Бухгалтерский учёт должен производиться следующим образом без каких либо отклонений.
На весь доход всех организаций, связанных с бухгалтерским учётом, должны выписываться инвойсы на бланках Учредительной церкви Саентологии; на каж дом инвойсе должны содержаться буквенные обозначения, помогающие вести бухгалтерский учёт и работать с инвойсами в адресных файлах.
Все полученные деньги вносятся в банк на соответствующие банковские счета каждую неделю по пятницам (а не в какой либо другой день), и нельзя откладывать на потом внесение этих денег на счета. Все имеющиеся в наличии деньги, подготовленные к сдаче в банк, хранятся в сейфе, и вся ответственность за их сохранность (как и ответственность за правильное обращение с ними) лежит лично на заместителе начальника бухгалтерии. Никакие суммы нельзя никоим образом использовать в период между выписыванием инвойсов и сдачей этих сумм в банк. Бухгалтерская учётная неделя заканчивается в четверг в 14:00.
Выписывание инвойсов по почтовым поступлениям производится ежедневно за исключением воскресенья, и к концу дня не должно оставаться почтовых поступлений, на которые не были выписаны инвойсы.
В организации существует пять точек оформления инвойсов:
Секция бухгалтерских счетов выписывает инвойсы на все деньги, получаемые за обучение и процессинг, на все взносы на лицевые счета, на возвращённые займы и на другие виды поступлений, на которые не выписываются инвойсы в других точках.
Когда человек, записывающийся на услугу, передаёт деньги регистратору, тот даёт знать об этом в секцию бухгалтерских счетов. Кто нибудь из секции бух галтерских счетов приходит за деньгами и заявлением на получение услуги, забирает их в отдел бухгалтерии, выписывает инвойс и помещает деньги в надёжное место. Договор, долговая расписка, белый экземпляр инвойса и другие документы прикрепляются к планшету и относятся обратно в область регистра тора. Чтобы сберечь время регистратора, человек, записывающийся на услугу, должен ожидать, сидя на стуле, но не за столом регистратора. Сотрудник бухгал терии и человек, записывающийся на услугу, просматривают договор и долговую расписку. Далее сотрудник бухгалтерии получает все необходимые подписи, отдаёт белую копию инвойса человеку, сообщает ему, куда нужно следовать дальше, и уходит. Регистратору запрещено оформлять финансовые документы за секцию бухгалтерских счетов или же делать что то ещё, помимо записи человека на услугу. Все финансовые документы подписываются под контролем бухгал терии.
Белый экземпляр инвойса всегда отдаётся клиенту.
Бухгалтерия посылает жёлтую копию в академию (при оплате за обучение) или в НЦХ (при оплате за процессинг) по обычным коммуникационным каналам, с тем чтобы копии инвойсов за истекшую неделю пришли туда не позже поне дельника следующей недели.
Приёмная выписывает инвойсы только на те деньги, которые были выручены при продаже книг, символики, сувениров непосредственно в организации или получены в качестве платы за аренду жилых помещений.
Прайс листами на соответствующие товары приёмную обеспечивает отдел бухгалтерии. Товарами – секция книг. Секция книг выписывает общий инвойс на весь передаваемый в приёмную товар, чтобы в результате в машине для оформления инвойсов секции книг была розовая копия инвойса, которая содержала бы сведения о товарах, переданных в приёмную для продажи и которую можно было бы использовать при проведении инвентаризации. Приём ная получает белый экземпляр этого инвойса.
Приёмная отвечает за сбор денег, причитающихся за аренду жилых поме щений. Журнал управляющего гостиницей, содержащий сведения о поселённых в ней, также хранится в приёмной.
Бухгалтер получает все почтовые поступления, предназначенные для органи зации.
Сначала почтовые поступления (все письма) подсчитываются, и их коли чество записывается для докладов на заседании рекомендательного комитета.
Бухгалтер аккуратно вскрывает письма и раскладывает их по пяти корзинам. В первой содержатся заказы на книги. Во второй – взносы на лицевые счета и оплата других заказов (не заказов на книги). В третьей стопке находится почтовая корреспонденция, не содержащая денег, в том числе счета к оплате и деловые письма. В четвёртой – почтовая корреспонденция ОХС. Пятая корзина предназначена для более крупных почтовых поступлений. Вся почтовая коррес понденция вскрывается, за исключением корреспонденции для ОХС. Почтовая корреспонденция для ОХС не вскрывается, так как в ней никогда не содержатся деньги организации. Конверт прикрепляется степлером к самому письму. Деньги прикрепляются скрепкой к конверту и письму.
«Конвейер» с корзинами, приспособлением для вскрытия писем, приспо соблением для удаления из бумаги скобок, ручкой, бумагой для посланий, степлером и коробкой со скрепками должен быть постоянно размещён на одном месте – на шкафчиках с файлами или в секции бухгалтерских счетов на столе, предназначенном для работы с письмами, – и его компоненты нельзя перемещать или использовать не по назначению. Когда вскрытие писем осуществляется неряшливо, конверты, деньги и счета смешиваются, и потому я совершенно непреклонен, когда дело касается правильной работы с почтовой корреспонден цией и соответствующей организации данного конвейера.
Когда бухгалтер получает письма, в которых содержатся деньги для оплаты одновременно долга и заказа на книгу, или же когда он встречается с какой либо проблемой, связанной с выписыванием инвойса и приводящей его в замешатель ство, он всё равно выписывает инвойс на полную сумму и делает пометку об этом на письме и на самом инвойсе; затем он пишет послание дубликат, содержащее данные по этому вопросу (оно будет использовано для ведения лицевого счёта), и направляет письмо и жёлтую копию инвойса (но не деньги) в секцию книг. Секция книг выполняет заказ на основании жёлтой копии инвойса и хранит её у себя, чтобы избежать путаницы в описи товаров. При составлении сводки дохода бухгалтерия не вносит в неё сумму, полученную за книги, – это делает секция книг, так как составление сводок дохода всеми отделами всегда осуществляется на основе жёлтых копий.
Как только письма вскрыты и помещены в нужные корзины (а не после того, как закончено выписывание инвойсов), бухгалтер относит почту ОХС (не вскры тую) и почту организации (вскрытую) коммуникатору Учредительной церкви Саентологии (или, если нет коммуникатора, – в приёмную). Он передаёт почту и деньги секции книг в секцию книг.
Затем бухгалтер выписывает инвойсы на деньги, оставшиеся в бухгалтерии, и помещает деньги в сейф.
Клерк по отправке выписывает инвойсы на все деньги, получаемые за книги (за исключением остающихся в бухгалтерии денежных переводов и чеков, кото рые были присланы для оплаты двух и более вещей, относящихся к разным категориям).
Выписывание инвойсов производится в секции книг. Как только на почтовые поступления секции книг выписаны инвойсы на машине для оформления инвой сов секции книг, деньги помещаются в конверт, конверт заклеивают, поперёк клапана конверта ставится подпись клерка по отправке и деньги снова пере даются бухгалтеру, чтобы тот спрятал их в свой сейф. Бухгалтер не вскрывает конверт до пятницы, когда это делается при обязательном присутствии клерка по отправке, о чём будет сказано ниже.
В секции книг хранится жёлтая копия инвойса в качестве документа об отправке, а также инвентарной записи. Голубая копия инвойса посылается в сектор адресов (все голубые копии, откуда бы они ни шли, всегда направляются в сектор адресов и затем в центральный файл). Розовая копия инвойса остаётся в машине (всегда и во всех машинах). Белый экземпляр идёт покупателю.
Отправка производится как можно быстрее, по возможности в тот же день, как получен заказ. Днём (в течение которого должна быть произведена отправка) считаются сутки, которые начинаются с момента получения почтового поступле ния и заканчиваются в то же самое время следующего календарного дня.
Все жёлтые копии инвойсов на заказанные по почте книги, магнитные плёнки, грампластинки, символику и т.д., и т.п. хранятся секцией книг и используются при отправке заказов, учёте невыполненных заказов, описи товаров и т.д.
На все деньги, поступившие из центров, городских офисов и организаций (кроме Учредительной церкви Саентологии), независимо от того, с какой целью они были направлены, персоналом ОХС в офисе ОХС из почты, предназна ченной для ОХС, выписываются инвойсы на машине для оформления инвойсов, принадлежащей Учредительной церкви Саентологии.
Сюда не входят никакие суммы из тех 10 процентов, которые предназначены непосредственно для Л. Рона Хаббарда, Основателя, и которые записываются в его персональную финансовую книгу, хранящуюся у секретаря Исполнитель ного директора или у его личного секретаря.
Когда речь идёт о поступлениях в ОХС, белый экземпляр инвойса посылается отправителю в качестве документа, подтверждающего получение денег. Жёлтая копия остаётся в ОХС для отчётности и для использования при составлении сводки дохода. Голубая копия посылается в сектор адресов. Розовая копия оста ётся в машине.
Инвойсы за деньги, полученные на особых мероприятиях, таких, как конгрес сы и показы фильмов, выписываются под руководством бухгалтера таким же образом, как и в остальных случаях. Голубая копия отсылается в файлы адресов.
Деньги во время особых мероприятий хранятся у бухгалтера или незамедли тельно передаются ему; он всегда назначает только одного человека, который будет работать непосредственно с деньгами на этом мероприятии, и этот человек должен быть тщательно проинструктирован о том, как правильно выписывать инвойсы.
Бухгалтер всегда выдаёт сотруднику, выписывающему инвойсы на особом мероприятии, мелкие деньги для сдачи и отчитывается за эти деньги.
В целом инвойсы должны выписываться разборчиво, содержать правильные адреса, количества и суммы и должны всегда, должны всегда всегда содержать всё всё всё, что известно об операции, которая оформлена посредством их.
По пятницам бухгалтерия составляет свою собственную сводку дохода (свод ку дохода отдела бухгалтерии) и своевременно собирает деньги со всех точек оформления инвойсов с таким расчётом, чтобы поместить их в банк до 17:00.
Сбор денег за книги происходит следующим образом: клерку по отправке выдают из секции бухгалтерских счетов его запечатанные конверты, когда он приходит туда с розовыми копиями инвойсов, накопившимися за неделю.
Бухгалтер просит клерка по отправке принести в секцию бухгалтерских счетов розовые копии, накопившиеся за неделю в машине для оформления инвойсов. Он приводит клерка по отправке вместе с этими розовыми копиями снова в секцию бухгалтерских счетов.
Бухгалтер суммирует на счётной машине цифры по розовым копиям и по лучает ленту. Затем он делает то же самое с чеками, наличными и почтовыми переводами в конвертах.
Когда эти суммы сходятся, бухгалтер на своей собственной машине выпи сывает инвойс точно на то количество денег, которое получено за данную неделю от клерка по доставке. На этом (и на любом подобном) инвойсе он делает пометку «Дублирует инвойсы книжной секции» (или «приёмной», или другой части организации). Белый экземпляр этого инвойса является подтверждением того, что клерк по отправке освобождён от ответственности за деньги, получен ные на этой неделе.
Затем бухгалтер просит прийти и принести свои розовые копии инвойсов сек ретаря приёмной. Бухгалтер сверяет реальную сумму денег с суммой по инвойсам, забирает деньги и выдаёт белый экземпляр инвойса в качестве подтверждения того, что секретарь приёмной освобождён от ответственности за деньги.
Затем бухгалтер просит сотрудника ОХС, отвечающего за инвойсы, прийти и принести розовые копии инвойсов и деньги ОХС и выполняет ту же самую процедуру.
Принцип заключается в следующем: любой человек, работающий с деньгами, отвечает за эти деньги, даже если его ограбили, до тех пор, пока белый экземпляр инвойса, выписанного на основной машине для оформления инвойсов, не осво бодит его от ответственности за них. Эти копии хранятся в точках оформления инвойсов и запрашиваются при проведении аудита.
Сводку дохода бухгалтерии необходимо составлять на основе розовых копий; в ней должны быть перечислены все инвойсы в порядке возрастания их номеров и даны ссылки на другие сводки, где зарегистрированы соответствующие суммы дохода. Это делается для того, чтобы имелся один документ, в котором были бы перечислены все инвойсы в порядке их номеров.
Все отделы, деятельность которых имеет какое то отношение к деятельности бухгалтера, составляют свою сводку дохода за неделю и передают её на рас смотрение бухгалтеру не позднее чем утром в понедельник следующей недели. Сводки дохода составляют следующие отделы:
Все сводки составляются на основе жёлтых копий инвойсов. Поэтому очень важно, чтобы к концу каждой учётной недели все подразделения и лица, состав ляющие сводки, получали свои жёлтые копии инвойсов за эту неделю.
Лучше всего составлять сводки дохода в пятницу, когда бухгалтерия соберёт деньги.
Бухгалтерия предоставляет чистые бланки сводок дохода службам, которые их составляют. Глава каждого отдела, в котором составляются сводки, отвечает за то, чтобы сводки были составлены правильно и вовремя.
Бухгалтер получает эти сводки утром в понедельник. К ним он прилагает дубликаты банковских форм о взносе депозита, которые были получены при помещении денег в банк в пятницу предыдущей недели.
Пакет с этими сводками передаётся секретарю Исполнительного директора независимо от того, находится ли Исполнительный директор в организации или нет. Прямо перед тем, как бухгалтер отнесёт документы секретарю Исполни тельного директора на проверку, их необходимо показать казначею, который проверит их, а затем отнесёт секретарю Исполнительного директора. Казначей должен сделать это немедленно, чтобы не задерживать направление документов по линиям, которое должно осуществляться в соответствии с обычным распи санием.
Вместе с указанными выше сводками бухгалтер вручает ему свои листы разбивки дохода за ту же неделю.
Секретарь Исполнительного директора указывает в послании, что суммы согласно листу разбивки дохода, сводкам дохода и банковским формам о взносе депозита совпадают, но только после того, как проверит это. Затем секретарь Исполнительного директора сам лично возвращает все сводки и лист разбивки дохода в бухгалтерию. Бухгалтерские ведомости, сводки, листы и т.д. передаются из рук в руки – как в одну сторону, так и обратно. Они не посылаются через коммуникационный центр.
Форма разбивки дохода – это рабочий протокол системы пропорционального распределения дохода
Сначала на этом листе указывается общая сумма средств, полученных от всей деятельности организации, в том числе от Учредительной церкви Саентологии. Затем из неё вычитаются средства, необходимые для погашения ссуд. Из этой суммы вычитается 10 процентов валового дохода для ЛРХ, Основателя. Из неё вычитается 90 процентов от размера арендной платы. Из неё вычитаются все деньги, полученные за конгрессы, книги, магнитные плёнки и грампластинки, символику, за ППК и так далее. (Другими словами, вычитаются деньги, полу ченные от секции книг, а также от проведения специальных мероприятий и ППК.) Это даёт нам пропорционально распределяемый остаток.
Пятьдесят процентов этого пропорционально распределяемого остатка заби рается. Из этой суммы выплачивается вся зарплата и покрываются все затраты по её выплате. Это сумма зарплаты. Затем берутся двадцать пять процентов, которые составят сумму, выделяемую на расходы. Оставшиеся 25 процентов составят сумму или фонд, используемые для строительства и в случае чрез вычайных обстоятельств.
Лист разбивки дохода должен представлять собой рабочий протокол, отра жающий все проводившиеся математические вычисления. В нём должна быть чётко указана каждая сумма. И внизу сводки все суммы должны быть снова сложены, чтобы продемонстрировать равенство сумм. Этот лист не печатается. Однако записи в нём должны быть сделаны разборчиво. Жёлтый бухгалтерский блокнот в мелкую клетку подойдёт лучше всего.
Не стоит и говорить о том, что для своих вычислений бухгалтер использует свои собственные инвойсы, выписанные на собранные средства, а не сводки отчёты о доходе, поступившие из отделов.
Когда секретарь Исполнительного директора возвращает все эти документы (к вечеру понедельника – самое позднее через несколько часов после их полу чения), бухгалтер заносит суммы, полученные в результате вычислений, на лист бухгалтерской книги.
Лист бухгалтерской книги, также как и форма отчёта по доходу, представляет собой бланк, напечатанный фотолитографическим способом.
Его можно узнать по первой колонке «Расходные чеки и депозиты».
Когда секретарь Исполнительного директора одобряет лист разбивки дохода, бухгалтер берёт каждый пункт из этого листа и заносит его в лист бухгалтерской книги (который представляет собой сводку по расходным чекам и депозитам) следующим образом. Он пишет: «Депозиты на конец недели ___________» – в левой колонке. Он берёт из листа разбивки дохода сумму, выделенную на расходы (равную 25 процентам), и записывает её в той же строке над разделяющей линией под заголовком «Фонд расходов: остаток на счёте и депозиты».
Он берёт из листа разбивки дохода сумму, выделенную на зарплату, и запи сывает её в той же строке над разделяющей линией под заголовком «Фонд зарплаты: остаток на счёте и депозиты».
Он складывает следующие суммы, взятые из листа разбивки дохода: 1) выплаты в счёт погашения займов; 2) арендная плата; 3) суммы, используемые для строи тельства или в случае чрезвычайных обстоятельств (25 процентов) и записывает итоговую сумму под заголовком «Строительный фонд: остаток на счёте и депози ты» в той же строке над разделяющей линией.
Он складывает: 1) выручку от книг, магнитных плёнок и т.д., проданных непосредственно в организации (приёмная); 2) поступления от продажи книг, грампластинок, магнитных плёнок и так далее (секция книг); 3) все сборы ОХС плюс 10 процентов от валового дохода, предназначенные для ЛРХ, и помещает итоговую сумму под заголовком «Счёт ОХС: остаток на счёте и депозиты» над разделяющей линией в той же строке, в которой он написал «Депозиты на конец недели ___________».
Под заголовком «Общая сумма всех депозитов» он пишет цифру, полученную на основе банковских форм о взносе депозита, а не взятую из листа разбивки дохода.
Теперь он складывает в своём листе разбивки дохода те четыре цифры, которые он записал, и сверяет результат с общей суммой депозитов.
Если были оплачены банковские услуги, то бухгалтер на новой строке пишет:
«Оплата банковских услуг» – и вычитает эту сумму из цифры, записанной под заголовком «Фонд расходов: остаток на счёте и депозиты».
Теперь в той же строке, в которой он написал «Депозиты на конец недели ___________», но под разделяющей линией, он записывает итоговые суммы по фонду расходов, фонду зарплаты, строительному фонду и по счёту ОХС.
Все выплаты осуществляются по чеку и только по чеку – это относится даже к тем случаям, когда зарплата выдаётся наличными или когда выдаются мелкие деньги для того, чтобы давать людям сдачу на особых мероприятиях.
Организация никогда не допускает такого, чтобы денежные средства не были помещены в банк или чтобы расходы осуществлялись каким либо иным образом помимо выписывания чека.
Только ОХС использует машину для оформления расходных ваучеров. Ника кой другой отдел или служба Учредительной церкви Саентологии не используют расходные ваучеры. Роль ваучера выполняет чек.
Выплаты, производимые ОХС, осуществляются путём выписывания ваучера, который является запросом на выдачу чека. Сам чек выписывается бухгалтерией и отсылается обратно в ОХС для вручения или отправки по почте.
При использовании данной системы необходимы только два банковских счёта. Один – для фонда расходов, фонда зарплаты и строительного фонда Учредительной церкви Саентологии. Другой – и в другом банке – для ОХС.
Различные суммы, находящиеся на различных счетах, должным образом записываются в лист бухгалтерской книги.
Когда чеки по главному счёту Учредительной церкви Саентологии подписывают Л. Рон Хаббард или Мэри Сью Хаббард, второй подписи не требуется. Л. Рон Хаббард может также самостоятельно (одной подписью) подписывать чеки по счёту ОХС.
Чеки по главному счёту Учредительной церкви Саентологии и счёту ОХС могут подписываться другими людьми, назначенными постановлением правле ния; в таком случае чек должен быть подписан совместно двумя людьми и он будет действителен, только если под их подписями будет стоять штамп «С разрешения Л. Рона Хаббарда».
В настоящее время казначей и начальник отдела материальной части имеют право совместно подписывать чеки по основному счёту Учредительной церкви Саентологии в том случае, если на нём также стоит штамп «С разрешения Л. Рона Хаббарда», а чек по счёту ОХС будет иметь законную силу, если на нём будет стоять штамп «С разрешения Л. Рона Хаббарда» и подписи двоих сотруд ников из перечисленных ниже: личного секретаря ЛРХ, секретаря местного ОХС, секретаря ОХС по распространению, коммуникатора местного ОХС.
Банковский счёт Учредительной церкви Саентологии г. Нью Йорка, разме щённый в нью йоркском банке, используется ОХС г. Нью Йорка и чеки для Нью Йорка выписываются только на основе расходного ваучера ОХС г. Нью Йорка. В настоящее время бухгалтерия Вашингтона ведёт все такие счета внеш них ОХС в США до тех пор, пока они не станут достаточно стабильными для того, чтобы их могли вести сами городские офисы. На чеки, присланные в качестве уплаты 10%, причитающихся ЛРХ, и на другие чеки из городских офисов инвойсы выписывает ОХС Вашингтона, и с ними работает бухгалтерия Вашингтона; так будет продолжаться и в будущем, независимо от того, какие изменения будут происходить со счетами городских офисов, расположенных где либо ещё. За открытие новых счетов в других городах, помимо Нью Йорка, отвечает Всемирный ОХС, расположенный в Лондоне.
Все записи по счетам к оплате ведутся в книге учёта счётов к оплате с вынимающимися страницами, при этом на каждого кредитора отводится один лист и листы расположены в алфавитном порядке. Каждый регулярно опла чиваемый счёт включается в эту книгу. Каждый раз, когда какой либо счёт оплачивается, уплаченная сумма заносится на новую строчку в книге учёта счётов к оплате.
Каждый месяц эту книгу просматривают, чтобы убедиться в том, что все счета оплачены. Нам не нужны «затаившиеся» счета: мы полагаем, что мы платёже способны, а на самом деле наши долги по неоплаченным счетам составляют тысячи долларов.
Финансовая репутация Учредительной церкви Саентологии уже терпела серьёзный ущерб из за того, что счета оставались неоплаченными. Это всегда вызывалось упущениями в работе бухгалтерии, и никогда – отсутствием денег.
Поэтому с каждым счётом к оплате, получаемым по почте, поступают следую щим образом:
Для оплаты счёта требуется разрешение Исполнительного директора или специально им назначенного лица. Поэтому каждую неделю по вторникам во второй половине дня отчёт по счетам к оплате за данную неделю отправляют в ОХС, откуда его пересылают по назначению. К нему прикрепляются заказы на приобретение, чтобы обосновать все чеки, которые нужно выписать, и прила гаются данные об общей сумме денег (по состоянию на утро четверга) в колонке «Фонд расходов: остаток на счёте» бухгалтерской книги. Указывается общая сумма предъявленных счетов к оплате, а также указывается, на какую сумму количество денег на счёте больше суммы счетов к оплате или меньше её (если счета нужно оплатить); это делается для того, чтобы можно было задержать уплату по счетам или найти деньги для их оплаты где нибудь ещё.
Помимо этого, в отчёте по счетам к оплате указываются суммы, имеющиеся в строительном фонде и на счёте ОХС; данные об этом также берутся из бухгал терской книги.
Для выплаты арендной платы и внесения очередных взносов по оплате вещей, приобретённых в рассрочку, не требуется составлять заказы на приобретение. Для выплаты зарплаты этого также не требуется.
Данные для отчёта по счетам к оплате берутся из книги учёта счетов к оплате, страница за страницей. Для выплат по арендной плате за какое то определённое здание отводится отдельная страница, она озаглавливается именем получателя и т.д. Поскольку счетов за арендную плату не присылают, данные для отчёта по счетам к оплате должны браться из книги учёта счетов к оплате.
В отчёте по счетам к оплате отведены места для следующих данных: 1) сроки оплаты, 2) из каких средств оплачивается данная сумма, 3) за что предъявлен этот счёт, 4) подтвердил ли бухгалтер правильность этого счёта, 5) сумма счёта, 6) инициалы Исполнительного директора или назначенного им лица, подтверж дающие тот факт, что дано разрешение на оплату счёта, 7) инициалы бухгалтера, подтверждающие, что счёт был оплачен.
Все эти графы, кроме тех, что указаны в пунктах 6 и 7, заполняются бухгалтером.
Это столбцы. Данные по суммам, имеющимся в фонде расходов, в фонде зарплаты, в строительном фонде и на счёте ОХС, указываются на любой строке отчёта.
Внизу указывается общая сумма.
Отчёт по счетам к оплате краток. Отчёт пишут на бумаге, имеющей небольшой вес, поскольку его часто отправляют авиапочтой.
Как только отчёт по счетам к оплате возвращают бухгалтеру, тот делает следующее: 1) выписывает чеки, снимая средства с соответствующих счетов (смотри ниже); 2) делает пометку об этом в колонке № 7 отчёта по счетам к оплате; 3) делает записи о чеках в бухгалтерской книге, чтобы показать, что они выписаны; 4) делает записи о чеках в книге учёта счетов к оплате, чтобы показать, что счета оплачены; 5) делает на самих оплаченных счетах отметку об оплате; 6) прикладывает к каждому из этих счетов соответствующий заказ на приобретение и отсылает их в деловые файлы для помещения на хранение в соответствии с названием корпорации, годом выставления счёта и именем кре дитора; 7) обеспечивает, чтобы чеки были подписаны; 8) отправляет чеки по почте; 9) прикрепляет к завершённому отчёту по счетам к оплате отчёт за следующую неделю и отправляет их обратно Исполнительному директору; 10) помещает на хранение в деловые файлы полностью завершённый отчёт по счетам к оплате в соответствии с названием корпорации и годом в разделе «Отчёты по счетам к оплате».
Иными словами, любой отчёт по счетам к оплате направляется к Испол нительному директору дважды. Первый раз – чтобы получить разрешение на оплату, второй раз – чтобы показать, что оплата была произведена.
Любой аудит должен включать в себя изучение всех отчётов по счетам к оплате и заказов на приобретение.
Чтобы выплатить зарплату, тоже требуется разрешение Исполнительного ди ректора. На самом деле постановления правления не могут разрешить произвести какие либо выплаты, если на это нет разрешения Исполнительного директора.
Чтобы подготовить выплату зарплаты, нужно: 1) произвести её расчёт, 2) пере дать на рассмотрение секретарю Исполнительного директора, 3) получить разре шение на выплату от Исполнительного директора, 4) выписать чеки, 5) обеспечить, чтобы чеки были подписаны, и 6) выдать их сотрудникам (которые, если захотят, могут сделать на них передаточную надпись и отдать их человеку, выступающему в роли банковского курьера, чтобы тот получил за них в банке наличные).
Процедура расчёта зарплаты очень проста.
Прежде всего, о любых изменениях в условных единицах начальник отдела сообщает отдельным посланием Исполнительному директору, который затем направляет это послание в бухгалтерию.
Никто, за исключением Исполнительного директора, не может разрешить бухгалтерии сделать какие либо изменения в условных единицах, поэтому при подсчёте размера условной единицы используется прежнее количество единиц – без каких либо изменений.
Новые сотрудники, когда их одобрит секретарь Исполнительного директора, получают минимальную зарплату, размер которой указан в последнем распоря жении по оплате персонала. Бухгалтер может занести их в ведомость на зарплату, после того как получит договор о приёме на работу. Если затем потребуется изменить величину этой зарплаты, то начальник отдела должен будет написать послание Исполнительному директору, которое затем вернётся в бухгалтерию – и только тогда будут сделаны изменения в количестве условных единиц.
Чтобы рассчитать условную единицу для любой зарплаты, нужно взять из бухгалтерской книги сумму фонда зарплаты за последнюю неделю, подсчитать общее количество выплачиваемых условных единиц и разделить общую сумму зарплаты на это количество. Результат и будет величиной условной единицы. Этот расчёт должен быть сделан самое позднее во второй половине дня во вторник.
Затем необходимо получить разрешение Исполнительного директора на вы плату этой условной единицы; для этого нужно передать секретарю Исполни тельного директора следующее: сведения о валовом доходе, ведомость на зарплату с указанием количества условных единиц каждого человека, сведения об общем количестве условных единиц, об общей сумме зарплаты и общей сумме фиксиро ванных зарплат.
Секретарь Исполнительного директора проверяет эти сведения по зарплате. Если Исполнительный директор отсутствует, то секретарь Исполнительного директора посылает ему каблограмму по линиям ОХС.
Каблограмма имеет точную форму, в ней используются точные формули ровки. Вот она:
Это означает:
«Валовой доход за последнюю неделю составил ______ долларов.
Общее количество условных единиц, выплачиваемых персоналу, – ________ единиц.
Величина условной единицы – ___________ центов.
Сумма фиксированных зарплат – __________ долларов».
Сокращение «ОН» означает «объяснение несоответствия» (используйте это обозначение только в том случае, если существует значительное несоответствие между величиной условной единицы и суммой валового дохода). Вот пример ОН: валовой доход составляет 5 000 долларов, а величина условной единицы – 40 центов. Когда Исполнительный директор делает расчёт, ему непонятно, как такое может быть. Требуется объяснение того, почему при таком высоком вало вом доходе так мала условная единица. Поэтому к каблограмме добавляется обозначение «ОН», за которым следует объяснение: «900 долларов возвращено одному психотику» или «900 долларов составили сборы от ППК». Благодаря этому ситуация становится более понятной. В противном случае Исполнитель ный директор, который всегда по получении каблограммы делает свои подсчёты, останется в недоумении относительно финансовой ситуации.
Это всё, что необходимо. Замечания типа: «Пожалуйста, дайте разрешение на выплату», какие либо другие замечания или подписи не нужны и на самом деле не желательны.
В ответ на это бухгалтерия получит к среде каблограмму:
Бухгалтер обязан обеспечить, чтобы каблограмма была отправлена, однако её нельзя отправлять, пока секретарь Исполнительного директора не проверит ве домость на зарплату. В действительности эту каблограмму, как и все остальные, отправляет коммуникатор ОХС.
Только после того как разрешение будет получено, можно приступать к под счёту суммы для каждого чека на основании условных единиц сотрудника и к выписыванию чеков, потому что Исполнительный директор может изменить общую сумму зарплаты.
Размер зарплат, получаемых сотрудниками на основании условных единиц, подсчитывается путём умножения числа единиц, причитающихся каждому со труднику, на величину одной единицы.
Для этих целей нужно использовать электрические калькуляторы, чтобы не допустить ошибок.
После того как будут выписаны чеки на всю зарплату, суммы, указанные в чеках, складывают на печатающем калькуляторе и получают ленту. Сумма, ука занная на ленте, должна соответствовать сумме зарплаты за предшествующую неделю. Эта лента и лента, полученная при подсчёте размеров зарплат, прика лываются к ведомости на зарплату и, по завершении этой операции, помещаются на хранение. (На самом деле храните все ленты, полученные при подсчёте чего бы то ни было, чтобы помочь ответственному за ведение бухгалтерской книги быстрее провести аудит, и соблюдайте принцип: «Всегда предъявляйте рабочие документы, а не отпечатанные на машинке копии».)
В ведомости на зарплату указываются также размеры фиксированных зарплат, имена людей, получающих такие зарплаты, и суммы, выплачиваемые любым другим организациям.
Каждую неделю ОХС передаёт бухгалтеру оформленный на машине рас ходный ваучер, где приводятся список сотрудников и указывается количество условных единиц каждого, величина условной единицы и общая сумма зарплаты, однако сумма по каждому чеку не указывается. Бухгалтер рассчитывает величину каждого чека на полученном им белом экземпляре ваучера тогда же, когда он делает остальные расчёты по зарплате.
Доли центов не указываются в чеках – они отчисляются в общую сумму зарплат, однако в размере условной единицы доли центов указываются.
Бухгалтер выписывает чеки по зарплате во вторник утром. Он делает это на основе одобренной ведомости на зарплату.
Он записывает все чеки в левую колонку листа бухгалтерской книги (как он это делает с любыми чеками, которые он выписывает).
Нет необходимости каждый раз вычитать сумму каждого чека из остатка суммы зарплаты.
Необходимо записывать номер чека, дату, имя человека и сумму чека под заголовком «Сумма чека, величина зарплаты». Это делается на листе бухгалтер ской книги, а не на корешке банковской чековой книжки.
Данные о каждом чеке записываются на листе бухгалтерской книги сразу после того, как чек выписан.
Затем подсчитывается количество самих чеков (как чеков ОХС, так и всех остальных) и подсчитывается количество чеков согласно бухгалтерской книге.
Затем суммы, указанные в самих чеках, подсчитывают на печатающем каль куляторе и получают ленты. Эта сумма только один раз вычитается из суммы, указанной в колонке «Фонд зарплаты: остаток на счёте и депозиты» и результат заносится в ту же колонку на самую нижнюю строку, где занесены данные пос леднего чека на эту зарплату.
Чеки для ОХС отправляют в ОХС, с тем чтобы там их подписали и выдали.
Чеки Учредительной церкви Саентологии посылают для подписи двум лицам, имеющим право подписи и присутствующим в настоящее время, а затем чеки возвращают в бухгалтерию и выдают персоналу.
Чеки нельзя помещать в коммуникационный центр или класть в корзину для входящей корреспонденции. Пачки чеков, предназначенных для выплаты зар платы или для оплаты счетов вручаются одному человеку, имеющему право подписи, который подписывает их и передаёт их второму человеку, имеющему право подписи, а тот, подписав их, возвращает в бухгалтерию. Бухгалтер не стоит и не ждёт, пока чеки подпишут.
Коммуникатор ОХС может прийти в бухгалтерию за чеками ОХС. Коммуни катор Учредительной церкви Саентологии (если он есть) может относить чеки на подпись или раздавать их. Сотрудники бухгалтерии ходят главным образом к людям, желающим записаться на обучение или процессинг, – эти люди на самом деле имеют гораздо больше прав на обслуживание, чем сотрудники организации. Мы не голландское судно, которое существует только для команды и на котором всем наплевать на пассажиров.
Каждый чек, независимо от того, на чьё имя он выписывается, заносится только в бухгалтерскую книгу.
Бухгалтерская книга ведётся по годам и месяцам, а не по неделям.
Группы чеков, предназначенные для оплаты счетов, суммируются, и итог вы читается из сумм, указанных в колонках остатка на счету в бухгалтерской книге, но только в соответствующих колонках.
Если Исполнительный директор или назначенное им лицо запрашивает сводку по счетам или посылает каблограмму с таким запросом, это выглядит следующим образом:
Ответ:
Данные для текста этой каблограммы берутся непосредственно со страницы бухгалтерской книги, слева направо. Первая цифра – это сумма фонда расходов. Вторая – сумма фонда зарплаты. Третья – сумма строительного фонда. Четвёр тая – деньги на счёте ОХС.
Это всё, что нужно сделать. Поскольку все эти листы бухгалтерской книги имеют стандартный формат, то порядок, в котором приведены цифры, позволяет получателю на другом конце линии понять сообщение. Поэтому не изменяйте положение этих цифр в отчёте или каблограмме.
Книга сводок о состоянии счёта ведётся бухгалтером.
В этой книге имеется страница для каждого должника Учредительной церкви Саентологии, независимо от того, за что он задолжал.
Каждый раз, когда подписывается новая долговая расписка, соответствующие данные добавляются к уже имеющемуся счёту или же в книгу вставляется новая страница (при этом соблюдается алфавитный порядок).
Ошибки в книге сводок о состоянии счёта обходятся дорого, так как вызы вают разрывы АРО. Будьте точны.
Поскольку сектор адресов получает все инвойсы, а в каждом инвойсе указыва ется, предоставлен ли человеку какой либо кредит, у ответственного за адресные пластины всегда имеется файл адресных пластин для рассылки уведомлений о состоянии счёта. Этот файл хранится отдельно от основного файла адресных пластин. Когда человек полностью оплачивает свой счёт, его пластина удаляется из файла. Когда появляется новый должник, в этот файл добавляется новая пластина.
Раз в месяц бухгалтер получает конверты с адресами, сделанными на основе этого файла. Поэтому он заинтересован в том, чтобы файл адресных пластин оставался в порядке. Затем с тех же пластин распечатываются адреса на фир менных бланках счетов к оплате Учредительной церкви. Конверты и бланки приносятся в офис бухгалтерии, и бухгалтер или его клерк записывают на фир менных бланках для счетов к оплате сумму, взятую из книги сводок о состоянии счёта. Счета помещаются в соответствующие конверты (не должно быть несоот ветствий между именем на счёте и именем на конверте) и запечатываются. Конверты относят в почтовую комнату для отправки.
Если счета не рассылаются каждый месяц, люди не платят.
Поэтому работа с уведомлениями о состоянии счёта зачастую становится дополнительной обязанностью ещё одного сотрудника.
Данные для книги сводок о состоянии счёта берутся из розовых копий инвойсов.
10 процентов, предназначенные для ЛРХ, Основателя, добавляются к депозитам ОХС.
Лист разбивки дохода, составленный в понедельник, содержит информацию об этой сумме, и оттуда эту информацию получает секретарь Исполнительного директора.
Бухгалтерия ОХС выписывает расходный ваучер на эту сумму и посылает белый экземпляр в бухгалтерию.
Бухгалтерия выписывает чек, вычитает данную сумму из суммы колонки для счёта ОХС в бухгалтерской книге и возвращает чек секретарю Исполнительного директора вместе с ведомостью на зарплату.
Секретарь Исполнительного директора не передаёт чек на подписание в ОХС, а посылает его неподписанным ЛРХ, который затем подписывает его и депонирует по своему усмотрению. Секретарь Исполнительного директора ста вит на обратной стороне таких чеков штамп «Только для депонирования на счёт».
С любыми другими суммами, предназначенными для ЛРХ, которые посту пают из каких либо иных источников, поступают таким же образом: их кладут на счёт ОХС, если ЛРХ не даёт иных указаний.
Кодовые обозначения для анализа деятельности – это коды, используемые при проведении аудита с целью налогообложения. Полное описание этих кодов будет выпущено в ближайшем будущем, а затем они будут использоваться для обозначения того, по какому счёту проходит тот или иной чек.
Ниже указывается, к каким колонкам бухгалтерской книги относятся те или иные виды расходов и выплат:
Учредительная церковь оплачивает офисные расходы офисов ОХС, действую щих при ней. Все конгрессы сами оплачивают свои счета. ППК тоже оплачивают свои расходы за счёт собственных средств, как это всегда и делалось. Действия по продвижению книг – если они не включают в себя ничего, кроме продвижения книг, – оплачиваются из средств ОХС.
Большинство остальных вещей оплачиваются из фонда расходов.
Эти указания нужны для составления отчёта по счетам к оплате, и их необходимо использовать при записи чеков в бухгалтерскую книгу.
Не заносите расходы в неправильные колонки, не путайте эти колонки. Если сомневаетесь, напишите Исполнительному директору.
Это относительно простая бухгалтерская система корпорации, несмотря на некоторые сложности с пропорциональным распределением дохода.
Бухгалтер должен научиться распределять эту работу по различным дням недели. В данной директиве в основном указано, в какие дни должно выпол няться то или иное действие. Бухгалтер, изучающий эту директиву, должен составить: 1) своё расписание на все дни недели, в котором указано, какую работу он должен выполнить в тот или иной день; 2) список отчётов, которые нужно представить на рассмотрение, с указанием срока.
Эти два документа должны быть переданы Исполнительному директору для одобрения.
Для того чтобы сделать доклад на рекомендательном совете, лучше всего не составлять специальный отчёт, а взять на заседание рекомендательного совета сводку дохода, копию листа разбивки дохода, сделанную под копирку, копию отчёта по счетам к оплате, сделанную под копирку, и бухгалтерскую книгу. Зачитывайте необходимые суммы, с тем чтобы их можно было занести в поста новление совета. Члены рекомендательного совета нередко не читают докладов бухгалтерии и не знакомятся с их содержанием, а просят представителя бухгал терии передать доклад секретарю. Это запрещено.
Здесь не описывается общий отчёт за неделю, требуемый начальником бух галтерии.
Заказы на приобретение здесь упоминаются, но тут ничего не требуется объяснять. Если их нет, оплату не производите.
Действуйте быстро и точно. Оставайтесь на посту, чего бы от вас ни хотели руководители. Передавайте каждую новую форму, которую кто то требует за полнять, секретарю Исполнительного директора, чтобы тот передал её Исполни тельному директору на одобрение. Не принимайтесь с энтузиазмом внедрять придуманные кем то формы.
Не принимайте приказов или указаний, которые идут вразрез с этой директи вой или с поправками к ней (которые всегда будут выпускаться в виде Сек ИД). Если что то не написано, это неправда.
(В отдельной директиве описывается система работы с переплаченными или недоплаченными суммами при продаже книг.)