Обязанность банковского администратора Флага состоит в том, чтобы сохранять поступающие средства, обеспечивать правильное и разборчивое оформление всего дохода в инвойсах организации и принимать, документировать и помещать в банк ежедневно именно ту сумму, которая указана в инвойсах.

Поэтому записи банковского администратора Флага должны всегда соответствовать записям отделения 3 и подтверждать их подлинность.

References:

Все ежедневные поступления в доход организации тщательно проверяются банковским администратором Флага, прежде чем он выдаст какой-либо инвойс о получении денег.

• HCO PL 29 Jan. 71 Rev. 27 Oct. 82 Finance Series 1R FLAG BANKING OFFICERS

Он тщательно сравнивает все цифры дохода организации за день, содержащиеся на ленте калькулятора, с теми, что указаны в её инвойсах. Он проверяет инвойсы на предмет их соответствия админу и разборчивости их заполнения. Он следит за тем, чтобы все копии любых аннулированных инвойсов были прикреплены степлером к подобранным по номерам их первым экземплярам в данной серии.

Затем он суммирует на печатающем калькуляторе чеки, прибавляет к этой цифре сумму наличности, а затем сравнивает итог с суммой средств согласно инвойсам.

Эти суммы должны совпадать в точности.

The FBO collects the cash from Div III.

Он проверяет чеки на предмет правильности указания даты и индоссамента и оперативно добивается внесения любых необходимых исправлений.

He verifies what he has received.

Затем БАФ выписывает свой инвойс на отдел 7, адресуя его «Начальнику отдела доходов» или «Кассиру» и называя точную сумму полученных денег.

He gives a receipt for it.

Он обеспечивает, чтобы в банковской форме о взносе депозита была указана точно такая же сумма, какой является итоговая сумма по инвойсаморганизации и какая указана в выданном им документе о получении денег.

He writes it all down in his records, making a total list of what the monies are.

Все поступления в доход организации кладутся затем на счёт № 1 финансового офиса.

He makes out a bank deposit slip.

He goes to the bank and he deposits the money in his FBO No. 1 Account.

Итак, все неакцептованные чеки приходят из банка к банковскому администратору Флага.

БАФ, получив неакцептованный чек, вносит его в дебет организации, используя МИНУС- ИНВОЙС той же серии, какую имеют выписываемые им инвойсы на те средства, которые он забирает ежедневно у организации.

Exec Council of the org passes on and finalizes its FP and hands it to the FBO who verifies it by production for himself.

Начальник отдела доходов или кассир организации в таком случае немедленно выписывает собственный МИНУС- ИНВОЙС, дебетуя счёт человека, который выдал этот чек. Копия такого инвойса предоставляется банковскому администратору Флага.

The FBO writes a transfer check from his FBO No. 1 Bank Account and just transfers the FP amount to the org’s bank account (Main Account).

Это позволяет организации избежать предоставления услуг, которые в действительности не были оплачены. В бухгалтерских книгах одной организации значилось более двадцати тысяч долларов, которые на самом деле были неакцептованными чеками, и эта сумма так и не была получена, однако всё ещё числилась в папках клиентов как деньги на их счету!

The org’s own officers are signatories on their own bank account.

The FBO and the Finance Enforcement Officer of the org are signatories on the FBO account. Where there is no Finance Enforcement Officer, the D/FBO or CO or ED are cosignatories.

Банковский администратор Флага должен теперь немедленно провести с неакцептованным чеком повторное действие по сбору средств. Он пишет на плательщика доклад о ЛОЖНОМ ДОКЛАДЕ и лично связывается с ним для получения нового чека или согласия этого человека на то, чтобы представить прежний чек в банк ещё раз и получить по нему деньги на счёт.

The FBO has a second bank account (FBO No. 2) to which he transfers money for management expenses.

БАФ заносит все записи о сборе средств на один лист бумаги и прилагает к нему все документы, которые имеют к этому отношение.

He transfers money from the first (FBO No. 1) account to SO (not org) reserves.

После того как БАФ получил средства по чеку, он выписывает инвойс на получение денег организацией и прилагает копию этого инвойса к своему отчёту о сборе средств в качестве подтверждения того, что сбор произведён. Затем эти документы подшиваются в файл.

The FBO keeps an invoice-disbursements system on his No. 2 Account.

Далее начальник отдела доходов или кассир организации немедленно выписывают собственный инвойс на ЗАЧИСЛЕНИЕ ДЕНЕГ с указанием «ПОЛУЧЕНО ПО НЕАКЦЕПТОВАННОМУ ЧЕКУ», и заносит средства на счёт этого человека в организации.

The FBO never spends any money out of his No. 1 Account. Money goes into it and is transferred out of it. Only transfer checks are drawn on it (to SO reserves or to Org Main Account).

Деньги, которые были получены по ранее неакцептованному чеку, БАФ кладёт в банк.

The FBO keeps enough float in his No. 1 Account to cover bounced checks. Checks bounce ONLY on that account.

The minute a check bounces or fails to clear, the FBO reports the drawer for false report and personally contacts him to establish whether the check should be represented or another check drawn.

Валовой доход, который сообщается в ИЦО, является всей собранной организацией суммой средств, причём неакцептованные чеки и собранные по неакцептованным чекам средства во внимание не принимаются.

This transaction does not go through the org Div III and is not entered on the org’s books. The org is left in the position of the customer’s friend. It is the FBO who is the customer’s devil.

Минус- инвойсы по неакцептованным чекам НЕ вычитаются из общей суммы недельного дохода, и средства, собранные по не акцептованным ранее чекам, также не вносятся сюда, так как они уже учтены в сумме дохода.

Div III collections have to do with collecting Qual credit invoices and advanced payments and any other credit advanced by the org.

Однако при расчёте скорректированного валового дохода сумма по неакцептованным чекам, полученным на этой неделе, вычитается из суммы дохода, а сумма средств, собранных по неакцептованным чекам, прибавляется к сумме скорректированного валового дохода.

FINANCE OFFICE (org name) NO. 1 ACCOUNT. Signatories: FBO of the org and Finance Enforcement Officer of the org as well as international officers. No org officers except as needed in the absence of the Finance Enforcement Officer and D/FBO. Transfers only. Requires both signatories.

На ленте калькулятора, отражающей подсчёт суммы инвойсов в отделении 3, не должны фигурировать инвойсы, выписанные на не акцептованные банком чеки, а также на те неакцептованные чеки, по которым впоследствии деньги были получены.

FINANCE OFFICE (org name) NO. 2 ACCOUNT. Signatories: FBO of the org, Finance Enforcement Officer of the org and international officers. No org officers except as needed in the absence of the Finance Enforcement Officer and D/FBO. Management expenses, no org expenses. Requires both signatories.

На ленте калькулятора, отражающей подсчёт суммы инвойсов, осуществлённый БАФ, эти инвойсы также не учитываются, но БАФ делает ещё одну ленту, где суммирует все эти неакцептованные чеки. Он делает также третью ленту, где суммирует все неакцептованные чеки, по которым деньги были получены на этой неделе.

ORG MAIN ACCOUNT. Receives only monies transferred from FBO Account No. 1, never from Cashier. Usual org signatories. The allocation received from the FBO goes into this account. All org expenses, salaries, etc., are paid from this account.

Банковские формы о взносе депозита для чеков, по которым повторно производится действие по получению денег на счёт, заполняются банковским администратором Флага отдельно, и эти формы специально помечаются, чтобы отличить их от дохода организации, который помещается в банк.

ORG RESERVE ACCOUNT. Receives any funds like building fund org is holding as reserves for the org as saved from allocations. Held by and signed on by the org officers.

Блоки инвойсов банковского администратора Флага хранятся в надёжном месте. Он содержит их в надлежащем порядке и предоставляет для аудиторских проверок.

HCO BOOK ACCOUNT. Used as per policy. Any monies belonging to it collected by FBO, into his No. 1 Account and transferred to HCO Book Account by him. Usual org signatories and D/FBO who is the holder of the checkbooks.

Было обнаружено, что большое число неакцептованных чеков в одной организации образовалось в результате взносов лиц, которые делали предоплаты за других.

Услуги часто продаются членам семьи и родственникам, и кто-то один производит оплату за нескольких или всех членов семьи.

Это происходит достаточно часто, и на совершенно законных основаниях.

Но кроме таких случаев, персонал организации не может подталкивать штатных сотрудников или публику к оплате за других.

Организации при сборе средств не могут договариваться ни с кем из публики или из персонала о том, чтобы они выписали временный чек на имя другого лица.

Время от времени студент или преклир организации предлагает произвести оплату за своего друга. В этом нет ничего плохого.

Но организации не могут подталкивать к этому или предлагать это.

Никогда.

Предоплаты получают за счёт энергичной работы по сбору средств от заинтересованных в получении услуг клиентов и других потенциальных студентов и преклиров.

Сущность такой работы заключается в записи человека на услугу, получении за неё взноса и в предоставлении услуги. (Неиспользование предоплат ведёт к возврату денег.)

Возврат денег за предоплату не проводится по минус- инвойсам, а осуществляется отделом 8.

Копия расходного ваучера, по которому дебетуется счёт человека из публики, помещается в файл, где хранятся счета этого человека.

Все средства, необходимые для таких возвратов, должны быть получены организацией со счёта совета по проверке претензий.

БАФ должен знать оргполитику в отношении возврата денег и требовать, чтобы она применялась точно и в полном объёме.

Пересмотрено при содействии Отдела технических исследований и компиляций ЛРХ