распределяется по отделениям следующим образом:

ОХС, Отделение 1 — золотая

Отделение 1 ОХС — золотая;

ОХС, Отделение 2 — светло-розовая или фиолетовая

Отделение 2 — светло-розовая или фиолетовая;

Отделение 3 — темно-розовая

Отделение 3 — темно-розовая;

Отделение 4 — зеленая

Отделение 4 — зеленая;

Отделение 5 — серая

Отделение 5 — серая;

Отделение 6 — желтая

Отделение 6 — канареечная или тускло-желтая;

Отделение 7 — коричневая[Цветовые отличия для Отделений по работе с Публикой

Отделение 7 — голубая или белая.

Отделение 8 — оранжеваядобавлены в соответствии с ИП ОХС 23 Мая 1969]

Белая бумага также используется для писем публике, в коммерческие фирмы, для протоколов заседаний и собраний, для рукописей, черновиков и исследовательских заметок.

Отделение 9 — голубая или белая

Копии писем делаются на цветной бумаге цвета, соответствующего отделению, написавшему письмо.

Белая бумага также используется для писем в область деятельности, в коммерческие фирмы, для протоколов заседаний и собраний, для рукописей и исследовательских заметок.

Копии писем делаются на бумаге цвета того отделения, которое написало письмо.

Если у вас есть просьба, изложите ее письменно. Не ходите к человеку и не ожидайте, что он будет носить вашу просьбу в своей голове. Не предполагается, что персонал должен представлять свое тело, или тело вместе с посланием другому члену персонала, за исключением случаев необходимости беседы, которые сводятся к минимуму. Немногие дела требуют беседы, 99 процентов организационных дел можно решить посредством посланий.

Если у вас есть просьба, изложите ее письменно. Не ходите к человеку и не ожидайте, что он будет держать вашу просьбу в голове. Не предполагается, что сотрудник представляет свое тело, или свое тело вместе с посланием другому сотруднику, за исключением совещаний, которые сведены к минимуму. Немногие дела требуют беседы. С помощью посланий можно решить 99 процентов организационных дел.

В коммуникационном центре находится корзина для каждого штатного сотрудника. На каждой корзине - бирка с именем сотрудника и, ниже, с наименованием его поста или постов. Каждый сотрудник отвечает за доставку своих собственных посланий в соответствующие корзины и за ежедневную выемку адресованных ему посланий. Не забывайте забирать адресованные вам послания по крайней мере дважды в день (один раз утром и один раз во второй половине дня - составьте удобное для себя расписание). И не позволяйте посланиям скапливаться в вашей корзине.

В больших организациях, наряду с коммуникационным центром, могут быть организованы и коммуникационные центры отделений. В этом случае в общем коммуникационном центре может быть по одной корзине для каждого отделения плюс корзина для Л. Рона Хаббарда и корзина для писем внешним адресатам. Коммуникационный центр каждого отделения помещается в области работы отделения и содержит по корзине для каждого штатного сотрудника этого отделения плюс корзина для входящей и исходящей из отделения корреспонденции. Разносчик посланий ОХС отвечает за доставку посланий в корзины для входящей в отделения корреспонденции и за выемку посланий из корзин для исходящей из отделений корреспонденции и доставку их в корзины коммуникационного центра. Секретарь Исполнительного Секретаря отвечает за распределение посланий из корзины для входящей в отделение корреспонденции по корзинам штатных сотрудников.

В Комм Центре находится лоток для каждого штатного сотрудника. На каждом лотке – бирка с именем сотрудника и ниже наименование его поста или постов. Каждый сотрудник отвечает за доставку своих собственных посланий в соответствующие лотки и за ежедневную выемку адресованных ему посланий. Не забывайте забирать адресованные вам послания по крайней мере дважды в день (один раз утром и один раз во второй половине дня – составьте себе расписание). И не позволяйте посланиям скапливаться в вашем лотке.

В больших организациях, наряду с Комм Центром, могут быть созданы и Комм Центры Отделений. В этом случае в общем Комм Центре может быть по одному лотку для каждого отделения плюс лоток для Л. Рона Хаббарда и лоток ИСХОДЯЩИЕ для писем внешним адресатам. Комм центр каждого отделения расположен в области работы отделения и содержит по лотку для каждого штатного сотрудника этого отделения плюс лоток для входящей и лоток для исходящей из отделения корреспонденции. Курьер ОХС, отвечающий за послания, доставляет их в лотки "входящие" отделений и забирает послания из лотков "исходящие" отделений и доставляет их в лотки общего комм центра. Секретарь секретаря отделения отвечает за распределение посланий из лотка "входящие" отделения по лоткам штатных сотрудников.

Будьте в курсе всех изменений постов. При изменениях в оргсхеме меняются фамилии на корзинах коммуникационного центра. Всегда знайте, кто занимает какой пост, чтобы, когда вы передаете послание, вы всегда знали, в чью корзину оно пойдет. Если вы не уверены, сверьтесь по оргсхеме.

Будьте в курсе всех изменений постов. При изменениях в Орг Схеме изменяются и лотки Комм Центра. Всегда знайте, кто какой пост занимает, чтобы доставляя послание знать, в чей лоток оно пойдет. Если вы не уверены, сверьтесь с Орг Схемой.

Работайте с вашими посланиями ежедневно. Не позволяйте им заваливать вас. Когда кто-то направляет вам послание, дайте ему знать, что вы его получили. Не создавайте себе репутацию типа: “Я не решаюсь послать ему то-то и то-то посланием, потому что я не знаю, когда я получу отклик, и получу ли я его вообще”. НЕ ДОПУСКАЙТЕ ТОГО, ЧТОБЫ АДРЕСОВАННЫЕ ВАМ СООБЩЕНИЯ ОСТАВАЛИСЬ БЕЗ ОТВЕТА. Когда вы позволяете адресованным вам сообщениям (или письмам) скапливаться на вашем столе, вы в действительности перерубаете коммуникационные линии организации и тем самым перерубаете свою зарплату.

Работайте с вашими посланиями ежедневно. Не позволяйте им заваливать вас. Когда кто-то направляет вам послание, дайте ему знать, что вы его получили. Не создавайте себе репутацию типа: «Я не решаюсь послать ему то-то и то-то посланием, потому что я не знаю, когда я получу ответ, и получу ли я его вообще». НЕ ДОПУСКАЙТЕ ТОГО, ЧТОБЫ АДРЕСОВАННЫЕ ВАМ СООБЩЕНИЯ БЫЛИ ПОХОРОНЕНЫ. Когда вы позволяете адресованным вам сообщениям (или письмам) скапливаться на вашем столе, вы в действительности перерезаете комм линии организации и тем самым урезаете свою зарплату.

Секретари, печатающие письма, всегда прикрепляют степлером копию поверх входящего письма - не пользуйтесь скрепками для бумаг. Отвечая на письма, отвечайте на заданные вопросы. Давайте им информацию, которую они ищут. Для достижения лучшего понимания используйте постепенный подход. НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ БЕЗ ОТВЕТА ЗАДАННЫЕ ВОПРОСЫ. Если вы не знаете ответов, найдите их.

Секретари, печатающие письма, всегда прикрепляют степлером копию ответа поверх входящего письма – не пользуйтесь скрепками для бумаг. Отвечая на письма, отвечайте на заданные вопросы. Давайте ту информацию, которую запрашивают. Используйте принцип постепенности. НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ БЕЗ ОТВЕТА ЗАДАННЫЕ ВОПРОСЫ. Если вы не знаете ответов, найдите их.

Назначение машинописного бюро (Secretarial Unit) - печатать ответы на письма. Большинство внутриорганизационных посланий могут быть написаны от руки: это позволяет не терять время при записи их на пленку (когда вы можете написать их сами) и сберегает время машинистки для печатания ответов на письма. Оставайтесь в общении с другими сотрудниками штата и с нашими корреспондентами. Если вы не откликаетесь надлежащим образом на адресованные вам послания, не отвечаете отправителю, то, как я сказал выше, вы уничтожаете свою собственную зарплату.

Назначение сектора машинописи – печатать ответы на письма. Практически все внутриорганизационные послания могут быть написаны от руки: это позволяет не терять время на надиктовку этих посланий на пленку (когда вы можете написать их сами) и сберегает время машинистки для печатания ответов на письма. Поддерживайте общение с другими штатными сотрудниками и с нашими корреспондентами. Если вы не справляетесь надлежащим образом с адресованными вам посланиями, не отвечаете отправителю, то, как я сказал выше, вы урезаете свою собственную зарплату.

[Замечание: Два более ранних выпуска от 8 Апр 58 и от 13 Дек 62 были в основе своей тем же самым выпуском, что и вышеприведенное Инструктивное Письмо с некоторыми изменениями, отражающими эволюцию Системы Коммуникаций и Орг Схемы.

Выпуск 13 Дек 62 был непосредственным переизданием выпуска 8 Апр 58 (как часть Серии Повторных выпусков (7)) – с незначительными изменениями, такими как включение приветствия в пример послания и добавление фразы в первом абзаце Лотки Комм Центра "(за исключением некоторых больших Организаций, где для этих целей есть Коммуникатор)" после предложения, в котором говорится, что каждый сотрудник отвечает за доставку и выемку своих посланий