Существуют три типа папок, постоянно закрепленных за каждым штатным сотрудником ОХС или Центральной Организации.

Существуют три типа папок, постоянно закрепленных за каждым штатным сотрудником ОХС или Центральной Организации.

Первая – шляпная папка. Она должна включать в себя только описание шляпы и выпущенные инструктивные письма, прямо относящиеся к посту сотрудника.

Первая – шляпная папка. Она должна включать в себя только описание шляпы и выпущенные инструктивные письма, прямо относящиеся к посту сотрудника.

Вторая – техническая папка, в которую помещаются все выпущенные технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку.

Вторая – техническая папка, в которую помещаются все выпущенные технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку.

Третья папка – организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека только потому, что он является штатным сотрудником.

Третья папка – организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека только потому, что он является штатным сотрудником.

Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска:

Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска:

• Шляпные папки – синие

• Шляпные папки – синие

Ответственность за поддержание папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.

Ответственность за поддержание папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.

Необходимо всегда иметь под рукой в шляпной папке все описания и инструктивные письма, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Это делается главным образом для того, чтобы поддерживать структуру организации описанной и в порядке и чтобы сотрудник мог обращаться к ним за информацией. Наличие полной шляпной папки в вашем столе, пока вы отсутствуете, также дает большое преимущество: пока вы в отпуске, другой сотрудник может просмотреть ваши обязанности и функции и выполнить их. Более того, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда какие-то мелочи и кусочки теряются, и если всех этих кусочков нет в шляпе, новый сотрудник на посту нуждается в постоянном руководстве со стороны того, кто на этом посту работал.

Необходимо всегда иметь под рукой в шляпной папке все описания и инструктивные письма, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Это делается главным образом для того, чтобы поддерживать структуру организации описанной и в порядке и чтобы сотрудник мог обращаться к ним за информацией. Наличие полной шляпной папки в вашем столе, пока вы отсутствуете, также дает большое преимущество: пока вы в отпуске, другой сотрудник может просмотреть ваши обязанности и функции и выполнить их. Более того, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда какие-то мелочи и кусочки теряются, и если всех этих кусочков нет в шляпе, новый сотрудник на посту нуждается в постоянном руководстве со стороны того, кто на этом посту работал.

Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ее уже невозможно использовать для быстрого поиска информации. Это разрушит сам замысел шляпной папки и для самого штатного сотрудника и для того, кто его может временно заменить.

Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ее уже невозможно использовать для быстрого поиска информации. Это разрушит сам замысел шляпной папки и для самого штатного сотрудника и для того, кто его может временно заменить.

Письма и инструкции, регулирующие сам факт бытия штатным сотрудником, такие как правила и инструкции ОХС или этой организации, график работы и расписание для различных дел, все помещаются в папку штатного сотрудника. Она не должна включать никаких технических материалов.

Письма и инструкции, регулирующие сам факт бытия штатным сотрудником, такие как правила и инструкции ОХС или этой организации, график работы и расписание для различных дел, все помещаются в папку штатного сотрудника. Она не должна включать никаких технических материалов.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, даже собственные заметки по техническим аспектам того, как поддерживать свою работу в порядке, должны содержаться в отдельной технической папке, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится очень ценной для каждого.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, даже собственные заметки по техническим аспектам того, как поддерживать свою работу в порядке, должны содержаться в отдельной технической папке, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится очень ценной для каждого.

Именно так мы поддерживаем в порядке наши посты, должности и функции – как в ОХС, так и в Центральных Организациях.

Именно так мы поддерживаем в порядке наши посты, должности и функции – как в ОХС, так и в Центральных Организациях.

Эти три типа папок хранятся в столе, под рукой и из бумаг только их разрешается там хранить. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оседать в столе.)

Эти три типа папок хранятся в столе, под рукой и из бумаг только их разрешается там хранить. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оседать в столе.)

Если вы содержите эти три типа папок в порядке, у вас есть быстрый способ проверить все стороны вашей работы и все инструкции, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, можно разбить свою работу на отдельные части, когда объем поста становится слишком большим, потому что у вас есть написанные точные инструкции для передачи новым помощникам.

Если вы содержите эти три типа папок в порядке, у вас есть быстрый способ проверить все стороны вашей работы и все инструкции, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, можно разбить свою работу на отдельные части, когда объем поста становится слишком большим, потому что у вас есть написанные точные инструкции для передачи новым помощникам.

Если у нас нет некоторых видимых описаний наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об огромном количестве дополнительной работы и ИСР для ее персонала.

Если у нас нет некоторых видимых описаний наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об огромном количестве дополнительной работы и ИСР для ее персонала.

Давным-давно мы обнаружили, что старая «организационная схема» не соответствует нашим сложным функциям и действиям. Мы также обнаружили, что память – это неадекватное средство надзора за постами и функциями.

Давным-давно мы обнаружили, что старая «организационная схема» не соответствует нашим сложным функциям и действиям. Мы также обнаружили, что память – это неадекватное средство надзора за постами и функциями.

Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок.

Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок.