Существуют три типа папок, постоянно закрепленных за каждым штатным сотрудником ОХС или Центральной Организации.

Первая – шляпная папка. Она должна включать в себя только описание шляпы и выпущенные инструктивные письма, прямо относящиеся к посту сотрудника.

Вторая – техническая папка, в которую помещаются все выпущенные технические бюллетени. Их никогда нельзя помещать в шляпную папку.

Существует три вида папок, постоянно закреплённых за каждым сотрудником, работающим в ОХС или центральной организации.

Третья папка – организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека только потому, что он является штатным сотрудником.

Первая – шляпная папка. В ней должны быть только описание шляпы и те документы по организационной политике, которые относятся непосредственно к посту человека.

Эти папки имеют следующие цвета для информативности и быстрого поиска:

Вторая – техническая папка, в которую помещаются все технические бюлле тени по мере их выхода. Их никогда не кладут в шляпную папку.

• Шляпные папки – синие

Третья папка – организационная. В эту папку помещаются все бюллетени и инструктивные письма, которые относятся к работе человека лишь потому, что он является штатным сотрудником.

Чтобы вам было легче работать с этими папками, и для вашего сведения, они имеют следующие цвета:

• шляпные папки – голубого цвета,

Ответственность за поддержание папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.

Необходимо всегда иметь под рукой в шляпной папке все описания и инструктивные письма, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Это делается главным образом для того, чтобы поддерживать структуру организации описанной и в порядке и чтобы сотрудник мог обращаться к ним за информацией. Наличие полной шляпной папки в вашем столе, пока вы отсутствуете, также дает большое преимущество: пока вы в отпуске, другой сотрудник может просмотреть ваши обязанности и функции и выполнить их. Более того, когда кто-нибудь получает повышение или меняет должность, всегда какие-то мелочи и кусочки теряются, и если всех этих кусочков нет в шляпе, новый сотрудник на посту нуждается в постоянном руководстве со стороны того, кто на этом посту работал.

Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для персонала никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ее уже невозможно использовать для быстрого поиска информации. Это разрушит сам замысел шляпной папки и для самого штатного сотрудника и для того, кто его может временно заменить.

Ответственность за поддержание этих папок в порядке лежит непосредственно на самом сотруднике.

Письма и инструкции, регулирующие сам факт бытия штатным сотрудником, такие как правила и инструкции ОХС или этой организации, график работы и расписание для различных дел, все помещаются в папку штатного сотрудника. Она не должна включать никаких технических материалов.

Вы всегда должны иметь под рукой в шляпной папке все описания и документы по оргполитике, которыми вы руководствуетесь в своей работе. Делается это главным образом для того, чтобы сведения о структуре организации сохранялись упорядоченно, в письменном виде и чтобы вы могли в любой момент обращаться к ним за информацией. Кроме того, если в вашем столе лежит шляпная папка, в то время как вас нет на месте, то это принесёт свою пользу: пока вы в отпуске, ваши обязанности и функции может посмотреть и выполнить кто то другой. К тому же, когда вас повышают по службе или вы переходите на другой пост, какие то частички вашего поста всегда теряются (если только все эти частички не находятся в шляпе), и тогда тот, кто только заступает на этот пост, нуждается в вашем постоянном руководстве.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, даже собственные заметки по техническим аспектам того, как поддерживать свою работу в порядке, должны содержаться в отдельной технической папке, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится очень ценной для каждого.

Случайные послания, технические бюллетени, бюллетени общего характера для штатных сотрудников никогда не помещаются в шляпную папку. Иначе папка настолько утолщается, что ею становится невозможно пользоваться, когда есть необходимость быстро найти информацию. В таком случае шляпная папка не пригодна для использования по назначению ни для самого сотрудника, ни для того, кто мог бы на время заменить его на посту.

Письма и положения оргполитики, в которых содержится информация, которой вы руководствуетесь как штатный сотрудник, такая, как правила и положения, принятые в ОХС или в организации, график работы, время выполнения тех или иных дел – всё это хранится в папке штатного сотрудника. В неё не должны включаться никакие технические материалы.

Именно так мы поддерживаем в порядке наши посты, должности и функции – как в ОХС, так и в Центральных Организациях.

Все технические бюллетени, инструктивные письма и другие технические материалы, и даже собственные заметки относительно технической стороны того, как должным образом вести дела на посту, помещаются в техническую папку, которая, по мере того как в ней накапливаются материалы, становится поистинне бесценной.

Эти три типа папок хранятся в столе, под рукой и из бумаг только их разрешается там хранить. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оседать в столе.)

Следовательно, именно таким образом мы содержим в порядке свою работу, свои посты – как в ОХС, так и в центральных организациях.

Если вы содержите эти три типа папок в порядке, у вас есть быстрый способ проверить все стороны вашей работы и все инструкции, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, можно разбить свою работу на отдельные части, когда объем поста становится слишком большим, потому что у вас есть написанные точные инструкции для передачи новым помощникам.

Эти три типа папок хранятся под рукой, в столе, и из бумаг только их и разрешается там держать. (Никогда не позволяйте посланиям или сообщениям исчезать с линий и оказываться в вашем столе.)

Если у нас нет некоторых видимых описаний наших постов и функций, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, что, как известно, приносит хаос в организацию, не говоря уже об огромном количестве дополнительной работы и ИСР для ее персонала.

Если вы содержите эти три папки в порядке, вам не составит труда всесторонне изучить свою работу и все документы по оргполитике, относящиеся к ней. Если у вас есть эти папки, то вы можете сделать многое. Например, что является немаловажным, разделить свои обязанности на составные части, когда объём работы станет слишком большим: у вас будут описания с точными инструкциями для передачи своим новым помощникам.

Давным-давно мы обнаружили, что старая «организационная схема» не соответствует нашим сложным функциям и действиям. Мы также обнаружили, что память – это неадекватное средство надзора за постами и функциями.

Если мы не будем иметь под рукой записи о наших постах и функциях, мы можем легко запутаться в линиях и действиях, а это, как известно, вносит хаос в организацию, не говоря уже о дополнительной работе и дев-ти для её персонала.

Рекомендуется уделять внимание и заботиться об этих трех типах папок.

Мы давно уже знаем, что старая «организационная схема» не подходит для наших сложных функций и действий. Мы знаем также, что одной лишь памяти не достаточно, чтобы руководить постами и следить за исполнением функций.

Рекомендую уделять внимание этим трём типам папок и заботиться о них.