To save time and money and to increase understanding and ease of handling communications a precise cable designation system is necessary.

Внутриорганизационное послание – вещь простая. Если вы хотите, вы можете сохранить копию, но только один экземпляр (оригинал) уходит и возвращается.

Smooth HCO Communication depends upon close adherence.

Когда вы пишете послание, адресуйте его ПОСТУ, а НЕ определенному лицу. (Если этот человек изменит свой пост или уйдет с работы, а вы адресуете послание посту, то его получит новый сотрудник на этом посту; но если вы адресуете его определенному лицу, то если этот человек уйдет с работы, послание не смогут получить и обработать).

Пишите послание (содержащее информацию или уведомление) следующим образом:

All cable messages between and amongst HCO Offices must be consecutively numbered from each office.

Пример:

The numbers begin January first of any year and close December 31st at midnight. To begin the system start with the number at one.

After the cable number comes the Letter designation of the HCO Area office (as given below) so that the beginning of the text of a cable from Washington DC would be 344DC – 344 being the cable number and DC being Washington DC, the originator of the cable. Letters must not be the same for any two offices.

Начальник секции Снабжения (дата)_________

R – Cable personally originated by myself. The number preceding it is the date sent, e.g., 16R means originated on the 16th day of the month by myself.

WW – World Wide – International Executive Division. These are numbered consecutively.

Ваш заказ от... (сообщение).

(заключительное выражение вежливости)

UNITED STATES ………… US, NEW ZEALAND …………… NZ

UNITED KINGDOM ……… UK, AFRICA …………………….. AF

AUSTRALIA ………………. AU, FRANCE .........……………… FR

SAINT HILL ………………. SH, SEATTLE …………………… SE

LONDON ……………………. L, HAWAII ………………….. HAW

WASHINGTON, DC ………. DC, MELBOURNE ……………... ME

через Начальника отдела Коммуникаций (дата)________

LOS ANGELES ……………. LA, PERTH ………………………. PE

Секретарь Местного ОХС

NEW YORK ……………….. NY, SYDNEY …………………... SYD

MIAMI …………………….. MM, ADELAIDE …………………. AD

TWIN CITIES ……………... TC JOHANNESBURG …………. JB

Пожалуйста, проследите, чтобы... (приказ или запрос).

PORTLAND ………………. PRT, CAPETOWN ……………….. CT

(заключительное выражение вежливости)

DETROIT …………………. DET, DURBAN ………………….. DUR

AUSTIN …………………… AST, PORT ELIZABETH ………… PEL

AUCKLAND ……………….. AK, PARIS ………………………… PS

When a specific person is to be reached the message starts with that name, usually the shortest first name of the person in the receiving office or the hat to be reached is used. Example:

Получатель работает с посланием и хранит его у себя до тех пор, пока не справится с этим делом полностью. Если это дело требует нескольких дней или недель, вы можете сообщить об этом отправителю, указав, что вы разбираетесь с тем-то и тем-то и планируете закончить работу в течение такого-то времени – но сохраняйте оригинал послания у себя до тех пор, пока работа не будет выполнена, и затем верните оригинал отправителю, пометив «СДЕЛАНО». Не возвращайте оригинал с пометкой «С этим разбираются». Оригиналы возвращаются только с пометками «СДЕЛАНО» или «Не может быть сделано». Иначе коммуникация остается незавершенной.

Отвечая на послание, поставьте дату своего ответа. Послания пишутся от руки. Руководители, кроме Исп Секретарей, не должны отдавать секретарю печатать свои послания, за исключением случаев, когда это послание большого объема.

Persons sending cables should sign the cable with their name followed by the name of their post abbreviated. Example:

Цвета бумаги распределяется по отделениям следующим образом:

The final form of a message would be:

ОХС, Отделение 1 — золотая

ОХС, Отделение 2 — светло-розовая или фиолетовая

If the cable message is to a comm member designate the cable as per the Comm Member System.

Отделение 3 — темно-розовая

Отделение 4 — зеленая

When a message is replied to, the sending office designation is retained and a number giving consecutive times it has been used is added after the office letters of the sending office, such as:

Отделение 5 — серая

Отделение 6 — желтая

There is no reason to say 344DC1 because the 344DC is always "message one". When 344DC2 is replied to the next message becomes 344DC3.

Отделение 7 — коричневая[Цветовые отличия для Отделений по работе с Публикой

This is a vital action. We have several times had an office receive three or four cables all on the same subject each correcting the last and have been unable to determine even from the cable company which was the last message and therefore the correct one.

Отделение 8 — оранжеваядобавлены в соответствии с ИП ОХС 23 Мая 1969]

344DC as above would be answered from Saint Hill:

Отделение 9 — голубая или белая

Белая бумага также используется для писем в область деятельности, в коммерческие фирмы, для протоколов заседаний и собраний, для рукописей и исследовательских заметок.

Копии писем делаются на бумаге цвета того отделения, которое написало письмо.

Another cable, still concerned with the same books from DC would be:

Если у вас есть просьба, изложите ее письменно. Не ходите к человеку и не ожидайте, что он будет держать вашу просьбу в голове. Не предполагается, что сотрудник представляет свое тело, или свое тело вместе с посланием другому сотруднику, за исключением совещаний, которые сведены к минимуму. Немногие дела требуют беседы. С помощью посланий можно решить 99 процентов организационных дел.

meaning the Telex Operator was told to correct and did so. As 344DC is still available in the cable file the texts do not need long descriptions to continually identify the message or people involved. This means greater clarity and greater economy.

В Комм Центре находится лоток для каждого штатного сотрудника. На каждом лотке – бирка с именем сотрудника и ниже наименование его поста или постов. Каждый сотрудник отвечает за доставку своих собственных посланий в соответствующие лотки и за ежедневную выемку адресованных ему посланий. Не забывайте забирать адресованные вам послания по крайней мере дважды в день (один раз утром и один раз во второй половине дня – составьте себе расписание). И не позволяйте посланиям скапливаться в вашем лотке.

В больших организациях, наряду с Комм Центром, могут быть созданы и Комм Центры Отделений. В этом случае в общем Комм Центре может быть по одному лотку для каждого отделения плюс лоток для Л. Рона Хаббарда и лоток ИСХОДЯЩИЕ для писем внешним адресатам. Комм центр каждого отделения расположен в области работы отделения и содержит по лотку для каждого штатного сотрудника этого отделения плюс лоток для входящей и лоток для исходящей из отделения корреспонденции. Курьер ОХС, отвечающий за послания, доставляет их в лотки "входящие" отделений и забирает послания из лотков "исходящие" отделений и доставляет их в лотки общего комм центра. Секретарь секретаря отделения отвечает за распределение посланий из лотка "входящие" отделения по лоткам штатных сотрудников.

Cable messages must be meaningful. Don't let economy rob the meaning by too close wording for if the text arrives unclear, two more cables will be needed to explain it.

Example of Error

Будьте в курсе всех изменений постов. При изменениях в Орг Схеме изменяются и лотки Комм Центра. Всегда знайте, кто какой пост занимает, чтобы доставляя послание знать, в чей лоток оно пойдет. Если вы не уверены, сверьтесь с Орг Схемой.

Who is arriving? Where? So we'd have to send: –

Работайте с вашими посланиями ежедневно. Не позволяйте им заваливать вас. Когда кто-то направляет вам послание, дайте ему знать, что вы его получили. Не создавайте себе репутацию типа: «Я не решаюсь послать ему то-то и то-то посланием, потому что я не знаю, когда я получу ответ, и получу ли я его вообще». НЕ ДОПУСКАЙТЕ ТОГО, ЧТОБЫ АДРЕСОВАННЫЕ ВАМ СООБЩЕНИЯ БЫЛИ ПОХОРОНЕНЫ. Когда вы позволяете адресованным вам сообщениям (или письмам) скапливаться на вашем столе, вы в действительности перерезаете комм линии организации и тем самым урезаете свою зарплату.

meaning the telex operator and the recipient are in the dark. This would then have to be replied to with the text that should have been sent in the first place: –

Секретари, печатающие письма, всегда прикрепляют степлером копию ответа поверх входящего письма – не пользуйтесь скрепками для бумаг. Отвечая на письма, отвечайте на заданные вопросы. Давайте ту информацию, которую запрашивают. Используйте принцип постепенности. НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ БЕЗ ОТВЕТА ЗАДАННЫЕ ВОПРОСЫ. Если вы не знаете ответов, найдите их.

The two needless messages are nothing to sneeze at at the current cost of cables. Yet they become necessary because the sender failed to realize the text was inadequate.

Назначение сектора машинописи – печатать ответы на письма. Практически все внутриорганизационные послания могут быть написаны от руки: это позволяет не терять время на надиктовку этих посланий на пленку (когда вы можете написать их сами) и сберегает время машинистки для печатания ответов на письма. Поддерживайте общение с другими штатными сотрудниками и с нашими корреспондентами. Если вы не справляетесь надлежащим образом с адресованными вам посланиями, не отвечаете отправителю, то, как я сказал выше, вы урезаете свою собственную зарплату.

All Org cables are repeated in routine airletter despatches carrying the same numbers as the cable as confirmation that a cable was sent or a copy of the cable from the telex, with "Confirmation Copy" written along the top of it, is sent to the org concerned by airmail in the usual org mail.

[Замечание: Два более ранних выпуска от 8 Апр 58 и от 13 Дек 62 были в основе своей тем же самым выпуском, что и вышеприведенное Инструктивное Письмо с некоторыми изменениями, отражающими эволюцию Системы Коммуникаций и Орг Схемы.

Выпуск 13 Дек 62 был непосредственным переизданием выпуска 8 Апр 58 (как часть Серии Повторных выпусков (7)) – с незначительными изменениями, такими как включение приветствия в пример послания и добавление фразы в первом абзаце Лотки Комм Центра "(за исключением некоторых больших Организаций, где для этих целей есть Коммуникатор)" после предложения, в котором говорится, что каждый сотрудник отвечает за доставку и выемку своих посланий

[Note: SY for Sydney has been changed to SYD per by L. Ron Hubbard HCO P/L 25 June 1966; DB for Durban has been changed to DUR per HCO P/L 10 February 1969.]

[Note: This Policy Letter was cancelled on 11 April 1973 and replaced by HCO P/Ls 8 April 1973, How to Write a Telex, 9 April 1973, Telex Numbering, 10 April 1973, Org Designation System, 10 April 1973-1, Org Designation System Addition, and 15 April 1973, Telex Confirmation Copies, in the 1973 Year Book.]

[Note: When originally issued this P/L included Dispatch Briefing, deleted in the 4 Jan. '66 issue. It is included in this footnote as of interest in the evolution of Scientology Organizations.

The most basic form of written dispatches is given in the Central Org Color Flash and Dispatch system. These are numbered only if they are put into HCO lines between offices.

They are then given the next consecutive number of that office and so enter HCO lines numbered.

To enter HCO lines they are usually briefed on HCO color paper (orange) and numbered. In any event they are numbered. Sometimes they are briefed and cabled or telegraphed. But they are always numbered.

Dispatches when converted to airletter are handled as follows:

The original is numbered and held in a folder in a basket stack along with other dispatches being briefed on that date. Two copies are inserted behind the airletter. The airletter is started by the notation:

LA to L 613-619

(the dispatches included in the letter). The first dispatch is given its number and a briefed text –

613LA the text follows

614LA the text follows, etc.

One copy of this airletter is held in the folder for later files, one copy goes to the HCO Continental (or the continent of the originating office) and the airletter is mailed. No one is to use any lines but the HCO Communicator's lines in sending dispatches to me and only those things that are my personal business such as Washington dispatches and Advisory Council Reports are to be sent through the HCO Communicator's lines.

When this airletter arrives in London, it is presented to me as itself, but any message for another person is taken off of the airletter by the receiving HCO Communicator and put in the dispatch lines. When it is answered, the answer is added into the returning airletter dispatches.

The original airletter is presented to me in company with two airletters and one sheet and carbons so fixed that there is a carbon of anything written on the airletter.

The new airletter is as follows: 613LA2 Answered

614LA2 Answered, etc.

The answering airletters (one original and one a carbon) do not repeat text. The original of the answering is mailed airletter back to originating office. The carbon of the answering airletter is mailed to the HCO Continental office of the originating office. The orange carbon of the answering airletter is clipped to the original briefing airletter and held in London files.

The HCO Continental of rice has received a copy of the original brief airletter. When HCO Continental receives the answering carbon airletter it clips the two together, the dispatches and the answer, and is apprised of decisions and actions taken in and about area offices..

In any Continental office there is always also an area office. That the two are near together does not excuse failure to follow communication procedure as HCO Continental files will soon be wholly separate from area files and even when in the same town they will be in different buildings.

When any office originates airletters, this proce cure is followed except by HCO Continental offices where only the original and one orange copy are sent and the original and one orange of the answer are returned.]