Эксперт по администрированию, к которому обратились, чтобы он исправил или улучшил админ в компании, ВСЕГДА может быть уверен в одном: В ЭТОЙ КОМПАНИИ СУЩЕСТВУЕТ ЗАТОР НА ЛИНИЯХ ВЫСШЕГО РУКОВОДСТВА.

An expert on Administration, called in to straighten out or develop Admin for a company can ALWAYS be sure of one thing: IT WILL BE JAMMED AT THE TOP.

Следовательно, он всегда может очень эффективно проделать следующее: УСТРАНИТЬ ЗАТОР НА ЛИНИЯХ ВЫСШЕГО РУКОВОДСТВА.

Thus he can always do one thing very effectively: HE CAN UNJAM IT AT THE TOP. Old time business efficiency experts sometimes knew that the jam was at the top but considered this meant it was necessary to retrain the top man and this being infeasible and unpopular, went down into the plant to do time-motion studies. As it remained jammed at the top the firm seldom got more efficient.

В прежние времена некоторые эксперты по совершенствованию работы коммерческих организаций знали, что на линиях высшего руководства имеет место затор, но считали, что для исправления этого необходимо переобучить старшего руководителя, и, поскольку переобучение оказывалось невозможным и непопулярным, эти эксперты стали заниматься оптимизацией рабочего процесса на заводах. Поскольку затор на линиях высшего руководства оставался, редко бывало так, что фирмы начинали работать более эффективно.

Many tales are told about how the top needed retraining, was old fashioned and hampered things and almost none of them were true.

Много говорилось о том, что высшее руководство нуждается в переобучении, что в нём работают люди старомодных взглядов и что они мешают действовать, и практически ничто из этого не было правдой.

All organizations that are surviving at all are driven directly from the top or by a strata of executives immediately below the top and senior to any one else.

Все организации, которые вообще выживают, работают благодаря усилиям самого высшего руководства или его непосредственных подчинённых, которые являются руководителями по отношению ко всем остальным сотрудникам.

The first action in any attempt to improve an organization is of course Observation. The first thing to observe is who at or near the top in executive capacity is driving the organization.

Всякий раз, когда предпринимается попытка усовершенствовать организацию, первым действием, конечно же, будет наблюдение. Первым делом нужно понаблюдать за теми, кто, занимая должности в высшем руководстве или немного ниже по уровню, продвигает организацию вперёд.

Someone, at the top or several someones just below the top are overloaded.

Кто-то из руководителей высшего уровня или несколько человек из тех, кто непосредственно им подчиняется, перегружены работой.

This will be the one or several most important log jams or bundles of stopped flows.

Это будет один или несколько завалов, требующих первоочередного внимания, или множество остановленных потоков.

A jam or inefficiency can exist on very low stratas of an organization without greatly impeding much of anything. But when such a jam occurs high up it can reduce efficiency, revenue and threaten the whole organization.

Затор или неэффективность может иметь место на линиях нижестоящих терминалов организации и не особенно мешать чему-либо. Но когда такой затор образуется на линиях вышестоящих терминалов организации, то это может уменьшить эффективность работы и доход, а также создать угрозу дляорганизации в целом.

The one or more at the top are trying. They are trying hard. Otherwise nothing would be going at all.

Те, кто занимает высшие руководящие посты, стараются выполнять работу. Они стараются очень усердно. В противном случае вообще ничего бы не делалось.

To even hint that any retraining is needed at the top is an invalidation. Further there is no time available there for retraining.

Даже намёк на то, что высшее руководство нуждается в каком-то переобучении, – это обесценивание. К тому же, у высшего руководства нет времени на переобучение.

What is wrong and what causes overwork and despair is that the staff type persons serving the high level people are not trained or organized to handle the abundance of action.

Что на самом деле не в порядке и что приводит к перегрузке и безнадёжности, так это то, что личные помощники руководителей высшего уровня, оказывающие им услуги, не обучены или не организованы так, чтобы справляться с огромным количеством действий.

This is well within the province of an administrative expert to handle. Here he is dealing with secretaries, typists, phone operators and junior executive types who are only too willing to learn how to expedite the action for the high level key people.

Улаживание этой ситуации попадает в сферу деятельности эксперта по администрированию. Здесь он имеет дело с секретарями, машинистками, телефонистами и младшими руководителями, которые очень хотят научиться помогать людям, занимающим ключевые посты на высшем уровне, выполнять свою работу быстрее.

All one needs to tell the key person is that he needs administrative help and that you'll see that he gets it to take the load off.

Вам просто нужно сказать человеку, занимающему ключевой пост, что ему нужна помощь в области администрирования и что вы позаботитесь о том, чтобы он её получил и его нагрузка уменьшилась.

Then you organize and groove in those who directly serve him.

Затем вы организовываете и вводите в курс дела непосредственно тех, кто оказывает ему услуги.

He operates actually on a 9 Div 27 Dept system as a person and as an executive. Those services are fully listed on a standard org board.

В действительности человек (как личность и как руководитель) на ключевом посту действует на основе оргсхемы из 9 отделений и 27 отделов. Услуги, которые ему оказывают, полностью перечислены на стандартной оргсхеме.

The larger the organization being headed, the more numerous must be the service corps that serves the key executive.

Чем больше организация, которую возглавляет старший руководитель, тем больше людей должно предоставлять ему услуги в области администрирования.

If the organization is small or he is a very junior exec he often has a secretary but really does not have a communicator. If he can't have more than one person, one would convert the secretary to a communicator who is trained to be aware of all the functions involved in a 7 Div 21 Dept org board. When his secretary learns all this well, in terms simply of basic duties, the load will come off.

Если организация имеет небольшой размер или если человек занимает руководящий пост, расположенный низко на оргсхеме, у него обычно есть секретарь, но на самом деле у него нет коммуникатора. Если ему не полагается более одного помощника, то ему следует сделать так, чтобы секретарь стал обученным коммуникатором, который хорошо знает все функции оргсхемы из 7 отделений и 21 отдела. Когда секретарь хорошо всё это изучит (просто с точки зрения выполнения основных обязанностей), у руководителя снизится нагрузка.

But let us go much bigger. In a million man organization, the personal staff of the upper exec who carries the load would have to be several dozen people who comprise his personal admin staff only.

Однако давайте мыслить более масштабно. В организации, состоящей из миллиона человек, штат личных помощников главного руководителя, несущего на себе основную нагрузку, должен составлять несколько десятков человек, которые образуют штат только личных административных помощников руководителя.

All the training the top man would need would come when the rest were organized and trained and would consist only of "This is your personal staff. For these functions (divisional) here is who you call." You give him the personal org board like a new phone card and let him play with it until he learns it in actual use.

Всё то обучение, которое необходимо главному руководителю, начинается тогда, когда все остальные сотрудники организованы и обучены, и оно представляет собой лишь следующее: «Это – ваши личные помощники. Когда вам требуется помощь в том, что касается функций отделений, обращайтесь к ним».

The load would come off, the lines would speed up and the result in production or accomplishment would be fantastic.

Вы даёте ему оргсхему, как если бы вы дали ему новую телефонную карточку, и пусть он попрактикуется в её использовании, пока действительно не поймёт, как это делать.

This personal staff would be trained by the admin expert, not to run the business but simply to handle and expedite all the actions of the top exec.

У руководителя снизится нагрузка, движение на линиях ускорится, производство и результаты будут потрясающими.

Overloaded execs who are near the top should also have an organized personal staff, less numerous, but still with the basic org board fully covered.

Личные помощники руководителя должны быть обучены экспертом по администрированию, и он должен обучить их не тому, как вести дела, а просто тому, как поступать, когда руководитель предпринимает какое-либо действие, и как добиваться, чтобы все распоряжения руководителя выполнялись быстрее.

Training these personal staff members is not hard. They are usually very willing and very amazed that order can exist and that there is a way to help.

Перегруженные руководители, которые занимают положение почти на самом верху оргсхемы, должны иметь штат организованных личных помощников, которых меньше, чем у высшего руководства, но которые, тем не менее, полностью отвечают за выполнение всех функций оргсхемы.

Unless one has sat in or near a top spot he might not have any idea of how overloaded these are. Or how this overload can delay or prevent expansion. Where every interview is personal and where every action contains minor confusions, the brilliance and competence of the most well meaning high executive is drained into minor chaos.

Обучать этих личных помощников нетрудно. Обычно они работают с большим рвением, и они бывают просто поражены тем, что может существовать порядок и что руководителю можно помочь.

The president of the United States usually ages twenty years for every four in office. They go in looking well, they come out of office a wreck. Look at their pictures before and after. This is the toll of a relatively efficient if poorly organized personal staff.

Пока вы не посидите некоторое время в кресле главного руководителя или не побудете его помощником, у вас может не быть вообще никакого представления о том, насколько перегружены люди, занимающие эти должности, и о том, насколько эта перегруженность может задержать расширение или воспрепятствовать ему. Когда каждое интервью приходится проводить лично и когда в каждом действии присутствует небольшое замешательство, талант и компетентность высокопоставленного руководителя, действующего из лучших побуждений, постепенно растрачиваются на то, чтобы справляться с незначительным замешательством.

Therefore, to handle this, a real, an efficient, a fully trained personal staff that is groomed to near perfection is vital.

Президенты Соединённых Штатов обычно стареют на двадцать лет за четыре года службы. Когда они заступают на пост, они хорошо выглядят, а когда они уходят с поста, они выглядят «развалинами». Посмотрите на их фотографии до и после пребывания на посту президента. Это цена, которую они платят за то, что их личные помощники плохо организованы, хотя и работают сравнительно эффективно.

The jammed condition is at the top.

Следовательно, чтобы справиться с этим, чрезвычайно важно иметь настоящих эффективных, полностью обученных личных помощников, чей уровень подготовки практически достиг совершенства.

If the top is served by people who fully understand Admin (as per Key Ingredients, an org board based on natural laws instead of whim, precise duties and hats) then the observations and inspections bring in the data, plans go out, get followed up, get executed, the lines fly, the users are satisfied and the load comes off.

Затор находится на линиях высшего руководства.

The exact adaption of the standard org board has to be worked out on a basis of what the top exec or execs have to handle. But it will contain every division and every department and will be capable of sending out observation or supervision missions and survey users or voters and doing all the other things expected of that executive.

Если высшему руководству помогают люди, которые полностью понимают администрирование (сведения, описанные в ИП «Ключевые составляющие», оргсхему, основанную на естественных законах, а не на прихотях, чётко определённые обязанности, а также шляпы), то в результате наблюдений и инспекций появляются данные, разрабатываются планы, этим планам следуют и их исполняют, линии хорошо функционируют, потребители удовлетворены и у руководителя снижается нагрузка.

The Admin expert will find, with one look at the top execs in almost all companies and countries where this has not been done that no one man can possibly carry the loads and functions required of his post. Yet in almost all cases the job is somehow being done.

Оргсхему нужно разработать, взяв стандартную оргсхему и адаптировав её, исходя из того, какие функции необходимо выполнять старшему руководителю или старшим руководителям. Тем не менее, в ней должны быть все отделения и все отделы, и она должна обеспечивать возможность посылать миссии по наблюдению или надзору, осуществлять опрос потребителей или избирателей, а также выполнять все остальные действия, которые ожидаются от руководителя.

What an Admin expert has to do is study and list all the functions – unobtrusively-of that post and recruit and train a personal 9 Division 27 Department type staff for it, even though it is as few as one or three or as many as hundreds, depending on the organization size.

Когда эксперт по администрированию посмотрит на руководителей высшего уровня практически в любой компании или стране, он обнаружит (если это уже не обнаружено), что теоретически никто не может нести груз своих обязанностей и выполнять функции поста. Тем не менее, работу практически всегда каким-то образом выполняют.

The result will be magical in its effectiveness throughout the entire organization. Plans become actuality, confusions vanish and the statistics rise.

Что должен сделать эксперт по администрированию, так это изучить все функции руководящего поста и составить их список (не будучи при этом навязчивым), а затем набрать сотрудников и обучить их как личных помощников человека, занимающего этот пост, организовав их в соответствии с оргсхемой из 9 отделений и 27 отделов, – даже если есть всего один помощник, или три, или даже тысячи, в зависимости от размера организации.

You can thereafter work out ways to unstop lower executive posts. But you begin and make your biggest increase at the top.

Результаты, полученные по всей организации, будут настолько впечатляющими, что покажутся волшебством. Планы воплотятся в жизнь, замешательство исчезнет, и статистики пойдут вверх.

They need help up there.

Затем вы можете придумать, как убрать препятствующие факторы с линий нижестоящего руководства. Но вы начинаете работать со старшими руководителями и добиваетесь самого большого улучшения организации, действуя на этом уровне.

Этим людям нужна помощь.