Всё обслуживание персонала транспортом, вся транспортировка оборудования и прочего, что необходимо перевозить компании, находится в ведении администратора по коммуникации, и это является частью функций сектора коммуникации.
Чрезвычайные ситуации обычно происходят от отсутствия предвидения.
«Необходимость» в срочной поездке обычно является признанием штатного сотрудника в том, что он оставил в своей работе хвосты, не предсказав потребность в поездке в то время, когда была возможность получить очередной заказ по обычным каналам доставки.
Администратор по коммуникации должен быть внимателен и брать на заметку источники постоянных требований срочных перевозок и докладывать о фактах таких требований секретарю организации, чтобы можно было ввести лучшее планирование в этой области.
Действительно срочные транспортные перевозки носят медицинский характер либо требуются в связи с тем, что необходимо выполнить то, о чём заранее никто не мог знать вообще.
В течение рабочего дня будет совершаться лишь одна «деловая поездка» в Ист Гринстед, и она будет совершаться утром.
Все внеплановые поручения и приобретения, которые обеспечивают тем, что обычно не доставляют торговые агенты, будут выполняться во время этой единственной поездки.
Штатному сотруднику – владельцу транспортного средства – еженедельно выплачивается денежная сумма за использование им самим его личного транс портного средства при выполнении этих утренних поездок. Утренние поездки не должны выполняться на автомобилях компании или её водителями.
Администратор по коммуникации должен регулярно заключать соглашения с таксомоторной компанией на выгодных финансовых условиях, чтобы около полудня, всегда в одно и то же время, иметь в своём распоряжении такси для перевозки сотрудников туда, где они обедают, или в Ист Гринстед и забирать их в оговоренном месте в Ист Гринстеде.
Следует заключить схожие соглашения на перевозку пассажиров и почтовой корреспонденции из Сент-Хилла в Ист Гринстед, которая осуществлялась бы в 17:40 (время отъезда не должно быть более ранним).
Для этих поездок нельзя использовать автомобили компании.
Особые поездки, отличающиеся от тех, что описаны выше, могут быть пред приняты только тогда, когда имеет место действительно чрезвычайная ситуация или когда необходимо встретить кого нибудь на вокзале для проведения интервью или по другим причинам (но такая услуга не предоставляется студентам).
Для любых поездок в школы или на уроки или для развлекательных поездок детей будут использоваться такси, и автомобили компании с этой целью исполь зовать нельзя.
Организацией таких поездок, также как и всех остальных поездок, занимается администратор по коммуникации, либо если этим занимается кто либо другой, то это должно проходить через администратора по коммуникации.
В отсутствие администратора по коммуникации такси для указанных выше целей разрешается заказывать только дворецкому. Но обо всех таких заказах необходимо подробно сообщать администратору по коммуникации.
Все случаи найма такси должны записываться в журнале администратором по коммуникации, с указанием времени поездки, пунктов отправления и назначения, названия таксомоторной компании и имени того, кто заказывал такси, если это не администратор по коммуникации.
Для найма такси не требуется оформлять заказ на приобретение. Но запись об этом должна быть внесена в журнал, как это указано выше.
Каждый месяц бухгалтерия должна сверять все счета на такси с записями в журнале.
Любые несанкционированные средства, затраченные каким либо штатным сотрудником на такси, должны удерживаться из его заработка.
Гараж и его оборудование являются личной собственностью Исполнительного директора.
Гараж не может предоставлять студентам или персоналу никаких услуг.
Гаражное пространство или оборудование гаража не разрешается сдавать в аренду персоналу или компании.
Водитель не заведует ни транспортом компании, ни перевозками.
Это водитель Исполнительного директора. Он несёт ответственность за гараж, оборудование гаража и личные автомобили Исполнительного директора.
Водитель не организует транспорт или поездки и не выполняет поручения компании или сотрудников.
Водитель не может пользоваться транспортными средствами Исполнительного директора для поездок на работу и с работы или в личных целях.
Оплата по всем счетам за топливо и за содержание гаража производится через заявки на приобретение, которые может подавать только Исполнительный директор.
Все инвойсы за топливо, масло или обслуживание вместе с заявкой на приоб ретение, в которой они указаны, должны затем передаваться в бухгалтерию для оплаты. Любая разница между суммой, указанной в счетах ремонтной мастерской, и суммой, обозначенной в инвойсах, сопровождаемых заявками на приобретение, будет удерживаться из-заработка водителя, включая суммы, израсходованные без инвойсов.
Определение мест для парковки и правил парковки и передвижения тран спорта находится в компетенции главного садовника, и ничто в этом инструк тивном письме не изменяет этого.
Пути передвижения такси и транспорта студентов определяются главным садовником. Он имеет право налагать штрафы, закрывать главные ворота или каким либо другим способом пресекать нарушения правил передвижения.
За все остальные вопросы относительно транспорта компании отвечает адми нистратор по коммуникации.