Если тем, что называется ФАЙЛАМИ, пренебрегают и если работе с ними отводят скромное место, то это в большей степени является причиной краха компаний, чем пренебрежительное отношение к рабочим столам, помещениям, а иногда и к сотрудникам.

The lowly and neglected item called FILES is the cause of more company downfalls than desks and quarters and sometimes even personnel.

Поскольку работа с файлами рассматривается как рутинная канцелярская работа, руководители редко уделяют ей достаточно внимания. И всё же крах деятельности большинства руководителей является результатом отсутствия информации и ФАЙЛОВ.

Because files are looked upon as routine clerical work they seldom are given enough attention by executives. Yet the downfall of most executives is lack of information and FILES.

Зачастую считают, что работа с файлами – это какая-то дополнительная работа, которая ложится на плечи одного человека, или же то, чему уделяют часть рабочего времени. Это самая дорогостоящая «экономия», которую организация может себе позволить.

Files are often considered an area of overwork on the shoulders of one person or a part-time action. This is the most expensive “saving” an org can get itself into.

Пример. Организация (Йоханнесбург, начало 60-х), у которой не было ни шкафов для файлов ни надлежащего уважения к файлам, не пользовалась своим центральным файлом, в котором насчитывалось 6 500 имён. У организации постоянно были проблемы с доходом.

Example: One org (Jbg early ’60’s) did not have file cabinets or proper respect for files and kept losing their 6500 Central Files of clients. The org remained in income trouble.

Пример. В другой организации (Сент-Хилл, 1960 год) документы либо не подшивали в файлы счетов к оплате, либо не содержали эти файлы в должном порядке и постоянно переплачивали кредиторам. В 1964 году в организации считали, что должны 1.000 фунтов, в то время как были должны 22.000 фунтов, и это из-за отсутствия надлежащих бухгалтерских файлов! И не думайте, что это не являлось причиной дополнительной работы сотрудников управления!

Example: Another org (SH ’60) would not file into its bills files or keep them up and routinely overpaid creditors. In ’64 for lack of these proper accounts files, it thought it owed £1000 when it actually owed £22,000! And don’t think that didn’t cause management overwork!

Пример. ЦФ организации был в беспорядке, поэтому файлы адрессографа были неточными и адреса не снабжались ярлыками, указывающими на типы публики. (Продвинутая организация Лос-Анджелеса, 1971-1972 годы.)

Example: An org didn’t have its CF straight and its Address was therefore incorrect and not tabbed for publics. (AOLA 1971-72.) This cost thousands of dollars a week in (a) promo wasted to wrong addresses, (b) low returns, (c) insolvent cash-bills.

Сложилась ситуация, при которой

I could go on and on with these examples. FSM pgms broken down as Dept 18s had no proper FSM file or any real selection slip file. Inability to promote to correct publics because of no tabbed address plates. Inability to locate suppliers due to no purchaser files. No personnel obtained as personnel files nonexistent. And so on.

(А) реклама напрасно рассылалась по неправильным адресам,

There are LOTS of files in an org. HCO P/L 23 Feb 1970 “The LRH Comm Weekly Report” lists the majority of these.

(Б) отдача от производимой рассылки была низкой,

(В) соотношение «наличные–счета к оплате» свидетельствовало о не платёжеспособности организации.

The Establishment Officer will find all too often that in the flurry to get products, the file forming and maintenance function is bypassed. He will find files are being pawed through and destroyed by frantic staffs.

Еженедельно это обходилось в тысячи долларов.

He will seldom find similar attention being given to files. He will even find local (and illegal) orders like, “They are spending too much time organizing and too little time producing. So just produce, don’t organize.”

Я могу привести ещё много подобных примеров. Программы по работе с ВНС, проваленные потому, что у 18-х отделов не было надлежащего файла ВНС или хоть какого-нибудь реально существующего файла направлений, выданных публике ВНСами. Невозможность осуществлять продвижение надлежащим типам публики из-за отсутствия адресных пластин, снабжённых ярлыками. Невозможность установить, кто являлся поставщиком, из-за отсутствия файлов, содержащих данные по закупкам. Отсутствие принятых на работу сотрудниковвследствие отсутствия файлов персонала и т.д.

Such people are getting this week’s stats at the expense of all next year’s income!

В организации существует МНОЖЕСТВО типов файлов. Большинство их перечислено в ИП ОХС от 23 февраля 1970 «Еженедельные отчёты коммуникатора ЛРХ» *Примечание редактора: ИП ОХС от 23 февраля 1970 «Еженедельные отчёты коммуникатора ЛРХ» было отменено. То, какие файлы необходимо вести каждому отделению, указано в соответствующем томе КРО для этого отделения..

They even order files destroyed as “old” instead of setting up archives.

Half to two-thirds of an org’s income comes from having a well kept Central Files and Address and FSM files and a lot of credit rating and correct payment comes from bills files. P/L and HCOB files almost totally monitor training and processing and admin quality.

Эсто будет слишком часто сталкиваться с тем, что в суматохе, вызванной получением продукта, функция, заключающаяся в составлении файлов и поддержании их в порядке, будет игнорироваться. Он обнаружит, что сотрудники в горячке производства небрежно обращаются с файлами и портят их.

So files are FINANCIALLY VITAL TO AN ORG.

Он редко встретится с проявлением заботы о составлении файлов и поддержании их в порядке. Он даже обнаружит изданные на местах (незаконные) приказы типа «Они тратят слишком много времени на организационные вопросы и слишком мало на производство. Поэтому пусть просто производят, а не занимаются организацией».

Efforts to block or cheapen files supplies and personnel must be countered. This is the first step of organizing files.

Подобные люди добиваются статистик текущей недели ценой всего дохода, который они могли бы получить в будущем году!

The next step is using a simple system that lets one recover things once they are

Они даже приказывают уничтожать файлы, поскольку они «старые», вместо того чтобы приказать создавать архивы.

filed.The next step is collecting everything to be filed while filing it.

Организация получает от половины до двух третей своего дохода благодаря тому, что у неё есть поддерживаемые в должном порядке центральный файл, файл адресов и файлы ВНСов. Файлы счетов к оплате в значительной мере обеспечивают кредитоспособность организации, а также правильную оплату её счетов. Файлы ИП и БОХСов практически полностью определяют качество обучения, процессинга и админа.

The next step is completing the files (usually by extra hands).

Следовательно, файлы ЖИЗНЕННО ВАЖНЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ФИНАНСОВ.

The final step is MAINTAINING the files by keeping people there to do it and having exact lines.

Необходимо противодействовать попыткам прекратить или урезать финансирование, направленное на поддержание файлов в надлежащем состоянии, а также попыткам не выделять или выделять меньше сотрудников для работы с файлами. Это первый шаг по организации файловой системы.

Independent files all over a division are liable to file out-of-date or lost. Therefore it is best to have DIVISIONAL FILES. These usually go in the last dept and section of the division. Usually every type of file in the div is kept there.

Следующий шаг – это использование простой системы, которая позволит находить документы, некогда подшитые в файлы.

In this way you can keep a files person on the division’s files.

Следующий шаг заключается в сборе всего, что должно быть подшито в файлы, одновременно с подшиванием этого в файлы.

A big deep FILES BASKET exists in the div comm center.

Следующий шаг – это приведение файлов в такое состояние, когда они являются полными (для этого обычно используются дополнительные люди).

A log-out log-in book exists to locate where files have gone. This can be a large colored card that takes the place of the file.

Последний шаг – это ПОДДЕРЖАНИЕ файлов в надлежащем состоянии, что осуществляется благодаря наличию в вашем распоряжении людей, работающих с файлами, а также благодаря наличию точных линий. Существует большая вероятность того, что новые документы не будут подшиваться в файлы, которые валяются где попало по всему отделению, или что эти файлы затеряются.

A pre-file set of boxes A-Z sits above the files and is used, so one isn’t opening and closing file cabinets every time one files in one scrap of paper.

Поэтому самое лучшее – это иметь ФАЙЛЫ ОТДЕЛЕНИЯ. Они обычно поступают в последнюю секцию последнего отдела отделения. Как правило, здесь хранятся все виды файлов, имеющихся в отделении.

Files personnel HAVE TO KNOW THEIR ALPHABET FORWARDS AND BACKWARDS LIKE LIGHTNING. This is the biggest cause of slow or misfiling.

Таким образом, вы можете иметь в отделении человека, отвечающего за работу с файлами отделения.

All hands of the division actions can be taken for an hour or two a day to catch a sudden inflow or backlog.

В коммуникационном центре отделения имеется большая глубокая КОРЗИНА ДЛЯ ФАЙЛОВ.

There are no “miscellaneous files” or catch all “that we put things in when we don’t have another place for them.”

Существует книга «приёма-выдачи файлов», при помощи которой можно установить, где находится выданный файл. Для этого же может быть использована большая цветная карточка, которая ставится на место выданного файла.

Clerks must be able to get things out of files rapidly as well as file in.

Используется набор коробок, помеченных буквами от А до Я, который располагается над файлами. Туда помещают документы, перед тем как подшить их в файлы. Это делается для того, чтобы человек не рылся в шкафу с файлами всякий раз, когда ему нужно подшить какую-нибудь бумажку.

The files location must not be so distant from the users (like Letter Reges or accountants) that use of them is discouraged by the delay or the time lost. When this is true they start keeping their own independent files.

Сотрудники, работающие с файлами, ДОЛЖНЫ УМЕТЬ С МОЛНИЕНОСНОЙ БЫСТРОТОЙ НАЗЫВАТЬ БУКВЫ АЛФАВИТА В ПРЯМОМ И ОБРАТНОМ ПОРЯДКЕ. Незнание алфавита является основной причиной медленной работы с файлами или ошибок при подшивании документов.

При необходимости справиться с завалом или непредвиденным потоком входящей информации, все сотрудники отделения могут быть задействованы по одному или по два часа в день.

A person without memory is psychotic.

Не существует никаких файлов «разных документов» или «сборных» файлов, «куда мы складываем бумаги, когда у нас нет для них другого места».

An org without files has no memory.

Люди, занимающиеся работой с бумагами, должны уметь находить документы в файлах так же быстро, как и помещать их туда.

Файлы не должны располагаться настолько далеко от тех, кто пользуется ими, – например регистраторов по письмам или бухгалтеров, – что задержки и потери времени в случае обращения к файлам будут отбивать охоту делать это.

The Esto is responsible for organizing, establishing and maintaining files even when there is a files I/C. The div head and dept heads are in command of files and their use and over files people. But this does not excuse an Esto from having the div’s files established.

Если такое имеет место, данные сотрудники заводят свои отдельные файлы.

If an Esto only did this file action well, the increased income of an org and the decreased cost would cover his and the file clerk’s pay several times over!

FILES ARE VALUABLE TO AN ORG.

Человек, не имеющий памяти, – психотик.

Организация, у которой нет файлов, не имеет памяти.

Эсто несёт ответственность за организацию файловой системы, создание и поддержание файлов в надлежащем виде, даже тогда, когда имеется ответственный за файлы. Главы отделений и отделов распоряжаются файлами, отвечают за их использование, а также руководят людьми, которые работают с ними. Однако это не освобождает эсто от необходимости организовывать файловую систему отделения.

Если эсто просто хорошо выполняет эти действия по работе с файлами, возросший доход организациии сократившиеся затраты в несколько раз перекроют его зарплату и зарплату сотрудника, занимающегося файлами!

ФАЙЛЫ ЖИЗНЕННО ВАЖНЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ.