(In 1965, when this policy letter was originally written, it was the Advisory Council’s hat to do financial planning. At that time the Advisory Council consisted of the senior executives of the org. Later, with the introduction of the seven div org board, what was the Advisory Council became the Exec Council and the Div Heads Council took on the name of Advisory Council. With the introduction of this change, some staff mistakenly thought that the final org responsibility for financial planning became the territory of the div heads which would, of course, be impossible as it is the Exec Council who are held responsible for the solvency of the org as is clearly expressed in HCO PL 21 Dec. 1966, Issue II, EXECUTIVE COUNCIL. The real datum is that the Exec Council is responsible for financial planning and acts on the advices of the Ad Council and in turn the Ad Council gets advised by the heads of departments.

Ссылки:

(References:

• ИП ОХС от 31 окт. 1982 Серия «Финансы», 30 ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

• HCO PL 31 Oct. 82 FINANCIAL PLANNING — RESPONSIBILITY FOR

«Финансовое планирование» означает способ обращения с деньгами и активами организации, имеющий целью поддерживать превышение дохода над расходами.

Financial planning means: how to handle the money and assets of an org so as to maintain outgo below income.

Шляпу по осуществлению финансового планирования в конечном счёте носит исполнительный совет, так как именно он отвечает за успех деятельности всей организации.

The financial planning hat, in the final analysis, is worn by the Executive Council, as theirs is the responsibility for the successful conduct of the org as a whole.

В этом ему помогает рекомендательный совет, чья ответственность заключается в оказании помощи исполнительному совету в составлении плана, направленного на достижение платёжеспособности организации, и в предложении исполнительному совету разумных и способствующих выживанию идей по получению дохода, а также по работе с доходами и активами организации. Рекомендательный совет, в свою очередь, получает предложения от начальников отделов.

In this, it is assisted by the Advisory Council, whose responsibility is to assist the Executive Council in planning for the solvency of the org and to propose to the Exec Council sane and prosurvival handlings for its income and assets. The Ad Council, in turn, is advised by the heads of the departments.

Как только исполнительный совет рассматривает и утверждает финансовое планирование, оно направляется банковскому администратору Флага для утверждения ассигнований. Окончательное утверждение ассигнований – это шляпа БАФ, и он может утвердить их в том виде, в котором они были предложены, уменьшить или увеличить их в соответствии с оргполитикой, изданной в серии «Финансы», чтобы ассигнования привели к повышению дохода и производства. При выполнении этого действия БАФ может не принимать во внимание предложения исполнительного совета – его решение окончательное. Если исполнительный совет надлежащим образом выполняет свои обязанности по финансовому планированию и добивается от организации необходимого дохода и ожидаемого производства, БАФ просто убеждается в этом сам, проверяет, верны ли суммы затребованных ассигнований, а затем переводит утверждённые ассигнования на счета организации.

Once the Exec Council has reviewed and approved the financial planning, it is then forwarded to the FBO for approval of the allocation. Final authority for the

Действия по финансовому планированию заключаются в следующем:

allocation is the hat of the FBO and he may approve it as proposed, lower it or raise it in accordance with the policies issued in the Finance Series to ensure that his allocation will result in increased income and production. In exercising this authority the FBO may override the proposal of the Exec Council and his decision is final. Where an Exec Council is seen to be properly wearing its financial planning hat and is getting the required income and production expected from the org, the FBO would simply verify this for himself and verify that the allocation requested is correct and then transfer to the org the approved allocation.

1. Планировать доход. Финансовое планирование усиливает действия по маркетингу, продвижению, продажам и предоставлению тех услуг, которые принесут доход.
   Это первый шаг, поскольку перед тем, как доход может быть потрачен, он должен быть заработан.

The actions of financial planning are as follows:

1. Income planning. This is planning which forces in marketing, promotion, sales and delivery which will result in income.

It is the first step in the sequence as income must be made before it can be spent.

2. Ensuring that Financial Planning Program No. 1 is done for the org and maintained. (Ref: HCO PL 28 October 1982, FINANCIAL PLANNING PROGRAM NO. 1.)

3. Directing the outlay of funds necessary to execute its planning, in alignment with HCO PL 19 Mar. 71R, Issue II, Finance Series 7RA, BEAN THEORY — FINANCE AS A COMMODITY.

4. Directing the payment of bills.

5. Directing any necessary delay in the payment of certain bills.

6. Handling finances in accordance with “dateline paying” as covered in an early policy letter.

7. Setting limits on the purchase orders that may be signed.

8. Preventing divisions or departments in Emergency from buying any but essential promotional supplies or postage.

9. Adjusting payrolls.

10. Setting limits on pay, overtime or bonuses and all authorizations for pay, overtime or bonuses.

11. Reviewing prices, to ensure all the org’s services are priced and priced properly and where any adjustments are needed, getting authorization for such from top management. (Prices may not be set locally in orgs without top management authorization.)

12. Directing any transfers of funds.

13. Deciding upon any large purchases.

Все дела, затрагивающие финансовое здоровье организации, должны рассматриваться и утверждаться исполнительным советом и одобряться БАФ.

14. Authorizing the sale of any equipment or property.

15. Passing upon prices offered for any equipment or property.

В то время как общее финансовое планирование для целей платёжеспособности организации, которое должно проводиться с расчётом на средний промежуток времени (как при выполнении программы финансового планирования № 1 и любых других программ, рассчитанных на более длительный промежуток времени и соответствующих какому-либо стратегическому планированию для организации), непосредственная работа с доходом организации и её активами проводится еженедельно.

Any matter affecting the financial health of the organization has to be passed upon or planned by the Executive Council and authorized by the FBO.

Еженедельное ФП проводится каждый четверг вечером и является жизненно важной частью заседания исполнительного совета, которое проводится по итогам прошедшей недели. Исполнительный совет направляет завершённое финансовое планирование банковскому администратору Флага для окончательного утверждения.

Поэтому все три главных сводки, которые всегда требовались для проведения стандартного ФП (ежемесячная сводка счетов к оплате, ежемесячная сводка банковских счетов организации и сводка возможных поступлений в доход по долговым распискам), требуются и сейчас. Они отражают информацию за весь месяц, но для проведения еженедельного ФП их, кроме того, необходимо еженедельно обновлять, внося последние изменения.

While overall financial planning for the solvency of the org must exist in medium- range form, as in Financial Planning Program No. 1 and in other longer range programs which align with any strategic planning for the org, the immediate handling

of the org’s income and assets is done on a weekly basis.

Секция расходов предоставляет сведения, без которых невозможно провести финансовое планирование.

The weekly financial planning is taken up each Thursday night after the week’s end and is a vital part of the Executive Council meeting for that week. From the Executive Council the completed FP goes to the FBO for his final approval.

Вот краткий перечень сведений, которые необходимы для проведения финансового планирования:

Thus the three major summaries which have always been required for standard FP (the Monthly Bills Summary, Monthly Accounts Summary and Income Note Collections Summary) are still required and made up in monthly format, but they must also be updated weekly for the weekly FP.

Секция расходов помещает все поступающие счета к оплате в файлы расходов. Заказы на приобретение также помещаются в эти файлы (как только осуществляется какое либо приобретение). (См. ИП ОХС от 2 марта 1965 «Помещение заказов на приобретение в файлы».)

Повторяющиеся счета и заказы на приобретение складываются в папку, заведённую для сбора материалов на каждую компанию, чьими услугами организация пользуется регулярно. Счета и заказы на приобретение, оплачиваемые один раз, помещаются в отдельную папку за один месяц.

The Disbursement Section furnishes the data without which financial planning is impossible.

Секция расходов сделала размножаемую на мимеографе форму. Это ежемесячная сводка счетов к оплате.

A short summary of the data required for financial planning is as follows:

Данная форма содержит название каждой компании, с которой организация имеет дело, а также пустые строки, с тем чтобы можно было добавлять названия новых компаний в алфавитном порядке.

The Disbursement Section files every bill received in the disbursement files. It also files every purchase order in these files (once the purchase has been made). (Ref: HCO PL 2 Mar. 65, PURCHASE ORDER FILING.)

Эта форма состоит из четырёх колонок. Первая колонка – название компании, которой должны какую-либо сумму. Вторая – общая сумма денег, которую организация должна этой компании. Третья – сумма, которая просрочена. Четвёртая колонка – месяц, когда это счёт был просрочен.

Those bills that are repetitive and purchase orders that are for materials from companies from whom goods or services are ordered regularly are filed in folders under the company name. The one-time bills and the one-time purchase orders are filed in a loose folder for a single month.

Все счета к оплате помещаются в файлы по поступлении. Их не хранят отдельно. Их помещают в папки. Это важно. Никто не должен оплачивать эти счета сразу по их получении, так же как и не должен их накапливать. Счета к оплате следует быстро помещать в файлы.

The Disbursement Section has made up a mimeographed form. This is the Monthly Bills Summary.

После этого папки берутся по порядку и составляется ежемесячная сводка счетов к оплате. Счета из каждой папки проверяются на правильность их оформления, приводятся в порядок и заносятся в ежемесячную сводку счетов к оплате. Заказы на приобретение, по которым была сделана покупка, но по которым никакого счёта ещё не поступало, должны быть помещены в файл. Кроме того, информацию о том, что эти деньги мы должны, нужно занести в ежемесячную сводку счетов к оплате, поскольку (независимо от того, поступил счёт или нет) эти деньги являются нашим долгом.

This form has the name of each company with which the org does business plus adequate blanks after each alphabet letter for new companies to be added.

Эта система терпит неудачу из-за того, что заводится слишком много папок.

This form has four columns. The first column is the company owed. The second column is the grand total of money owed that company. The third column is the amount that is past due. The fourth column is the month since when the bill has been past due.

Папка заводится только на постоянного кредитора, то есть на того, с кем организация имеет дело постоянно, например на компанию, которая предоставляет нам электричество, на того, у кого мы арендуем помещение, и на компанию, у которой мы заказываем бумагу, и т.д. Счета к оплате, поступающие от нерегулярного кредитора, и заказы на приобретение для их оплаты помещаются в папку нерегулярных счетов к оплате за данный месяц.

All bills are filed on arrival. They are not kept out and entered. They are filed in the folders. This is important. No one must pay bills just taken from the post [mail] and saved up. They are promptly filed.

Каждый раз, когда составляется ежемесячная сводка счетов к оплате, следует снова просматривать папки нерегулярного кредитора за предыдущие месяцы, содержащие неоплаченные счета и использованные-но-всё-ещё-неоплаченные заказы на приобретение, и добавлять данные из них в эту сводку.

Then one takes the folders one by one and makes up the Monthly Bills Summary. As each folder is taken up, the bills are examined for correctness, straightened up and entered in the Monthly Bills Summary. Purchase orders where the purchase has been made but no statement has yet come in must also be filed and entered on the Monthly Bills Summary as, statement or no, this money is owed.

Благодаря этой сводке становится ясна общая сумма (сумма за весь месяц), которую должна выплатить организация. Таким образом, существуют сводки за каждый месяц.

The way the system breaks down is to make up too many folders.

Хотя эта сводка готовится и используется в форме месячной сводки, обновлять её необходимо каждую неделю, чтобы те, кто имеют дело с финансовым планированием, имели точную картину по счетам к оплате.

Only a repeating creditor rates a folder. One the org does business with routinely like the light company, the landlord, the paper company, etc. The occasional bills and the activated purchase orders for the occasional creditor go into the occasional bills folder for the month.

Ежемесячная сводка счетов к оплате с обновлённой информацией на данную неделю, должна быть в распоряжении исполнительного совета, с тем чтобы тот мог провести в четверг вечером совещание, в ходе которого проводится и ФП.

Each time a Monthly Bills Summary is made up, the occasional folders for past months containing unpaid bills and used but not-yet-paid-for purchase orders are gone through again and added to the statement.

The statement for one month complete, then tells one the total monies owed by the org for that month. Thus there is a statement for each month.

Секция сверок банковских выписок, которая находится в отделе документации, активов и материальной части, составляет документ, в котором отражено сколько денежных средств на банковском счёте, и в который внесены самые последние изменения. Он делает это одновременно с подготовкой ежемесячной сводки счетов к оплате.

While this is made up and used in a monthly format, it must now be updated weekly in order to provide an accurate picture for those handling financial planning.

Эта секция (одновременно с составлением ежемесячной сводки счетов к оплате) осуществляет сверку всех банковских выписок, скрепляет с корешками все оплаченные чеки – короче говоря, убеждается, что нет никаких банковских ошибок и упущений.

The Monthly Bills Summary, updated for the week, is due in the hands of the Executive Council for the weekly Thursday night Executive Council meeting which includes FP.

Затем подготавливается ежемесячная сводка банковских счетов организации, показывающая, какая сумма находится на каждом банковском счёте. Её также размножают на мимеографе в виде бланка с указанием названий используемых банков, неоплаченных чеков и т.д. Помимо этого в ней содержатся сведения об общем количестве денег организации в каждом из банков.

В этой форме есть также раздел, посвященный просроченным займам, которые организация должна оплатить.

The Bank Reconciliation Section of the Dept of Records, Assets and Materiel makes up the latest bank records of monies on deposit concurrent with the Monthly Bills Summary.

Форма ежемесячной сводки банковских счетов организации, однажды составленная, пополняется последними сведениями и подаётся на рассмотрение исполнительному совету каждый четверг вечером для проведения финансового планирования.

This section (concurrent with the Monthly Bills Summary) reconciles all bank statements, tapes all canceled checks on their counterfoils and in short makes certain there are no bank errors or omissions.

A Monthly Accounts Summary is then prepared showing the amount in each bank account. This too is a mimeographed form showing the names of the banks used, checks outstanding, etc. It also carries a total sum of monies in the bank.

Секция денежных сборов в отделе доходов представляет исполнительному совету форму под названием «Сводка возможных поступлений в доход по долговым распискам».

This form also carries a section devoted to loans outstanding that the org must

Эта форма содержит сведения о денежных суммах, которые можно собрать по долговым распискам и просроченным долговым распискам, а также о том количестве денег (по долговым распискам), которое пока явно не может быть получено. Суммы складываются, и получается общий предоставленный организацией кредит.

pay.The Monthly Accounts Summary form, once made out, is then updated weekly and submitted to Executive Council on Thursday night for their financial planning.

В этой форме указывается сумма платежей, поступивших за прошедший месяц (с первого по последнее число месяца).

В ней приводится количество уведомлений о состоянии счёта, разосланных по почте должникам за только что закончившийся месяц.

The Collections Section of the Department of Income submits to the Ad Council a form called the Income Note Collections Summary.

В ней приводится количество людей с просроченными долговыми расписками, которые ещё не передали начальнику отдела клирования и не послали внештатным сотрудникам.

This form carries an amount for cash collectible from notes (possible to collect) and a cash collectible from notes past due and the amount of notes that are apparently uncollectible. The total is added into grand total of Credit Advanced.

Сводка возможных поступлений в доход по долговым распискам еженедельно приводится в соответствие с текущими данными. Эта сводка вместе с ежемесячной сводкой счетов к оплате и ежемесячной сводкой банковских счетов организации вовремя предоставляется исполнительному совету каждый четверг вечером для проведения еженедельного финансового планирования.

It gives the total of payments received during the month past (the 1st to the last day of the month).

It gives the number of statements mailed in the month just past.

Первое действие исполнительного совета – подготовить и размножить на мимеографе три вышеописанные формы.

It gives the number of persons with overdue notes who have been handed over to the Director of Clearing and passed on to field staff members.

Второе действие исполнительного совета – убедиться в том, что бухгалтерия настолько хорошо организована, что способна составлять эти формы без затруднений, что файлы бухгалтерии организованы таким образом, что это позволяет сделать сказанное выше; тогда же исполнительный совет должен убедиться в том, что существует персонал для ведения этих файлов.

The Income Note Collections Summary is then updated weekly and, along with the updated Monthly Bills Summary and Monthly Accounts Summary, is placed in the hands of Executive Council on Thursday night in time for the weekly financial planning.

Третье действие исполнительного совета – убедиться в том, что ответственные за составление форм знают это инструктивное письмо и другие инструктивные письма по этому вопросу.

Четвёртое действие исполнительного совета – убедиться в том, что он получает надлежащие формы, данные в которых еженедельно обновляются и которые готовы для использования на финансовом планировании.

The first action of the Executive Council is to prepare and get mimeographed the three forms described herein.

Пятое действие исполнительного совета (это действие, которое он выполняет постоянно) – неизменно убеждаться в том, что сведения в данных формах точны, соответствуют действительности, не содержат обобщений и «грубых подсчётов».

The second action of the Executive Council is to make sure the Treasury Division is so organized as to be able to make out the forms provided easily, that their files are so arranged as to do so and that personnel exists to do them.

Шестое и наиболее важное действие, выполняемое еженедельно, – планировать финансы на основе описанных выше трёх отчётов и ограничивать количество заказов на приобретения, численность персонала и всего, что необходимо, чтобы достичь «доход больше, чем расход» и добиться платёжеспособности организации или же сохранить её.

The third action of the Executive Council is to make sure the persons making up the forms know this and other pertinent policy letters.

Завершив работу над финансовым планированием, исполнительный совет направляет ФП банковскому администратору Флага для окончательного одобрения.

The fourth action of the Executive Council is to make sure that it receives the proper forms, updated each week and ready for use in financial planning.

The fifth and continuing action of the Executive Council is to make sure routinely the forms are accurate and actual and not generalized or “roughly estimated.”

Действия исполнительного совета по назначению состояний отделениям на основе главных статистик отделения, его действия по приведению в порядок отделений, находящихся в состоянии Чрезвычайного положения, по укреплению состояний Изобилия и по введению действий по продвижению согласно ИП ОХС 20 ноября 1965ПБ I «Действия организации по продвижению» приведут к тому, что доход будет расти.

The sixth and most important action each week is to plan financially on the basis of the three reports and set limits or restraints on POs or personnel numbers or whatever is necessary to achieve “outgo less than income” and get or keep the org solvent.

Гораздо важнее поддерживать рост дохода, нежели экономить деньги за счёт ограничений финансового планирования. Формула состояния Чрезвычайного положения на самом деле утверждает, что сначала идёт продвижение, а затем – экономия. Продвижение идёт в первую очередь.

Upon completion of the financial planning, the Executive Council forwards the FP to the FBO for final approval.

Но экономия тоже жизненно важна. Экономия осуществляется исходя из дохода.

Когда доход сильно падает, исполнительный совет просто ставит крест на всех заказах на приобретение кроме тех, которые жизненно необходимы для продвижения. (Отделения в состоянии Чрезвычайного положения иногда склонны требовать чрезмерно дорогие или неразумные приобретения.)

The Executive Council’s actions of assigning conditions to divisions on the basis of the gross divisional statistic and actions in straightening up divisions in Emergency, strengthening Affluences and pushing standard promotion as per HCO Policy Letter 20 November 1965R, will keep income up.

It is more vital to pressure income up than to save money by financial planning restrictions. The Emergency Formula places, rightly, economy after promotion. Promotion comes first.

Для линии подписания чеков необходимы все три указанных выше отчёта (в том виде, в каком они в последний раз были подготовлены), а также лента со списком сумм по всем оплаченным с того времени чекам.

But economy is also vital. It is handled in relation to income.

Следовательно, изданная ранее оргполитика в отношении подписания чеков теперь требует двух других ежемесячных отчётов, также как и ряд других уже названных вещей.

When income is far down, the Executive Council simply shuts off all but promo- tionally vital POs.

К этой оргполитике добавляется также то, что лицо, полномочное подписывать чеки, прежде чем подписать чек, должно получить на руки последние приказы одобренного финансового планирования.

Where a division is in Emergency the Executive Council shuts off all POs except those vital to promotion in that division. (The tendency of a division in Emergency is sometimes to demand extravagant or unwise purchases.)

Очень легко спутать линию подписания чеков с линией финансового планирования.

Они, тем не менее, совершенно разные.

The check-signing line contains all three of the above reports as of the last time they were prepared and a tape of all checks paid since.

Любой чек подписывается только после того, как финансовое планирование проведено и одобрено, и тот, кто подписывает чек, должен иметь перед собой все отчёты финансового планирования и принятые на нём решения.

Check-signing policy as already released thus requires the other two monthly reports as well as the other items specified.

Подписание чека является следующим после ФП действием и является результатом принятых на финансовом планировании решений.

To that policy, also add, that a check signer must, to sign a check, also have before him the last issued orders of the approved financial planning.

Оплачивается только то, что разрешило оплатить финансовое планирование, и только в таком размере, в котором им указано.

It is very easy to confuse a check-signing line with a financial planning line.

They are, however, completely different.

После того, как финансовое планирование определило, что оплатить, а что нет, отдел расходов оформляет чеки и передаёт их лицам, полномочным их подписывать.

One signs any check only after financial planning has been done and approved and with the total reports of financial planning and decisions taken, before one.

Чеки, которые подписывают на этом этапе, подписывают на основании того, что еженедельно одобряет финансовое планирование, например: «Франкировальная ма шина может быть оплачена на следующей неделе, а также выплачены комиссионные ВНС и выделены деньги на мелкие расходы в размере до ___________». Это, будучи частью протоколов финансового планирования, составляемых на каждом совещании, представляет собой указания, на основе которых еженедельно подготавливаются, подаются на подпись, подписываются и оплачиваются чеки.

Check signing is a secondary action and is the result of financial planning decisions.

One pays only what financial planning has okayed to be paid and how.

Если все изложенные выше действия не будут выполняться, организация на самом деле не сможет процветать, будет иметь плохую репутацию и в целом будет испытывать неприятности.

Доход необходимо получать. Доход получают благодаря планированию дохода и благодаря требованию получить доход, а также за счёт того, что отделения выпол няют свои действия по продвижению услуг и поддерживают рост статистик. Механизм такой: работа с главными статистиками отделений, назначение состояний, проведение расследований, назначение состояния Чрезвычайного положения тем отделениям, которые действительно в нём находятся, и укрепление тех действий, которые приводили к Изобилию. Всё это осуществляется посредством личных инспекций, проводимых членами исполнительного совета. Это первое действие исполнительного совета по назначению состояний отделениям. Иногда, если отделение слишком долго находится в Чрезвычайном положении, исполнительный совет должен распорядиться о проверке кейсов персонала этого отделения на Е-метре, так как наверняка присутствует ПЛ.

When financial planning indicates what to pay or not to pay, Disbursement makes up the checks and sends the lot to check signers.

На финансовом планировании вы защищаете то, что вводите в действие, исходя из изложенного выше.

Checks signed during the period are signed as authorized by financial planning each week, such as “Franking machine, FSM commissions and petty cash up to may be paid in the coming week.” This, part of the financial planning minutes of each meeting, is the guide by which weekly checks are made up, submitted to signers, signed and sent.

Лица, полномочные подписывать чеки, и лица, полномочные одобрять заказы на приобретения, не обязательно должны быть членами исполнительного совета, но независимо от того, являются ли они таковыми или нет, они полностью руководствуются последними утверждёнными директивами финансового планирования.

Директива, содержащая недельное финансовое планирование, издаётся (в качестве местной исполнительной директивы) сразу же после того, как ФП окончательно утверждено. В ней прописными буквами указывается неделя и то, что речь идёт о финансовом планировании на эту неделю, например: «ФИНАНСОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ НА НЕДЕЛЮ ___________».

Unless all these actions are done, an org cannot in fact prosper, has poor credit and is generally upset.

ФП – это второе действие исполнительного совета, связанное с назначением состояний отделениям.

One has to get in the income. That is done by income planning and demand, and by making divisions do their proper promotions and keep their statistics up. The mechanism is gross divisional statistics, assignment of conditions and investigating and putting right, divisions in Emergency and strengthening the actions that have brought about Affluences by Executive Council personal inspection. This is the first part of Executive Council assignment of conditions to divisions. Sometimes, where a divisional emergency is continued too long, the Executive Council has to order an E-Meter and case survey of its personnel as an SP is surely about.

В этой директиве освещается и долгосрочное финансовое планирование. Это долгосрочное планирование не имеет обязательной силы и часто меняется в зависимости от текущих событий. Это руководство, на основе которого другие руководители могут что то предварительно планировать.

In financial planning one safeguards what one gets in as described above.

Check signers and PO signers are not necessarily Executive Council members but, whether they are or not, are governed entirely by the last approved financial planning directive.

The financial planning directive of the week is issued promptly after the FP is finally approved, as a local Executive Directive, with the week and financial planning of it in caps, such as: FINANCIAL PLANNING FOR THE WEEK OF

Financial planning is the second part of the Executive Council assignment of conditions to divisions.

Long-range planning also appears on this directive. This long-range financial planning is not binding and is often changed in view of current happenings. It is a guide by which other executives can tentatively plan.