Существует термин «законченная работа сотрудника», который используется уже давно и который мы будем теперь использовать для того, чтобы уменьшить дев-ти и увеличить скорость выполнения действий.
Термин «законченная работа сотрудника» означает следующее: направленная мне подборка информации относительно любой ситуации, плана или чрезвычайного происшествия, достаточно полная, чтобы от меня требовалось только отметить: «одобрено» или «не одобрено».
А вот то, что затягивает одобрение, замедляет скорость выполнения действий и создает излишнее движение: кто-то посылает мне недостаточную информацию и требует решения. Поскольку мне необходимо больше информации, чем представлено, я вынужден надевать шляпу этого человека и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и свои собственные линии. Я вынужден затем придумывать решение и выпускать приказ о тех действиях, которые должны быть предприняты. Это затягивает выполнение любых действий, приводит к тому, что мои линии, и без того загруженные, используются для сбора информации, и вызывает ощущение чрезвычайного положения. Моя корзинка с надписью «отложено» переполняется, и в результате возникает неразбериха. Это можно назвать «незаконченной работой сотрудника».
Она не закончена потому, что я должен закончить ее, делая следующее:
Если вы сильно злитесь на своего босса, вы можете всегда уничтожить его «незаконченной работой сотрудника». Не собрав данных, составляющих полную картину происходящего, вы направляете ему обрывок тревожных сведений. Это заставляет его проделывать всю работу по сборуинформации. Вы не предлагаете никакого решения. Это заставляет его приходить к решению, основываясь на анализе данных, проведенном на расстоянии: такие решения часто ошибочны, так как они принимаются при отсутствии всех необходимых данных. Затем вы заставляете его выпускать основанные на произвольных решениях приказы, имеющие большое воздействие, которые в некоторых районах могут привести к разрывам АРО и испортить его репутацию. Вот так можно отомстить боссу. И даже при отсутствии намерения навредить, посылаемая боссу «незаконченная работа сотрудника» навредит ему, заставляя его запрашивать информацию - направляя послания по уже загруженным линиям, заставляя его делать предположения относительно данной ситуации, заставляя его стряпать решения, которые могут быть нереальными, и навязывая ему роль тирана.
Теперь, когда мы увидели негативную сторону, давайте рассмотрим позитивную.
«Законченная работа сотрудника» - это подборка информации в виде послания или пакет, в которых:
Если частью того, что я должен делать, является подписание документов или писем, то они, полностью готовые к подписанию, должны быть частью пакета, и все места, где требуется подпись, должны быть отмечены карандашом, а в пункте, содержащем предложенное решение, должно быть указано, что необходимы подписи.
В послании из Канады говорится:
«Местная центральная организация тратит много денег». Посмотрите, что я теперь вынужден делать. Я вынужден выяснять, что значит «много», кто делает это, представляет ли это опасность, придумывать, как уменьшить расходы, и выпускать приказы но этому поводу. Ничто из этого не является моей шляпой. Меня заставили носить шляпу информирующего меня человека.
Я получаю пакет (телеграмма не подойдет, она замедляет урегулирование ситуации, так как потребуется еще очень много телеграмм). В сопроводительном послании говорится:
«145КА1
Местная центральная организация быстро приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются.
Я рекомендую: переместить начальника отдела материальной части на пост начальника отдела заочных курсов, который сейчас пустует.
Джулиса Бентли принять на пост начальника отдела материальной части с зарплатой 25 условных единиц.
Секретарю ассоциации сделать выговор за плохое финансовое управление и предписать составлять смету своих расходов.
Внедрить систему заказов на приобретения; у штатного сотрудника, заказывающего что-либо без разрешения, вычитать стоимость этого товара из зарплаты.
С начальником отдела продвижения и регистрации провести занятия по написанию писем.
Одобрено __________ Не одобрено ___________
Подписано: Джейн, Секретарь ОХС Канады».
Прилагаются копии докладов показывающие неплатежеспособность, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список незначительных товаров, купленных по высокой цене за последнее время.
И следующее, что я делаю, это ставлю пометку на строчке для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму:
«145КА2: Одобряю. Всего хорошего, Рон».
Весь пакет высылается обратно авиапочтой. Но вы должны попросить в своем послании ответить телеграммой, если считаете, что это очень срочно.
По получении телеграммы секретарь ОХС Канады выпускает местные исполнительные директивы и предпринимает другие необходимые действия.
Поскольку данные, решения и приказы были все собрата в виде «законченной работы сотрудника», действие стало возможным.
Если вы хотите удержать свой пост или если вы хотите продолжать заниматься своим проектом, не настаивайте на том, чтобы я собирал данные, которые должны собирать вы, придумывал решение, к которому должны прийти вы - человек, более знакомый с происходящим, и не ставьте меня в положение человека, выпускающего нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.
Мы большая и хорошая команда. Я знаю, что любая связанная с этим ошибка в прошлом совершалась потому, что вы точно не знали, чего я хотел.
«Законченная работа сотрудника» - вот чего я хочу. В этом случае у вас есть ваша шляпа, вы можете делать больше, для того чтобы помогать и наши линии могут оставаться более свободными и более быстрыми.
Этому были хорошие примеры в прошлом. Давайте сделаем это правилом. Если на послании, которое вы получаете, стоят буквы ЗРСП, то это означает «закончите работу сотрудника, пожалуйста».