Почтовая корреспонденция подразделяется на три основных категории, при ведённых здесь в порядке важности:

Доска объявлений коммуникационного центра имеет официальный статус. Всё, что размещено на ней, как и на организационной схеме, является официальным приказом, докладом или назначением и не требует дополнительного утверждения или написания послания.

1а. От людей, подающих заявки на обучение и процессинг (от людей, которые говорят, что придут в организацию) и

Только исполнительный директор, секретарь организации и казначей могут помещать что либо на доску объявлений коммуникационного центра, и ничто не может помещаться на ней, если это не исходит от них или не одобрено особо их подписью. ИСКЛЮЧЕНИЕ: штатный сотрудник может разместить на доске объявлений коммуникационного центра запрос о собрании персонала за 3 дня до даты собрания, указав время (но не в рабочие часы) и то, какой именно вопрос будет рассмотрен на этом собрании (и собрание созывается только в том случае, если большинство сотрудников затем поставит свою подпись или инициалы под таким объявлением).

1б. От потенциальных студентов и преклиров (от людей, которые проявляют некоторый интерес к организации).

Доски информации не имеют официального статуса и могут содержать всё, что угодно, начиная от сдачи комнат и заканчивая объявлениями о пропавших кошках. Карикатуры, комментарии и объявления по поводу неофициальных встреч или объявления дружеского характера всегда помещаются на доски информации.

2. Заказы на книги и магнитофонные записи.

Существует только одна ДОСКА ОБЪЯВЛЕНИЙ. Она расположена в ком муникационном центре. За ней следит секретарь приёмной, и документы, снятые с неё, аккуратно складываются в папку, которая хранится у него же. Обычно объявления остаются на доске объявлений в течение недели и затем автомати чески убираются.

3. Общая корреспонденция (что угодно, что не входит в категории 1 и 2).

Доски ИНФОРМАЦИИ могут быть размещены в помещении центрального файла и секции привлечения новых людей, офисе по обучению, ОХС и центре распределения. Эти доски ИНФОРМАЦИИ являются в действительности рупорами начальника отдела процессинга (центральный файл), начальника отдела обучения (доска информации по обучению), секретаря ОХС (доска информации ОХС) и ответственного за центр распределения (доска информации центра распределения).

Вся почтовая корреспонденция изо всех источников сразу же направляется к бухгалтеру. Бухгалтер немедленно направляет корреспонденцию, относящуюся к категориям 1а и 1б, к регистратору. Регистратор незамедлительно отвечает на всю корреспонденцию категории 1а, передаёт копии своих ответов на коррес понденцию категории 1а, а также корреспонденцию категории 1б штатному одитору, занимающемуся ЦФ. Бухгалтер отдаёт всю корреспонденцию катего рии 2 помощнику клерка по отправке в своём офисе, для того чтобы он немедленно выписал инвойсы. Корреспонденцию категории 3 бухгалтер отдаёт сотруднику приёмной для распределения. Направление почтовой корреспон денции, при котором она не проходит по этому маршруту, является нарушением, и любое такое нарушение следует сурово наказывать.

Дополнительная доска информации, которая называется «доска информации для студентов», может находиться в лекционном зале.

Приоритеты при ответе на корреспонденцию следующие: категория 1а, кате гория 2 (ответы даёт сектор отправки) и категория 1б (ответы дают одиторы). Всем другим категориям приоритет не назначается, но то, что упомянуто выше, относится к категории супер истерично лихорадочной работы и должно обраба тываться именно с такой скоростью.

Объявления, вывешиваемые на доски ИНФОРМАЦИИ, имеют только статус информации, если только они не подписаны как приказ по отделу руководителем какого либо отдела.