Содержание ИП серии «Финансы» 14 было расширено, чтобы придать законную силу любому ЗП, посылаемому телексом с Флага. Чтобы ЗП считался действительным, он должен быть сначала одобрен комитетом ФП и бухгалтерией Флага.

Ссылки: ИД ЛРХ 271 Межд. 2 янв. 1976 АККРЕДИТИВ НА РАСХОДЫ МИССИОНЕРОВ

Для того чтобы быстро выполнять жизненно важные внешние циклы Флага, такие, как покупка запчастей и другое снабжение, оплата транспортных расходов, миссий и т.д., ЗП иногда необходимо посылать телексом.

В приведённом выше ИП ОХС, которое было отменено, была описана система, с помощью которой пытались организовать оплату счетов, выставленных Флагу в результате действий БАФ FOLO и БАФ организаций, а также закупщиков, находящихся за пределами Флага.

Процедура следующая:

Как показала практика использования этой линии в течение нескольких лет, её всегда было трудно контролировать, как бы широко она ни использовалась. Администраторы Флага по набору персонала (FPPO), миссии и т.д. даже в рамках тех ограничений, которые накладывались отменёнными выпусками, породили лавину неутверждённых «счетов, выставленных Флагу».

1. Красный ЗП должен быть одобрен комитетом ФП и бухгалтерией Флага.

Положения оргполитики, регулирующие вопросы оплаты внешних счетов Флага, пересмотрены и изложены следующим образом:

1. Никто (ни человек, ни организация), включая FPPO, операторов миссий или кого-либо ещё, не могут заключать контракты или тратить какие-либо средства от имени Флага без их предварительного одобрения на ФП.

2. Поскольку закупки можно делать неподалёку от Флага, снабжение издалека будет производиться редко, если к нему вообще будут когда-нибудь прибегать. Ко всем подобным заказам должен прикрепляться одобренный ЗП или его копия.

3. Деньги на расходы будут выдаваться миссионерам местными БАФ только на основании АККРЕДИТИВА ФЛАГА. Деньги выдаются только по частям каждую неделю или каждые несколько дней, они никогда не выдаются все сразу, а сумма выданных денег никогда не должна превышать одобренной суммы аккредитива.

ПОСЛЕ ТОГО КАК ТЕКСТ КРАСНОГО ЗП БЫЛ ПОСЛАН ТЕЛЕКСОМ, САМ ОН ДОЛЖЕН БЫТЬ ПОСЛАН ПО ПОЧТЕ.

Бюро бухгалтерии Флага выписывает миссионерам перед их выездом аккредитив Флага на определённую сумму, величину которой оценивает Помощник по действиям, и эта сумма должна браться из денег, одобренных на ФП. Сначала миссионеры вычитают из аккредитива стоимость билетов и деньги на карманные расходы, выданные перед отъездом. Каждая сумма, которую выдаёт этим миссионерам местный БАФ, добавляется к записи расходов на обратной стороне аккредитива до тех пор, пока общая сумма не станет равной одобренной сумме, указанной в аккредитиве.

Приведённое выше дополнение обеспечивает скорость движения частиц и в то же время сохраняет стандартные процедуры админа, изложенные в ИП серии «Финансы» 14, позволяя избежать возможных несанкционированных расходов.

Любая миссия, у которой заканчивается аккредитив, должна получить новый, выписанный таким же образом как и прежний, прежде чем она сможет получить дополнительные денежные средства. Выписывая второй аккредитив (в соответствии с вновь одобренными на ФП суммами для миссий), Бюро бухгалтерии должно убедиться, что Помощник по действиям рекомендовал выдать дополнительный аккредитив из-за необходимости в продлении срока выполнения миссии, а не по причине расточительности миссионера.

Любое расточительство миссионера, на которое БАФ местной организации закрывает глаза, автоматически становится тем, что этой организации придётся оплатить.

4. Деньги для оплаты проезда нанятых сотрудников и возвращающихся на Флаг ветеранов могут быть выделены БАФ, только когда он лично получит заказ на приобретение, одобренный на ФП Флага. Поскольку Флаг осуществляет коммуникацию со всеми областями быстро, помешать прибытию нанимаемых сотрудников может только то, что FPPO совершает оплошности или пренебрегает своими обязанностями.

5. Внешние счета Флага ни в коем случае не будут оплачиваться из имеющихся на Флаге средств.

Организации и континентальные офисы связи должны Флагу за управление и другие услуги, и эти средства могут быть использованы для покрытия любых должным образом одобренных расходов, сделанных от имени Флага. Если в бюро бухгалтерии Флага смогут увидеть, что сводки расходов, поданные БАФ, и ЗП, одобренные на ФП Флага, соответствуют друг другу, то будет выписан кредитный инвойс на выдачу соответствующей суммы из тех денег, которые организация должна Флагу.

Так как подобные инвойсы показывают «израсходованный» за пределами Флага «доход» и так как эти инвойсы должны быть отражены в аудиторских записях Флага, сотрудники Флага, отвечающие за аудит, могут потребовать любые необходимые реквизиты инвойса, чтобы должным образом отразить суммы этих кредитных инвойсов в балансовом отчёте Флага.

Если бухгалтерия Флага не сможет поставить в соответствие документам о расходе денег документы об их одобрении – из-за того, что БАФ не подал все необходимые документы (упустил оплаченный счёт или одобренный заказ на приобретение), то сумма расхода не будет кредитована на счёт организации. Поэтому банковских администраторов Флага заранее предупреждают о том, что им необходимо вовремя отправлять на одобрение правильные документы, поскольку заказ на приобретение устареет и станет недействительным, если в течение долгого периода времени никто не потребует выплатить по нему деньги.

Документы могут быть представлены на одобрение банковскому администратору Флага в любой форме, которая позволит ему легко увидеть, каковы были расходы. Однако документы должны быть полными и содержать все необходимые приложения. Использованный аккредитив, остатки денег и квитанции об оплате будут проверены на Флаге по возвращении миссионера, и если с ними всё в порядке, то эти документы будут автоматически переданы в отдел дохода (бюро 3), чтобы произвести «выплаты» БАФ организации посредством выдачи кредитного инвойса, в котором будут перечислены все выданные миссионеру суммы. Поэтому БАФ организации не нужно запрашивать одобрения этих денег, за исключением тех случаев, когда кредитный инвойс не пришёл к нему в разумно ожидаемые сроки.

Если Помощник по бухгалтерии Бюро Флага и разрешит БАФ включить сумму этих кредитов в свою статистику «Выплаты на Флаг», БАФ, тем не менее, не может сделать этого до тех пор, пока он не получит на руки этот кредитный инвойс Флага.

6. БАФ, у которого в организации или поблизости от неё работает миссия и который обычно выдаёт деньги на оплату проезда будущих членов МО или на другие расходы по снабжению, в соответствии с давними обязанностями БАФ должен иметь соответствующие средства на счёте БАФ № 2. В конце концов, он всё же банковский администратор Флага.

Необходимо понять, что это письмо было выпущено с целью расширить применение оргполитики по финансам и влияние ФП и таким образом взять под контроль расходы Флага, которые возникают за его пределами, и не допускать, чтобы Флагу выставлялось огромное количество счетов из внешних областей.

Поэтому следующее также является оргполитикой (и всегда таковой и являлось): ТОТ, КТО ОТ ИМЕНИ ФЛАГА ВЫДАЁТ ИЛИ РАСХОДУЕТ ДЕНЬГИ, КОТОРЫЕ НЕ БЫЛИ ВЫДЕЛЕНЫ ФЛАГОМ НА ОСНОВАНИИ РЕШЕНИЯ ФП ИЛИ ОДОБРЕНИЯ ЗП, В ТОМ ЧИСЛЕ ДЕНЬГИ НА ЮРИДИЧЕСКИЕ УСЛУГИ, ПРОЕЗД (А В СЛУЧАЕ С МИССИЕЙ – НА РАСХОДЫ БЕЗ АККРЕДИТИВА), БУДЕТ САМ ОПЛАЧИВАТЬ ЭТИ РАСХОДЫ.

Эти положения оргполитики должны быть как следует изучены и поняты – и вы увидите, что им действительно легче следовать, чем прежней системе счетов БАФ.