Для того чтобы уменьшить движение рабочей нагрузки организации, необходимо:

1. Добиться, чтобы люди знали свои шляпы.

Чтобы в организации уменьшить движение и загруженность людей работой, нужно:

2. Доставлять конкретную услугу каждой шляпе, которой она требуется.

1. Добиться, чтобы люди знали свои шляпы.

3. Проверить, что все начальники в состоянии выполнить обязанности всех шляп, находящихся в их подчинении, а также знать оргсхему, функции, цели секторов, направления деятельности и текущие программы.

4. Убедиться, что все члены Персонала знают каждую шляпу в орг-ции.

Производительность в терминалах конечных результатов воспарит.

Объем работы у людей.

Производство, что касается завершенных циклов, невероятно увеличится. Объем работы упадет. Почему?

Почему так происходит?

Если все штатные сотрудники будут иметь склонность к тому, чтобы не предоставлять услуги, то количество людей и посланий возрастет по меньшей мере раз в пятнадцать, а объем производства спустится практически до нуля.

Если каждый член персонала находится на уровне отсутствия служебных обязанностей (не выполняет своих служебных обязанностей), численность и объем рассылаемой корреспонденции вырастут по крайней мере в 15 раз, а продуктивность уменьшится практически до нуля.

Посмотрите на это.

Давайте рассмотрим это.

Человек А идет к сотруднику Х за какой-либо услугой.

Тело А направляется к входящему в штат терминалу Х, чтобы устроиться на ту или иную службу.

Терминал Х говорит: «Я не могу вам заплатить, потому что финансовое планирование...».

Терминал Х говорит: ”Я не могу заплатить Вам, т. к. финансовое планирование .......”

Тогда человек А обращается к другому сотруднику, а тот ему говорит: «Требуется одобрение от Г».

Затем человек А звонит другому члену персонала, который отвечает ему: ”Требуется разрешение от G”.

Тогда человек А идет к Г, а ему говорят: «У нас нет под рукой списка, так что...».

Затем человек А идет к G, который говорит ему: ”У нас нет списка, чтобы вручить Вам, поэтому ...........”

Тогда человек А идет...

Затем человек А идет ...........”.

Где же производство? Зато есть огромный поток людей!

Где продукция?

Сотрудник Y получает послание от сотруднику Z, который отсылает его к...

Но присутствует большая численность персонала.

Тот отсылает его к ...

Официальное донесение направленно - получено членом персонала Y. Он направляет его члену персонала Z. Тот направляет его.............

Где же производство? Зато есть огромный поток посланий!

Где продукция?

Такая система, модная в большинстве бюрократических структур, даже имеет свое название. Она называется «система отфутболивания».

Но присутствует значительное движение корреспонденции.

Никто не предоставляет услуг. Ни одна ситуация не разрешается окончательно.

Подобная система, пользующаяся популярностью во многих бюрократических организациях, даже имеет собственное название. Ее называют “Далеко отсылающая система”.

Ни один не оказывает услуг. Ни одна ситуация не обрабатывается соответствующим образом.

Когда эта болезнь более или менее излечена, может появиться новая ситуация. Развивается сервисное факсимиле (которое человек использует, чтобы сделать других неправыми).

«Ты сделал это неправильно!», - раздается крик. Затем появляется требование переделать.

Когда это до некоторой степени исправлено, может развиться новая ситуация.

Это толкает организацию назад к «НЕ ДЕЛАЙ РАБОТУ, ИНАЧЕ ТЕБЕ БУДЕТ ОБЪЯВЛЕН ВЫГОВОР».

Развивается дублирование выполняемых обязанностей (некто имеет обыкновение внушать другим, что они ошибаются), раздается крик: ”Вы обращаетесь с этим неправильно”. Таким образом, возникает требование переделать.

И снова увеличивается движение частиц и снижается производство.

Это отбрасывает организацию назад - ничего не делайте или Вам сделают замечание.

Людей, которые знают свои шляпы с самого начала и предоставляют услуги, не приходится заставлять переделывать.

И снова происходит раздувание штата и снижение продуктивности.

Людям, знающим свои шляпы не понаслышке и выдающим продукцию, не нужно говорить переделать что-то.

Когда старший руководитель не знает всех шляп и относящихся к ним обязанностей, то он распределяет обязанности неправильно.

Он забирает у людей шляпы, которые были им даны. Результатом является отсутствие услуг.

Когда действующий руководитель не знает всех шляп и их обязанностей, он неправильно распределяет обязанности.

Когда руководитель знает все шляпы, оргсхему, функции подразделений и частей организации, а также текущие программы, то он правильно распределяет обязанности, и производство идет вверх, а движение частиц - снижается.

Это сбивает все водруженные шляпы.

В результате не выполняется ни одной обязанности.

Когда сотрудники отдела персонала не знают всех шляп, они распределяют обязанности неправильно. Некоторые известные мне военные организации довели это до уровня высокого искусства.

Когда действующий руководитель знает все шляпы, оргсхему, функции секторов, направление деятельности и текущие программы, он правильно распределяет и пред обязанности и продуктивность повышается, а численность штата падает.

Это увеличивает время, необходимое на обучение шляпам и на обучение на других курсах. Это увеличивает путаницу.

Это сокращает производство и усиливает движение частиц. Чтобы увеличить производство и уменьшить движение частиц, необходимо провести проверки всем сотрудникам отдела персонала по тем шляпам, которые они распределяют. Тогда они будут их знать.

Когда люди, входящие в штат не знают всех шляп, они неправильно распределяют работу. Насколько я знаю, некоторые военные службы довели это до совершенного искусства.

Это увеличивает кол-во действий по снятию и надеванию шляп и транжирит время. Это увеличивает неразбериху. Это уменьшает продуктивность и увеличивает объем движения.

Игра в «музыкальные стулья» внутри организации - частые перестановки с поста на пост, использование различных областей организации в качестве резервов персонала - приводит к сокращению услуг и, таким образом, к сокращению объема производства и увеличению движения частиц.

Способ увеличить продуктивность и сократить объем движения состоит в том, чтобы все люди входящие в Штат, носят все шляпы, соответствующие тем постам, к которым они приписаны. В этом случае они - знающие люди.

Существует скрытый метод игры в «музыкальные стулья». Ходите вокруг и спрашивайте людей, не хотят ли они перейти на другие посты. Это лишает их стабильности, заставляет их чувствовать, что они находятся на полпути между различными постами, уменьшает объем предоставляемых услуг, производства и увеличивает движение частиц.

Лень, странная экономия и недостаток мастерства при НАЙМЕ ПЕРСОНАЛА во всех случаях являются изъяном, лежащим в основе «музыкальных стульев».

Исполняя музыкальную игру в любой орг-ции - частые смены постов, использование зон деятельности орг-ции в качестве вотчины для персонала - служебная деятельность сокращается, поэтому продуктивность падает, а штаты раздуваются.

Решение проблемы - НАНИМАТЬ ПЕРСОНАЛ.

Это скрытый способ исполнения музыкальной игры. Пройдитесь кругом и расспросите людей, хотят ли они других постов. Это расстроит их, расположит их между двух стульев (заставить их разрываться между постами) и сократит служебную деятельность, производительность, а также раздует штаты.

Вероятно, можно изобрести и другие способы помешать предоставлению услуг и заставить всех работать как сумасшедших, но вышеописанные являются основными.

Ленивые и причудливые экономики, а также недостаток опыта в УКОМПЛЕКТОВАНИИ всегда являются оборотной сборной музыкальной игры.

Чтобы увеличить производство и уменьшить объем того, с чем нужно работать, жизненно важно выполнять следующее:

Ответ заключается в том, чтобы НАБИРАТЬ и НАНИМАТЬ.

А. Нанимать людей и ставить их на посты.

Возможно могут быть изобретены другие способы предотвращения изменений суеты и того, чтобы каждый работая как сумасшедший, но выше изложенные способы – основные.

Б. Обучать обязанностям их постов, обеспечивать изучение ими всей теории и прохождение всей практики, включая тренировки по посту.

Для того, чтобы повысить продуктивность и уменьшить объем выполняемых работ, жизненно важно, чтобы люди были:

В. Убеждать его предоставлять услуги, которые ожидается, что он будет предоставлять как сотрудник, занимающий данный пост.

А. Правильно подобраны и распределены по постам.

Г. Если это руководитель, то он должен быть хорошо осведомлен о шляпах своих подчиненных, об оргсхеме, функциях, а также целях подразделений и частей организации, а также о текущих программах.

Б. Были ознакомлены со своими шляпами и подготовлены для занимаемого ими поста, а также все теоретические, практические и соответствующие посту упражнения были выполнены ими.

Д. Помогать указателями, направлениями и формами, которые направляют публику, потоки работы внутри и вне организации по правильным маршрутам к надлежащим терминалам, которые выполнят все до единого надлежащие действия.

В. Подготовлены к тому, чтобы выполнять ожидаемые от них обязанности, соответствующие занимаемому ими посту.

Хотите повысить объем производства и снизить уровень загруженности? Тогда вводите в действие, вводите и вводите это инструктивное письмо!

Г. Хорошо осведомлены в качестве руководителей знающих шляпы своих подчиненных, оргсхему, функции и цели секторов, направление деятельности и текущие программы.

Д. Обеспечены знаками, руководствами и формами, для того, чтобы дать публике, внешний и внутренний корреспонденции правильные направления и терминалы, где взаимодействие произойдет с полноценным конечным результатом.

Хотите увеличить продуктивность и уменьшить рабочую нагрузку?

Применяйте, применяйте и применяйте это Инструктивное Письмо!