В прошлом нашей организации существуют примеры глупого расходования средств и плохого ведения бухгалтерского учёта. Такие вещи наносят ущерб выживанию Саентологии.

Секция расходов не должна оплачивать счета, не проверив следующего:

1. Правильно ли выставлен счёт и не включены ли в него уже оплаченные счета?
2. Действительно ли руководитель делал заказ на выполнение данной работы? Перед тем как выписать чек, клерк секции расходов должен получить на руки документы о приобретении или о разрешении приобретения. Если расходы осуществлены без разрешения, должно быть предпринято следую щее действие: необходимо произвести вычет из зарплаты нарушителя.
3. Был ли получен товар и была ли выполнена работа? Ни один предъяв ленный к оплате счёт не может быть оплачен в отсутствии документа, подтверждающего факт получения товара или удовлетворительного выпол нения работы и заверенного руководителем, проводящим инспекции.
4. Если денежных средств не хватает – нужно ли оплатить этот счёт для того, чтобы продолжить работу над выполнением проекта организации, т.е. необ ходимы ли нам ещё какие то услуги этой фирмы? Если нет – отложите счёт и оплатите более срочные счета.

Начальник административного отдела должен сразу же составить контрольный лист, в котором приведены все вышеперечисленные пункты. Контрольный лист оформляется в виде заказа от какого либо отдела, которому эти бланки предо ставляются. Затем этот заказ должен быть одобрен главой отдела, которому нужны эти товары или услуги. Начальник административного отдела должен одобрить этот заказ на приобретение или услугу и передать этот заказ тому, кто его будет выполнять. Руководитель отдела, из которого подан заказ на приобретение, и (или) начальник административного отдела, или секретарь организации/ассоциа ции, или казначей, или Исполнительный директор должны проверить этот заказ. Бухгалтер или клерк секции расходов должны подтвердить, что счёт к оплате выставлен правильно.

Оформленный бланк заказа с надлежащим образом проставленными везде, где это необходимо, инициалами, должен сопровождать выписанный чек на подпись и должен быть проверен до того, как чек будет подписан. Это относится и к оформлению регулярно выставляемых счетов, но не к выплате зарплаты. Зарплата не может быть выплачена без одобрения ведомости по зарплате секре тарём ассоциации/организации и (или) Исполнительным директором.

За правильные выплаты по предъявленным к оплате счетам за товары и услуги отвечают следующие лица:

1. Секретарь ассоциации/организации.
2. Казначей.
3. Начальник административного отдела.
4. Клерк секции расходов или бухгалтер.
5. Глава отдела, который заказывает товары или услугу.

Зарплата любого из них может быть удержана, если будет сочтено, что товары или услуги не являются необходимыми или что они заказаны в обход стан дартной процедуры, приведённой в этом инструктивном письме. Удерживается зарплата того, кто действительно допустил нарушение.

Положения этой директивы распространяются на все приобретения, заявки на услуги и ремонт, а также на товары и услуги фирм, в которых у организации открыт кредит. Имеются в виду заказы на масляную краску, канцелярские принадлежности, международные или междугородние переговоры, бензин, ме бель и так далее и на все необходимые услуги.

Единственные регулярно выставляемые счета, которые в настоящее время можно оплачивать без запроса разрешения на это, являются счета за местные телефонные переговоры, на которые уже заключён контракт, а также счета за арендную плату и электроэнергию. Оплата новой аренды осуществляется по заказам на приобретение.

Для предоставления такого разрешения должны использоваться обычные коммуникационные линии организации.

Секретарь ОХС будет периодически проверять, используется ли эта система.

И он должен сразу же докладывать мне, если она не будет использоваться.

Существует и дополнительная форма для заявок на материалы, предо ставляемых начальником административного отдела. Это не форма заказа на приобретение, и предназначена она для использования лишь внутри организа ции. Заказы на приобретение – для использования вне организации.