Для того чтобы уменьшить движение рабочей нагрузки организации, необходимо:

1. Добиться, чтобы люди знали свои шляпы.

2. Доставлять конкретную услугу каждой шляпе, которой она требуется.

3. Проверить, что все начальники в состоянии выполнить обязанности всех шляп, находящихся в их подчинении, а также знать оргсхему, функции, цели секторов, направления деятельности и текущие программы.

4. Убедиться, что все члены Персонала знают каждую шляпу в орг-ции.

Производительность в терминалах конечных результатов воспарит.

Объем работы у людей.

Почему так происходит?

Если каждый член персонала находится на уровне отсутствия служебных обязанностей (не выполняет своих служебных обязанностей), численность и объем рассылаемой корреспонденции вырастут по крайней мере в 15 раз, а продуктивность уменьшится практически до нуля.

Давайте рассмотрим это.

Тело А направляется к входящему в штат терминалу Х, чтобы устроиться на ту или иную службу.

Терминал Х говорит: ”Я не могу заплатить Вам, т. к. финансовое планирование .......”

Затем человек А звонит другому члену персонала, который отвечает ему: ”Требуется разрешение от G”.

Затем человек А идет к G, который говорит ему: ”У нас нет списка, чтобы вручить Вам, поэтому ...........”

Затем человек А идет ...........”.

Где продукция?

Но присутствует большая численность персонала.

Официальное донесение направленно - получено членом персонала Y. Он направляет его члену персонала Z. Тот направляет его.............

Где продукция?

Но присутствует значительное движение корреспонденции.

Подобная система, пользующаяся популярностью во многих бюрократических организациях, даже имеет собственное название. Ее называют “Далеко отсылающая система”.

Ни один не оказывает услуг. Ни одна ситуация не обрабатывается соответствующим образом.

Когда это до некоторой степени исправлено, может развиться новая ситуация.

Развивается дублирование выполняемых обязанностей (некто имеет обыкновение внушать другим, что они ошибаются), раздается крик: ”Вы обращаетесь с этим неправильно”. Таким образом, возникает требование переделать.

Это отбрасывает организацию назад - ничего не делайте или Вам сделают замечание.

И снова происходит раздувание штата и снижение продуктивности.

Людям, знающим свои шляпы не понаслышке и выдающим продукцию, не нужно говорить переделать что-то.

Когда действующий руководитель не знает всех шляп и их обязанностей, он неправильно распределяет обязанности.

Это сбивает все водруженные шляпы.

В результате не выполняется ни одной обязанности.

Когда действующий руководитель знает все шляпы, оргсхему, функции секторов, направление деятельности и текущие программы, он правильно распределяет и пред обязанности и продуктивность повышается, а численность штата падает.

Когда люди, входящие в штат не знают всех шляп, они неправильно распределяют работу. Насколько я знаю, некоторые военные службы довели это до совершенного искусства.

Это увеличивает кол-во действий по снятию и надеванию шляп и транжирит время. Это увеличивает неразбериху. Это уменьшает продуктивность и увеличивает объем движения.

Способ увеличить продуктивность и сократить объем движения состоит в том, чтобы все люди входящие в Штат, носят все шляпы, соответствующие тем постам, к которым они приписаны. В этом случае они - знающие люди.

Исполняя музыкальную игру в любой орг-ции - частые смены постов, использование зон деятельности орг-ции в качестве вотчины для персонала - служебная деятельность сокращается, поэтому продуктивность падает, а штаты раздуваются.

Это скрытый способ исполнения музыкальной игры. Пройдитесь кругом и расспросите людей, хотят ли они других постов. Это расстроит их, расположит их между двух стульев (заставить их разрываться между постами) и сократит служебную деятельность, производительность, а также раздует штаты.

Ленивые и причудливые экономики, а также недостаток опыта в УКОМПЛЕКТОВАНИИ всегда являются оборотной сборной музыкальной игры.

Ответ заключается в том, чтобы НАБИРАТЬ и НАНИМАТЬ.

Возможно могут быть изобретены другие способы предотвращения изменений суеты и того, чтобы каждый работая как сумасшедший, но выше изложенные способы – основные.

Для того, чтобы повысить продуктивность и уменьшить объем выполняемых работ, жизненно важно, чтобы люди были:

А. Правильно подобраны и распределены по постам.

Б. Были ознакомлены со своими шляпами и подготовлены для занимаемого ими поста, а также все теоретические, практические и соответствующие посту упражнения были выполнены ими.

В. Подготовлены к тому, чтобы выполнять ожидаемые от них обязанности, соответствующие занимаемому ими посту.

Г. Хорошо осведомлены в качестве руководителей знающих шляпы своих подчиненных, оргсхему, функции и цели секторов, направление деятельности и текущие программы.

Д. Обеспечены знаками, руководствами и формами, для того, чтобы дать публике, внешний и внутренний корреспонденции правильные направления и терминалы, где взаимодействие произойдет с полноценным конечным результатом.

Хотите увеличить продуктивность и уменьшить рабочую нагрузку?

Применяйте, применяйте и применяйте это Инструктивное Письмо!