Вы часто слышите о том, что необходимо «поддерживать форму организации». Что же это значит?

Некоторые люди полагают, что это значит обеспечивать существование командного канала (канала, по которому частица идёт от подчинённого к руководителю, а затем к вышестоящему руководителю или в обратном направлении). Это лишь небольшая составная часть формы организации.

В любой новой группе, состоящей из нескольких человек, все без исключения носят все шляпы. Это не форма организации.

Форма организации – это такое расположение специализированных терминалов, при котором осуществляется контроль производственных и организационных частиц и линий потоков какой-либо деятельности, а также осуществляется их изменение.

В данном случае терминал – это нечто, имеющее массу и значимость. Это что-то, что создаёт, получает, передаёт и изменяет частицы на линии потока.

Для того чтобы вообще иметь какую-то форму, у организации должно быть пространство.

Данное пространство должно находиться там, где у организации могут быть частицы и потоки, или же там, где она может легко получить частицы и потоки, с которыми она имеет дело, и легко отправить их. Пространство должно находиться там, где организация может, не подвергаясь излишним потрясениям, осуществлять свою деятельность с некоторой скоростью и в некотором объёме при наличии обмена, определяющего жизнеспособность организации.

В соответствии с вышеизложенным, имеется несколько требований, предъявляемых к пространству организации: местоположение, возможность иметь частицы и потоки, возможность принимать их и отправлять, отсутствие излишних потрясений, возможность обеспечить достаточные скорость и объём, обмен и жизнеспособность.

Хотя всё это выглядит сложным, на самом деле это очень просто, поскольку форма организации включает в себя лишь эти элементы – другие относительно неважны. Когда вы добавляете к этому такой фактор, как эстетика здания и территории, ковровых покрытий и рабочих столов, то, придавая ему первостепенное значение, вы можете слишком далеко уйти от требований, предъявляемых к пространству. Эстетика – это нечто, что вы создаёте постепенно. Чистота и опрятность пространства – более существенный фактор по сравнению с эстетикой, и им следует заниматься после того, как форма организации приведена в соответствие с основными требованиями.

Итак, у вас есть пространство. Оно должно быть достаточно большим для обработки такого объёма движущихся частиц, который необходим, чтобы организация была жизнеспособной. Обычно это пространство меньше, чем люди полагают. Пространство – это здание или какое-нибудь иное сооружение.

Следовательно, пространство является неотъемлемой частью формы организации.

Движением (частицами, потоками) необходимо управлять. Его необходимо привлекать в организацию; этим занимаются сотрудники отделения 6, регистраторы отделения 2, регистраторы по письмам отделения 2, регистратор предварительного расписания, начальник отдела технического обслуживания и другие.

Это те, кто устанавливает контакт с потенциальными частицами и направляет их поток ко входу в пространство организации. По сути, данные посты имеют дело с потенциальным потоком частиц, создают поток и доставляют его прямо к дверям. Таким образом, форма организации может начинаться далеко за пределами пространства организации. Она начинается с того, что к публике обращаются, применяя общий подход. Это может быть реклама в журнале, молва, книга, деятельность СО, ВНС, распространителей билетов и т.д. Особый подход, то есть обращение к определённым представителям публики, осуществляется сотрудниками, выезжающими в туры, регистраторами по письмам, работающими с ЦФ, регистраторами по телефону и т.д. «Публику вообще» направляют к пространству организации, используя общий подход, а особых представителей публики – применяя особый подход.

Именно так работает форма организации за пределами её пространства. И если этого не происходит, то в пространство организации не поступает никакого входящего потока.

Потоком частиц, покидающих организацию, также необходимо управлять, а ему очень часто не уделяется должного внимания. Организация, у которой в ЦФ нет последних данных и которая не использует его, не уделяет должного внимания этому потоку.

Англия, например, теряет громадный процент от своих продаж в сфере автомобильного бизнеса, поскольку не имеет достаточного количества запасных частей (правительство облагает налогами запасные части к автомобилям, лежащие на складах). Человек, совершивший покупку, зачастую не получает в дальнейшем никакой помощи по обслуживанию автомобиля.

Организации, которые не уделяют должного внимания частицам, покинувшим организацию, окажутся в ситуации разрыва АРО с районом деятельности.

Таким образом, к форме организации необходимо относить непосредственно пространство организации, а также пространство потенциального потока частиц в организацию и пространство потока частиц, покидающих организацию, поскольку эти пространства имеют отношение к деятельности организации.

Когда частицы надлежащим образом прибывают в пространство организации, их необходимо направлять по какому-либо маршруту И ПРОДОЛЖАТЬ ВЕСТИ ПО МАРШРУТУ С ТОГО МОМЕНТА, КАК ОНИ ВОШЛИ В ПРОСТРАНСТВО ОРГАНИЗАЦИИ, ДО ТОГО МОМЕНТА, КАК ОНИ ПОКИНУТ ЕГО.

Следовательно, в организации должна быть приёмная, куда приходят люди, поступает почта, телефонные звонки, телексы и послания вообще.

Кроме того, необходимо, чтобы в организации была точка, где все эти частицы покидают организацию, а также чтобы был какой-нибудь человек, который направляет их из пространства организации.

Отсутствие приёмной и персонала приёмной, который способен направлять частицы по маршрутам и который направляет их, может разрушить организацию любого вида или типа, и такое уже случалось.

Когда люди не могут вступить в контакт с организацией, они полагают, что организация мертва. И поэтому она умирает. Месторасположение организации может быть выбрано настолько неправильно для того типа частиц, с которым она работает, что организация не сможет ни получить, ни отправить никакого потока.

В этом случае также будет казаться, что организация мертва.

Не имеет значения, какая у организации ВНУТРЕННЯЯ форма, её внешняя форма может настолько отличаться от необходимой, что организация не сможет сохранить успех. Следовательно, форма организации начинается не с работы приёмной и направления по маршрутам. Всё это делается после того, как выполнены требования в отношении внешней формы организации.

Однако, как только частица (человек, послание, материал, подлежащий обработке, – всё, что угодно) оказывается у дверей, сотрудники ПРИЁМНОЙ должны обеспечить её направление по маршруту.

Обычно это осуществляется посредством НАПРАВЛЯЮЩЕЙ ФОРМЫ, в которой после выполнения каждого шага ставится подпись. Направляющая форма представляет собой полную карту маршрута движения частиц.

При отсутствии направляющей формы частицы не попадают на линии организации, образуют «пробки», теряются, отклоняются от правильного пути и РАЗРУШАЮТ ВНУТРЕННЮЮ ФОРМУ ОРГАНИЗАЦИИ тем, что создают замешательство.

Таким образом, человек, работающий в приёмной, должен иметь очень хорошее представление о типах частиц и о форме организации, хотя бы для того, чтобы быть в состоянии выдать надлежащую направляющую форму.

Часто в направляющей форме указано, как частица входит в организацию, но не указано, как она её покидает.

Завершить что-нибудь становится весьма проблематично. В направляющей форме обозначена исходная точка движения частицы, но не обозначен выход. Поэтому частицы не выходят из организации, а скапливаются в каком-то месте.

Когда вы видите кучу бумаг (в корзине «Входящие», или в корзине «Отложенные», или где-нибудь ещё), скопление людей (в приёмной у регистратора, у начальника отдела технического обслуживания и т.д.), кучу неиспользованных проспектов или непроданных книг, вы сразу же понимаете:

А. Кто-то либо не знает о направлении по маршрутам, либо не следует маршруту, либо не проходит по нему до конца, но в любом случае чтото не так.

Б. Внутренняя форма организации неправильная.

Говоря об отсутствии внутренних линий, необходимо также сказать о недостатках в работе терминалов, работающих внутри организации.

В идеале, внутренняя форма организации разработана для того, чтобы существовали потоки, цель которых – создание и поддержание производства.

Внутреннее пространство должно быть распределено и организовано таким образом, чтобы по линиям перемещались потоки.

Потоки перемещаются по линиям от терминала к терминалу в последовательности, позволяющей изменять частицы необходимым образом.

Главная частица, то есть частица, имеющая самое большое значение для организации, обладает абсолютным приоритетом при составлении схемы распределения пространства и размещения терминалов.

Если завод или организация занимается переработкой пшеницы, то тогда, для того чтобы они имели форму организации, распределение занимаемого ими пространства, а также размещение в нём терминалов должны определяться действиями, необходимыми для переработки пшеницы.

В саентологических организациях главной частицей являются люди. Следовательно, вся структура пространства организации и её потоков должна определяться действиями, необходимыми для работы с людьми.

Это требование с лёгкостью нарушается, и, когда это случается, происходит жуткое замешательство.

Необходимо проследить движение такого потока, применяя так называемый «ИМИТАЦИОННЫЙ ПРОГОН». Это означает, что вы проходите по организации, как если бы вы были главной частицей.

Когда вы впервые проделываете это на большинстве заводов или в большинстве организаций, вы действительно начинаете удивляться тому, как у них вообще что-нибудь когда-нибудь получается.

Решением проблемы является исправление расположения в пространстве.

Это либо изменение пространства в целом, либо внесение поправок в расположение терминалов, находящихся в данном пространстве.

Можно проводить имитационный прогон любой частицы. Сначала вы проходите по линиям в качестве главной частицы и составляете план действий, необходимых для того, чтобы приспособить пространство и терминалы к работе с данной частицей. Затем проделайте то же самое в качестве телекса, послания, денежной суммы, инвойса и т.д.

Когда вы выполните всё это, то действительно получите представление о том, что вы делаете с пространствами и терминалами. Всё, что вы делали до сих пор, было работой вслепую.

Вы обнаружите, что не можете попасть в организацию, не можете добиться, чтобы вами занялись, не можете оставаться внутри и не можете выбраться наружу!

Следовательно, вы приспосабливаете пространство и терминалы для работы с главной частицей, а затем для работы с менее значимыми частицами.

Вы придёте к решению, которое будет почти оптимальным.

Затем вы организуете это пространство и тренируете эти действия с терминалами.

После этого дела пойдут быстрее, а статистики повысятся.

Сейчас и только сейчас у вас есть ФОРМА ОРГАНИЗАЦИИ.

Она должна быть представлена в виде оргсхем, схем потоков и схем расположения терминалов (три совершенно отдельные вещи). Эти три схемы дают вам представление о форме организации.

Затем вы должны провести тренировки по КАЖДОЙ ИЗ ТРЁХ СХЕМ. Обычно это делается при помощи китайской школы.

Вы готовите направляющие формы.

А теперь, проводя ОШЛЯПЛИВАНИЕ, вы предоставляете каждому терминалу возможность контролировать его участок линии.

Затем терминалы будут взаимодействовать между собой, порождая необходимые потоки.

И если у вас хороший продукт и его желают приобретать, ваша организация будет процветать.

На самом деле именно это и имеют в виду, когда говорят о ФОРМЕ ОРГАНИЗАЦИИ.