Ссылки:
Отменяет:
Для каждого преклира заводят отдельную папку. В ней содержатся материалы сессий, разложенные по порядку, отчёты экзаменатора, указания кейс-супервайзера, а также другие отчёты и формы, в которых отражено всё, что происходило с преклиром в ходе одитинга и при проведении с ним других действий. Папка должна быть достаточно большой, чтобы в неё помещались листы формата А4, а также листы размера 8 1/2 x 14 дюймов. Её изготавливают из светлого картона.
Это папка Хелен Лонг, ОТ III.
Имя преклира и его ступень пишут печатными буквами на лицевой стороне папки фломастером с толстым стержнем. Кроме того, имя и ступень преклира пишут печатными буквами и на корешке папки, чтобы её можно было быстро найти среди других папок, сложенных в стопку.
На каждую папку надевают резинку, чтобы содержимое папки не потерялось и чтобы с ней было легко обращаться.
Папки преклиров и пре-ОТ на конфиденциальных уровнях помечают словом «Конфиденциально», кроме того, на них прикрепляются полоски следующих цветов:
Полоска надлежащего цвета (соответствующая ступени преклира на тот момент, когда велась данная папка) прикрепляется по диагонали на правый верхний угол папки, а также на её корешок в нескольких сантиметрах от нижнего края, при этом концы ленты должны захватывать папку спереди и сзади.
Папка не должна становиться слишком толстой. Когда она начинает «толстеть» (становится примерно 6 см в толщину), заводят новую папку.
Все документы, прикрепляемые слева и справа к разворотам папки, извлекают из старой папки и помещают в новую.
Новой папке присваивается номер, следующий за номером предыдущей папки. Он пишется жирным шрифтом на передней стороне папки слева внизу и на корешке.
На старой папке, у которой уже есть номер, сразу после номера (на передней стороне папки и на её корешке) пишут даты, когда эта папка была начата и когда её закончили вести, например: «(12) 29 июля 86 – 14 сентября 86».
Тот факт, что была заведена новая папка, отмечают в сводке папки, указывая при этом дату.
Если папки правильно нумеруют, датируют и данные о них заносят в сводку папки, кейс-супервайзер сможет сказать, есть ли у него все папки, и ему не составит труда определить номер папки, в которой находятся данные о той или иной сессии или серии сессий.
Следить за тем, чтобы всё вышеперечисленное выполнялось, должен администратор НЦХ (в продвинутых организациях, когда дело касается папок, содержащих данные по соло-одитингу, за этим следит администратор продвинутых курсов).
Папки любого преклира или пре-ОТ могут относиться только к ДВУМ типам:
НЕ существует никаких других типов папок помимо этих двух.
Старые папки и папки тех преклиров, которые не находятся на линиях одитинга в данный момент, хранят в алфавитном порядке в надёжном месте.
Ведётся журнал папок преклиров. В нём содержится информация о числе папок, заведённых на каждого преклира, и о месте их хранения, если они в настоящее время не используются.
Папки по одитингу никогда не выдают на руки преклирам.
Когда папки преклиров отсылают в другую организацию, например в продвинутую организацию, то проверяют, есть ли в папках всё, что там должно быть, после чего их надёжно запаковывают. Посылки, в которых находятся конфиденциальные папки, необходимо пометить, написав на конверте слово «Конфиденциально» и прикрепив к конверту полоску надлежащего цвета. Затем этот конверт вкладывают в другой, который не помечают надписью «Конфиденциально».
Для того чтобы гарантировать, что посылки не потеряются при перевозках, используется система почтовых извещений.
Почтовые извещения составляются в трёх экземплярах; можно использовать обычную бумагу и копирку или же можно приобрести книжечки накладных, где каждая из накладных существует в трёх экземплярах и оборотная сторона каждого экземпляра покрыта копировальным слоем.
Оригинал остаётся у отправителя. Остальные две копии (они должны быть чётко и разборчиво написаны) вкладываются в почтовую посылку. Помещая их в посылку, не следует вкладывать их в конверт. Их помещают поверх папок внутрь посылки так, чтобы их можно было легко увидеть, когда посылка будет распечатана.
Посылку адресуют начальнику отдела технического обслуживания той организации, в которую передают папки.
При получении папок одну из копий почтового извещения помещают в файл, чтобы в организации был полный перечень всех полученных ею папок. На второй копии ставится пометка «получено в целости», указывается имя получателя и дата, и эту копию направляют обратно в отправившую посылку организацию по обычным линиям посланий, чтобы завершить цикл.
Стандартная работа с папками преклиров, такая, как указано выше, обеспечивает точную передачу основной информации о преклирах, которую необходимо знать персоналу НЦХ.