Цель коммуникационной системы ОХС: перемещать на высокой скорости коммуникационные частицы ОХС и получать их, чтобы помогать добиваться выполнения работы.

Purpose of HCO Comm System. To speed and receive the comm particles of HCO to help get the work done.

Коммуникационная система офиса ОХС находится под контролем комму никатора ОХС.

The Comm System of an HCO Office is under the command of the HCO Communicator.

Существование коммуникационной системы ОХС зависит от наличия надле жащего коммуникационного центра вроде коммуникационного центра МАСХ, где в центральной приёмной находятся корзины для каждого из сотрудников организации, помеченные их именами, и доска объявлений. У сотрудников ОХС есть их личные корзины общего назначения в коммуникационном центре организации в дополнение к их коммуникационным точкам в офисе ОХС.

The HCO Comm System is dependent upon a proper HASI type Comm Centre where, in a central reception room there is located a named basket for each person in the organization and the bulletin board. HCO Personnel have their general individual org baskets in Comm Centre in addition to their HCO office stations.

Определение: коммуникационная точка ОХС – это место, где штатный сотруд ник ОХС получает, хранит и отсылает свои послания и рабочие документы.

Definition: An HCO Station is that place where an HCO staff member receives, holds and sends his dispatches and work.

Внешний вид: коммуникационная точка ОХС состоит из трёх корзин, распо ложенных одна над другой. На верхней имеется ярлычок с номером (или номерами) коммуникационной точки и надпись «Входящие». Средняя помечена надписью «Отложенные». Нижняя помечена надписью «Исходящие». Эти три корзины находятся на углу стола или, в случае файлов, на шкафчике с файлами. Ниже приведены номера всех коммуникационных точек ОХС для всего персонала ОХС в любом конкретном офисе (там, где в каком либо офисе нет терминалов, соответствующих тем или иным номерам, номера всё равно должны присутствовать на корзинах):

Appearance: An HCO Comm Station has three baskets, one above the other. The top is marked with the Station number or numbers and "In". The middle is marked with "Pending". The bottom is marked with "Out". These three baskets sit on a corner of a desk or, in case of files, on top of a file case.

1. ЛРХ

The proper number of each HCO Station for any given office is as follows for a full HCO staff: (where numbers do not have terminals in an office, the numbers must still appear on a basket)

1. LRH

2. HCO Sec

3. HCO Area Sec

4. HCO Communicator

5. Sec'l Exec Dir

6. HCO Bd of Review

7. Files

8. Tapes

9. Book Admin

10. Shipping Clerk

11. Books Steno

Дважды в день коммуникатор ОХС обходит все коммуникационные точки по кратчайшему, заранее установленному, маршруту и собирает всю исходящую корреспонденцию. Он приносит её в коммуникационный центр центральной организации (типа коммуникационного центра МАСХ) и рассортировывает её по большим корзинам, образующим полки этого коммуникационного центра. Он даже раскладывает материалы ОХС по основным корзинам сотрудников ОХС в коммуникационном центре. Рассортировав всю исходящую корреспонденцию, он берёт почтовую корреспонденцию и послания для каждого сотрудника ОХС (в виде отдельной пачки для каждого сотрудника). Затем он повторяет свой установленный маршрут по ОХС и кладёт в корзину «Входящие» каждой коммуникационной точки всю адресованную ей корреспонденцию.

12. Magazine

Выемка и доставка корреспонденции производится ежедневно в 10:30 и 15:30 по местному времени.

Twice daily the HCO Communicator makes a full round of the Stations on the shortest arranged route and picks up all outgoing. This he takes to the Central Org (HASI type) Comm Centre and sorts into the large basket racks. He even sorts HCO material into the main Comm Centre baskets of HCO personnel. Having sorted all outgoing he now picks up in packets the mail and dispatches of each HCO person. He now repeats his arranged route through HCO and puts in the "IN" basket of each HCO Station their entire mail.

Каждый штатный сотрудник обязан проследить, чтобы содержимое его кор зины «Входящие» быстро перемещалось в корзину с пометкой «Отложенные» или «Исходящие» как можно раньше с момента доставки корреспонденции, а затем работает над документами, требующими времени, с тем чтобы переместить их из корзины с пометкой «Отложенные» в «Исходящие». Необходимо, чтобы коммуникатор ОХС следил за тем, чтобы сотрудники ОХС просматривали корзины «Входящие» и освобождали их как можно быстрее после того, как он доставит корреспонденцию.

The pick-up and delivery is made at 10:30 a.m., and 3:30 p.m., daily, local time.

Когда сотрудники ОХС пытаются найти какое нибудь послание или рабочий документ, они обращаются к коммуникатору ОХС, а не к случайным штатным сотрудникам.

Each staff member is responsible for seeing that his IN basket is promptly emptied into PENDING or OUT as soon after delivery as possible and then works from PENDING to OUT on the work which requires time. It is necessary that the HCO Communicator sees to it that IN baskets are seen and emptied by HCO personnel as soon as possible after his delivery.

Коммуникатор ОХС обычно не обращает внимания на перекрёстное движение посланий между коммуникационными точками, идущие в обход системы сбора и доставки корреспонденции, но он замечает, когда кто то постоянно лично дос тавляет каждое послание, и он проводит с таким человеком откровенную беседу по поводу коммуникационной системы. Он ни в коем случае не позволяет, чтобы подобное неупорядоченное движение посланий внесло беспорядок в маршруты и расписание его собственной доставки и выемки посланий. Иногда неорганизованное движение посланий необходимо для быстрого выполнения работы. Всё, что коммуникатор ОХС старается сделать, – это обеспечить, чтобы мимо системы доставки посланий проходило только то, что требует скорости и пользуется высоким приоритетом. Обычное движение посланий лучше всего осуществляется в соответствии с системой коммуникационных точек ОХС. Тогда люди смогут работать без того, чтобы их постоянно прерывали.

In trying to find a dispatch or work, HCO personnel consult with the HCO Communicator, not random staff members.

Коммуникатор ОХС также обеспечивает, чтобы люди придерживались системы цветовых отличий: оранжевый цвет – для ОХС, зелёный – для центральной организации, голубой – для исполнительных директив, заверяемых секретарём, и так далее.

The HCO Communicator usually ignores the cross traffic amongst stations which by-passes the pick-up and delivery system but notices when somebody always has to bring a body with every dispatch and has a heart to heart talk with that person on the subject of the Comm System. In no event does he permit his own pick-up, delivery routings and timings to be thrown out by such random traffic. The random traffic amongst staff must occur to get work done swiftly at times. All the HCO Communicator tries to do is make sure speed and high priority alone avoid the dispatch system. Routine traffic goes best by the HCO Station system. Then somebody can get some work done without constant interruptions.

Коммуникатор ОХС обрабатывает, регистрирует в журнале, принимает и отправляет все телеграммы, и он может упорядочивать или контролировать все междугородные и международные телефонные звонки. Передача сообщений при помощи телеграмм не должна идти в обход него. Он аккуратно ведёт файлы телеграмм и делает копии телеграмм.

The HCO Communicator also keeps people on line with the color flash system – orange for HCO, green for Central Org, blue for Sec'l Ex Dir, releases, etc.

Коммуникатор ОХС приводит многие виды посланий и писем в форму, при годную для отправки, или обучает персонал делать это.

The HCO Communicator handles, logs, takes and delivers all cable traffic and can arrange or handle all long distance phone traffic. Cable traffic must not avoid him. He keeps accurate cable files and makes the copies.

Коммуникатор ОХС отвечает за коммуникационную систему ОХС в своей области и убеждается в том, что эта работа выполняется точно и аккуратно, независимо от того, велик ли штат сотрудников или мал. Следовательно, он не мальчик на побегушках, а, по существу, руководитель ОХС в области коммуни кационных линий.

The HCO Communicator puts into sendable form many types of dispatches and letters or educates staff to do so.

The HCO Communicator is in charge of the HCO Comm System in his area and makes sure that a precise, accurate job is done whether the staff is large or small. Therefore, he is no errand boy but in effect the Comm line executive of the HCO.