To reduce and standardize the administrative reporting in organizations, the following system should go into effect as soon as possible:

Для того чтобы уменьшить объём административных докладов в организациях и стандартизовать их, необходимо как можно скорее ввести следующую систему.

A form containing all the data required from any one Department should be prepared by the Association (Org) Sec. Each Dept may require a different form to secure all the data.

Секретарь ассоциации (организации) должен подготовить форму, в которой указаны все те данные, которые требуются от каждого отдела. Для того чтобы обеспечить полноту представления данных, для каждого отдела могут потребо ваться различные формы отчёта.

This data is the same as that required on the OIC charts.

Это те же данные, что и на графиках ИЦО.

This does not change the income sheet report system.

Никаких изменений в систему форм отчётности по доходу это не вносит.

The new report form for a Department must be headed with the name of the Central Org, and must carry its full routing. The routing is from the Association (Org) Sec's Sec to the designated Dept head, to be returned to the Association (Org) Sec's Sec by next Monday afternoon (date blank very prominent), then to the Assn (Org) Sec, then to the HCO Area Sec, then to HCO WW OIC unit. A description of the data required and the blank for it in each case is then listed. This is followed by a signature and date of the head of the Department.

Новая форма отчёта отдела должна иметь шапку с названием центральной организации, и на ней должен быть указан полный маршрут. Маршрут идёт от секретаря секретаря ассоциации (организации) к соответствующему начальнику отдела. Форма должна быть возвращена секретарю секретаря ассоциации (орга низации) до полудня следующего понедельника (для даты отводится такое место, чтобы оно бросалось в глаза), затем она идёт к секретарю ассоциации (организа ции), затем – к секретарю местного ОХС и затем в сектор ИЦО Всемирного ОХС. В каждом случае даётся описание требуемых данных и оставляется свобод ное место для их размещения. Далее идёт подпись начальника отдела и дата.

These reports are different for each Department, therefore the form is different.

Каждый отдел подаёт свой отчёт, отличный от отчётов других отделов, поэто му формы отчётов отличаются.

All personnel data, income data, financial data, numbers of people, technical results, etc must appear on this form.

В такой форме должны быть указаны все данные по персоналу, доходу, фи нансовым делам, численности людей, техническим результатам и т.п.

The form is done on flimsy paper, the lightest possible and practicable. The colour should be pink.

Форма изготавливается на тонкой бумаге, как можно более лёгкой и удобной для использования. Цвет бумаги должен быть розовым.

The procedure is then this:

Затем следуют описанной ниже процедуре.

The Association (Org) Sec's Sec retains all these form blanks – the whole supply of each type. No stock of forms is given to a Department.

Все бланки форм хранятся у секретаря секретаря ассоциации (организации) – полный запас бланков каждого вида. В отделы запасы форм не передаются.

On Thursday morning the Association (Org) Sec's Sec places the appropriate forms in the Comm Centre baskets of Department heads plus any of the old type Income Sheet necessary. He or she also places the Accounts Department Income and Disbursement Sheets in their baskets.

Утром в четверг секретарь секретаря ассоциации (организации) кладёт в корзины начальников отделов в коммуникационном центре соответствующие формы и необходимые старые формы отчётности по доходу. Он также кладёт в корзины бухгалтерии формы отчётности по доходу и по расходам.

Heads of Departments or their Admin write up the Income Sheet from their invoices. They take their Department's report form and fill it in from the data to hand. They return any Income or Disbursement Sheet and the report to the Association (Org) Sec's Sec by Monday noon.

Начальники отделов или их административный персонал заполняют формы отчётности по доходу на основании своих инвойсов. Они берут свою форму отчёта отдела и заносят в неё имеющиеся данные. Они возвращают все формы отчётности по доходу и по расходам и отчёт секретарю секретаря ассоциации (организации) к полудню понедельника.

The Assn (Org) Sec's Sec sets up the data on the O.I.C. board by noon Tuesday, using the report sheets for source.

Секретарь секретаря ассоциации (организации) помещает эти данные на доску ИЦО к полудню во вторник, используя в качестве источника эти отчёты.

There is this difference in marking up O.I.C. graphs. The actual figure is placed inconspicuously below the graph point being drawn in. The figure and the graph point then constitute a total fact on the graphs.

Есть одна особенность в том, как отмечать графики ИЦО. Действительная цифра указывается неброско под наносимой на графике точкой. Таким образом цифровое значение и точка графика полностью отражают на графике какой-либо факт.

The Ad Comm meeting is then held Tues at 2:00 p.m. in the Association Sec's office with the O.I.C. board complete. All the data on the graphs is gone over rapidly with the Ad Comm by the Association (Org) Sec. The comments, approvals or condemnations and any plans stemming from these are noted by the Association (Org) Sec's Sec and any new ideas, plans, resolutions and suggestions are added to his minutes. These however should be kept very brief.

После этого, во вторник в 14:00, в офисе секретаря ассоциации проводится собрание рекомендательного комитета, и к этому моменту доска ИЦО уже запол нена. Секретарь ассоциации (организации) вместе с членами рекомендательного комитета быстро рассматривает все данные на графиках. Секретарь секретаря ассоциации (организации) записывает комментарии, высказывания одобритель ного или порицающего характера, а также все планы, которые составляются на их основе. Он также заносит в протокол любые новые идеи, планы, решения и предложения. Однако они должны записываться в очень краткой форме. НИКАКИЕ ФИНАНСОВЫЕ ИЛИ ЦИФРОВЫЕ ДАННЫЕ В ПРОТОКОЛЕ НЕ ПРИВОДЯТСЯ.

NO FINANCIAL OR NUMERICAL DATA APPEARS IN THE MINUTES.

Затем копии протоколов, составленных в краткой форме, и оригиналы отчётов отделов вкладываются в пакет и направляются в Сент-Хилл, где данные из них будут снова нанесены на графики на досках ИЦО. В Сент-Хилле еженедельно проводятся собрания руководителей, на которых подводятся итоги по этим данным и выдвигаются предложения, затем эти данные и предложения широко публикуются в краткой форме и рассылаются всем организациям для информирования их о состоянии дел во всех организациях.

The brief minutes copied and the original reports from the Departments are then packaged and mailed to Saint Hill where they will again be put up on O.I.C. boards. At Saint Hill there will be an executive meeting weekly to summarize the data which, with suggestions, will be broadly published in brief form to all Orgs giving data on all Orgs.

Целью этого является уменьшение объёма копирования документов с дан ными и ускорение линии отчётов. Эти отчёты отделов могут заменить все существующие отчёты, если в них включить все данные, даже список персонала. Такой порядок уменьшает объём протоколов рекомендательного комитета и даёт начальникам отделов все данные в сопоставлении с прошлыми данными без акцента лишь на одну неделю.

The intention here is to reduce the amount of copying of data and speed the report line. These Department reports can replace all existing reports by including all the data, even a roster of personnel. This reduces the Ad Comm minutes and shows Department heads all data in relation to past data rather than stressing one week only.

Поскольку эти данные уже отражены в графиках ИЦО и во всех сущест вующих дополнительных формах отчётов, составление отчётов по отделу не должно вызывать затруднений.

As the data is already outlined by O.I.C. charts and any existing additional report forms, it should be easy to make up the Department reports.

Идея состоит в том, чтобы один отдел заполнял одну форму отчётности по доходу и составлял один отчёт.

The idea is one income sheet and one report for a Department.

Поскольку скоро все данные в Центре эффективности личности будут запи сываться на карточках, а не на инвойсах, то эти данные можно будет сохранять, собирая карточки в течение недели.

As everything in P.E. will shortly be on cards, not invoices, P.E. data can be kept by keeping cards for the week.

Оригиналы отчётов, запечатанные в пакеты, должны быть лёгкими, чтобы их можно было отправить авиапочтой, поэтому вес бумаги для отчётов должен быть небольшим.

The original reports, in packet form must be light for airmailing, hence the weight of the paper of the report must be light.

Графики ОСА, отчёты одиторов, отчёты студентов и отчёты по обучению также продолжают направляться, но только в качестве приложения к отчёту отдела, причём они направляются по той же линии. Результаты тестирований, проводимых в пятницу и субботу, могут быть отправлены в ближайший поне дельник вместе с отчётами за прошлую неделю.

Technical profiles, auditors' reports, students' and training reports continue to be forwarded but as supplementary to the Department report and are sent through on this same line. The Fri–Sat test results can be forwarded the next Monday with the past week's reports.

Поскольку графики ИЦО сохраняются и помещаются в файл и поскольку теперь на них наносятся цифровые значения, то эти графики являются прило жением к протоколам рекомендательного комитета и должны храниться именно в этом качестве: эти основные данные теперь не включаются в протоколы рекомендательного комитета.

As the O.I.C. graphs are kept and filed and now have numbers on them, they constitute a supplement to Ad Comm minutes and should be kept as such as the basic data now does not appear in Ad Comm minutes.

Формы отчётов ОХС составляются и используются точно так же.

HCO report blanks are made up and handled exactly this same way.