*в.п.: АКЦИЙ И ПРОЕКТОВ

There is an old term called „Completed Staff Work“ which we will now employ in order to reduce Dev T and increase speed of action.

The term „Completed Staff Work“ means-an assembled package of information on any given situation, plan or emergency forwarded to me sufficiently complete to require from me only an „Approved“ or „Disapproved“.

Существует старый термин “Завершенная работа персонала”, который мы отныне используем, чтобы уменьшать количество искусственно созданной работы и увеличить скорость действий.

Here is what slows down approval and action and develops traffic: Somebody sends me a skimpy piece of information and demands a solution. As more information is required than is presented, I must then take over the person’s Hat and assemble the missing data using my own time and lines. I must then dream up a solution and then order an action to be taken. This causes a slow-down on any action, causes my lines, already loaded, to be used for information assembly and brings about a feeling of emergency. My pending basket overloads and confusion results. This would be called „Incomplete Staff Work“. It is incomplete because I have to complete it by:

Термин “Завершенная работа персонала” означает подборку информации по любой сложившейся ситуации, плану или проблеме, представленную мне, достаточно полную, чтобы от меня требовалось только подписи “Утверждаю” или “Не утверждаю”.

1. Assembling the data necessary for a solution;

Вот что замедляет процесс утверждения и само дело и порождает искусственно созданную работу: кто-нибудь посылает мне скудный фрагмент информации и требует решения. Поскольку требуется больше информации, чем предоставлено, то мне приходится надевать шляпу того человека и собирать недостающие данные, используя свои собственные время и линии связи. Затем я должен выдумать какое-то решение и приказать что-то предпринять по этому поводу. Это замедляет любые действия, заставляет использовать мои линии связи, и без того загруженные, для сбора информации и привносит ощущение критического положения. Моя корзина “отложено” переполняется, и возникает путаница. Это называется “незавершенной работой персонала”.

2. Dreaming up the solution based on written data only;

Она не завершена потому, что мне приходится ее заканчивать:

3. Issuing orders rather than approving orders.

1. сбором данных, необходимых для принятия решения;

If you are mad at your boss you can always ruin him with „Incomplete Staff Work“. You forward him a fragment of alarming data without collecting the whole picture. This makes him do a full job of information collection. You give him no recommended solution. This makes him have to achieve a solution by remote examination of data; such solutions are often wrong as they are made without full data. Then you make him issue arbitrary and forceful orders that may ARC break some area and hurt his reputation. That’s how to get even with a boss. And even if there’s no intention of harming him, sending „Incomplete Staff Work“ to your boss does harm him by making him send for information - getting despatches on already crowded lines, by making him guess at the situation, by making him cook up solutions which may be unreal, and by thrusting him into the role of an arbitrary tyrant.

2. выдумыванием решения, основанного только на предоставленной информации;

Now that we’ve seen the negative side, let us examine the positive side.

3. выпуском приказов вместо их утверждения.

„Completed Staff Work“ is an assembled despatch or packet which:

Если вы рассержены на своего начальника, то всегда можете погубить его посредством “незавершенной работы персонала”. Вы направляете ему часть вызывающих тревогу данных, не давая полной картины. Это заставляет его проделать всю работу по сбору информации. Вы не даете ему никакого рекомендуемого решения. Это вынуждает его прийти к решению, анализируя данные на расстоянии; такие решения часто неправильны, поскольку принимаются при недостатке данных. Затем он будет вынужден выпускать необоснованые и волевые приказы, которые могут нарушить АРК в какой-то области и нанести ущерб его репутации. Вот как можно расправиться даже с начальником. И даже если у вас нет намерения причинить ему вред, предоставление начальнику “незавершенной работы персонала” сильно вредит ему, заставляя его делать запросы и получать послания по и без того перегруженным линиям связи, строить догадки о ситуации, “стряпать” решения, которые могут оказаться оторванными от реальности, что поставит его в положение деспотичного тирана.

1. States the situation

Теперь, рассмотрев отрицательный вариант, давайте рассмотрим положительный.

2. Gives all the data necessary to its solution

“Завершенная работа персонала” - такой информационный пакет, который:

3. Advises a solution; and

1) излагает сложившуюся ситуацию;

4. Contains a line for approval or disapproval by myself with my signature.

2) предоставляет все данные, необходимые для принятия решения;

If documents or letters are to be signed as part of my action, they should be part of the package, all ready to sign, and each place they have to be signed is indicated with a pencil mark with a note in the recommendations saying signatures are needed.

3) рекомендует некоторое решение;

Wrong example: A despatch from Canada saying „Central Organization here is spending large amounts“. Look what I now have to do. I have to find out what is meant by „large amounts“, who is doing it, if it is dangerous, figure out a way to curtail it and issue orders about it. None of this is my Hat. I am being forced to wear the Hat of the informing person.

4) содержит строчку для одобрения или неодобрения моей подписью.

Right example: I receive a packet (cable is no good and delays the situation’s being handled as many more cables will be needed). This packet is covered with a despatch which says:

Если в числе других моих действий требуется моя подпись на документах и письмах, то эти документы и письма должны быть включены в подборку готовыми к подписи, место подписи нужно пометить карандашом, а в рекомендациях следует указать, что требуются подписи.

„145CA. Central Organization here fast approaching insolvency. Data enclosed. I recommend: Director of Materiel be transferred to the post of Ext. Course Director that is now empty and that Jules Bentley be hired on the Dir. Mat. post at 25 units; that the Assn. Sec. be reprimanded for bad financial management and be ordered to budget his outgo; that a purchase order system be enforced; that a staff member ordering anything without permission have the item deducted from his pay; that the Dir. of PrR. be given lessons in letter writing.

Approved ___________ Disapproved ___________

В послании из Канады говорится: “Местная центральная организация много тратит”.

Смотрите, что мне приходится теперь делать. Приходится выяснять, что значит “много”, кто это делает; если это действительно опасно, наощупь искать путь к сокращению расходов и издавать приказы по этому поводу. Ничто из этого не входит в мою шляпу. Меня принуждают носить шляпу того, кто послал информацию.

Attached are copies of Ad Comm reports showing insolvency, a summary of amounts spent in last two months, a summary of income for last two months, a list of trivial items bought lately at high cost.

What I do then is check the approval line and sign. A cable is sent by my Communicator: „145CA2 OK best = Ron“. The whole packet is airmailed back. But you must ask in your despatch to have a cable reply if you consider it that urgent.

Я получаю пакет (телеграмма не годится, она вносит задержку в урегулирование ситуации, поскольку вызывает потребность во многих дополнительных телеграммах). К пакету приложена записка, в которой говорится:

On receipt of the cable the HCO Sec Canada issues the local Sec EDs and takes the other needed actions.

Action could occur because the data, solutions and orders were all assembled as „Completed Staff Work“.

If you want to hold down your post or project don’t insist on my collecting the data you should collect, dream up the solution you, more familiar with the scene, should achieve, and don’t put me in a position of issuing unreal orders you can’t then carry out.

Местная центральная организация стремительно приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются.

We are a big team and a good one. I know any error on this in the past has occurred because you didn’t know exactly what I wanted.

Рекомендую перевести начальника отдела материалов на должность начальника Заочных Курсов, которая сейчас свободна, и назначить Джулиана Бентли на должность начальника отдела Материалов с окладом 25 единиц; секретарю Ассоциации объявить выговор за плохую постановку финансового менеджмента и приказать взыскать в бюджет организации его издержки; усилить систему разрешений на приобретение; если сотрудник заказывает что-нибудь без разрешения, следует удержать этот расход из его зарплаты; начальника отдела Рекламы и Маркетинга следует обязать брать уроки по написанию писем.

„Completed Staff Work“ is what I want. Then you have your Hat, you can do more to help, and our lines can stay freer and faster.

Одобрено_________________ Не одобрено____________________

There have been good examples of this in the past. Let’s make the circumstances more general.

Подпись: Джейн, Начальник ОХС Канады”.

If you get the letters CSWP on an item it means „Complete the Staff Work, Please“.

Все, что я при этом делаю, - это нахожу строчку для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму: “145 Канада 2 Согласен, Всего хорошего - Рон”. Весь пакет высылается авиапочтой обратно. Если дело срочное, то в своем послании вы должны попросить, чтобы ответили телеграфом.

Получив телеграмму, начальник ОХС Канады выпускает местные приказы и предпринимает другие необходимые действия.

Акция оказалась возможной потому, что данные, решения и приказы были объединены в “завершенной работе персонала”.

Если вы хотите сохранить свой пост или проект, то не заставляйте меня собирать за вас данные, изобретать решение, которое вы как более знакомый с обстановкой должны найти; и не ставьте меня в положение выпускающего нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.

Мы - большая команда, и команда хорошая. Я знаю, что все ошибки в прошлом случались потому, что вы не знали точно, чего я хотел.

“Завершенная работа персонала” - это то, что я хочу. При этом ваша шляпа остается у вас. Вы можете больше сделать, чтобы всем помочь. Наши линии связи могут оставаться более свободными и быстрыми.

В прошлом были хорошие тому примеры. Расширим применение этого опыта. Если вы увидите резолюцию “ЗРПП” на сообщении, то это будет означать: “Завершите работу персонала, пожалуйста”.