При оформлении инвойсов на доход и при выписывании расходных ваучеров все исправления делаются на дополнительных инвойсах или ваучерах.
Это позволяет положить конец лихорадочным поискам копий инвойсов и ваучеров, сохранившихся в машинах, на которых их оформляют, чтобы внести в эти копии исправления. К тому времени, когда появляется необходимость внести исправления, инвойсы или ваучеры, составленные первоначально, зачастую уже разложены по соответствующим категориям.
Вместо того чтобы вносить исправления в оригинал, выпишите МИНУС-ИНВОЙС, указав как можно более полно данные о том, какая операция коррек тируется.
Когда речь идёт о ВОЗВРАТЕ только что полученных денег или об ИСПРАВЛЕНИИ записи о только что полученной сумме денег, или же когда речь идёт о ЧЕКЕ, для которого, как сообщает банк, НА СЧЁТЕ НЕДОСТАТОЧНО СРЕДСТВ, ЧТОБЫ ЕГО ПОКРЫТЬ, выпишите МИНУС-ИНВОЙС и ясно отметьте в нём, что это минус инвойс, укажите сумму и отметьте, кому этот минус инвойс предназначен и почему он выписан.
При подсчёте недельного дохода такие инвойсы сразу же обнаруживаются. Когда вы разделяете инвойсы по статьям дохода для аудита, эти МИНУС-ИНВОЙСЫ чётко выделяются, и суммы, указанные в них, вычитаются из сумм соответствующих статей дохода.
Пометьте на этом инвойсе:
Сделайте эту надпись большими заглавными буквами, чтобы её невозможно было не заметить.
Расходные минус ваучеры составляются каждый раз, когда чек ПОМЕЧАЕТСЯ КАК НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫЙ, когда плата за что либо возвращается назад или же когда обнаруживается, что сумма, считавшаяся уже израсходованной, по какой либо причине оказывается в конце концов не израсходованной и её необхо димо оприходовать вновь.
Пометьте на этом ваучере:
Сделайте эту надпись заглавными буквами, чтобы её невозможно было не заметить, и запишите ВСЕ ДЕТАЛИ, имеющие к этому отношение.
При сортировке ваучеров по статьям расходов для аудита эти минус ваучеры распределяются по соответствующим статьям расходов, но при подведении итога суммы, указанные в них, вычитаются из сумм этих статей расходов.
Когда ваши чеки возвращаются из банка, всегда прикрепляйте их к тем корешкам, от которых они были оторваны.
Никогда не позволяйте этим чекам оставаться неприкреплёнными.
Когда чековая книжка заполнена оплаченными чеками, отметьте на её обложке следующее:
Позаботьтесь о том, чтобы упаковать в конверт ленту с неразъединёнными копиями инвойсов за неделю из машины для оформления инвойсов. А также убедитесь, что на конвертах чётко обозначено, за какую неделю, за какой год и для какой организации выписаны инвойсы.
Вложите в конверт помимо инвойсов ленту калькулятора. Вложите в него банковскую форму о взносе депозита.
Вложите в него ещё один соответствующий ленте комплект копий инвойсов, чтобы их можно было распределить по коробкам в зависимости от статей дохода.
Это составит весь блок документов за неделю. Аккуратно поместите его в файл.
На основе этих материалов можно с лёгкостью проводить квартальный и годовой аудит.
Поместите в конверт ленту с неразъединёнными копиями расходных ваучеров за месяц из машины для оформления ваучеров, а также их копии, не скреплённые между собой.
На конверте отметьте год, месяц, название организации и адрес. Аккуратно поместите конверт в файл.
При совпадении содержащихся в нём данных с информацией чековой книжки, на которую прикреплены чеки, и банковских выписок, вы имеете материал для квартального и годового аудита.
Аудит провести нетрудно, если делать это вовремя, а не в конце года – боже упаси!
Если бы вам когда либо довелось проводить аудит по первоначальным доку ментам, то в дальнейшем вы бы стали очень внимательно отмечать в каждом из них все относящиеся к делу подробности, пока вы их помните.
А попробуйте вы провести аудит по результатам небрежной работы со трудников бухгалтерии, с разного рода упущениями в ней, – и в аду не встретишь такой ярости
Как нет гнева на небесах, подобного любви, превращённой в ненависть, Так и в аду нет ярости, подобной ярости отвергнутой женщины.
Следите затем, чтобы ваши документы всегда хранились в надёжном месте и были полностью и аккуратно оформлены, иначе кто нибудь неминуемо попадёт в неприятности, которые можно было легко избежать.
Это очень важно.