За состояние файлов в любом офисе ОХС отвечает коммуникатор этого офиса ОХС.

Когда есть стенографист ОХС, он осуществляет саму работу с файлами, тем не менее обеспечение того, чтобы это делалось и делалось правильно, изначально является обязанностью коммуникатора.

В частности, коммуникатор должен быть уверен в том, что сделано нужное количество мимеокопий всех инструктивных писем, бюллютеней и Сек ИД, что они подшиты и помещены на хранение в файлы, что они существуют в достаточном количестве и что оригинал макеты в файлах неприкосновенны и их никогда не пускают в обращение; пускают в обращение только копии.

Эти правила проистекают из первоначальной обязанности коммуникатора – следить за тем, чтобы послания достигали своего места назначения. Так как инструктивные письма, бюллетени и Сек ИД являются наиболее важными посланиями общего характера, то коммуникатор должен тщательно удостоверить ся в том, что те, к кому эти послания имеют отношение, получают их. Поскольку их также постоянно выдают из файлов, коммуникатор не сможет выполнять свою изначальную функцию, если эти документы не будут помещены в соответ ствующие файлы и не будут иметься в достаточном количестве.

Это относится к каждому офису ОХС.