Весь доход, полученный из любого источника, кладётся в банк целиком и никогда не используется, пока деньги не положены в банк.

Весь доход из какого угодно источника кладется в банк нетронутым и никогда не используется до того, как он положен в банк.

Расход всех фондов осуществляется с помощью чеков, даже тогда, когда вы будете осуществлять расходы наличными.

Все деньги выдаются чеком, даже когда они потом выдаются наличными.

Все бухгалтерские операции записываются полностью, а на инвойсе или ваучере указываются все данные, известные о поступлении или расходе. Нет никакой причины хранить информацию, относящуюся к бухгалтерии, в памяти.

Все операци записываются полностью и любая история, связанная с квитанциями или расходами, записывается на этой квитанции или на расходном ордере. Нет никакой причины делать историю расчетов вопросом памяти.

Обо всех приходах и расходах финансов бухгалтерия докладывает ежене дельно (к двум часам дня понедельника) секретарю организации или секретарю ассоциации. Главы отделов также готовят соответствующие отчёты, составляя сводки доходов и расходов своих отделов.

О всех финансовых поступлениях и расходах Бухгалтерия докладывает еженедельно (к 14 часам понедельника) Секретарю Организации или Секретарю Ассоциации. О них также докладывают главы отделов по своим ведомостям доходов и расходов.

Перед тем как сделать какое либо приобретение, требуется оформить заказ на приобретение. Если на сделанное приобретение заказ не оформлен или не одоб рен, то заплатить за него должен сотрудник, сделавший приобретение.

Все закупки требуют разрешения на приобретение прежде, чем они могут быть сделаны. Если что-то покупается без разрешения на приобретение или без его одобрения, то сотрудник, который делает такую покупку, должен оплатить ее.

Те, кто выполняет бухгалтерский проект, несут ответственность за то, чтобы все штатные сотрудники в обязательном порядке придерживались финансовой оргполитики.

Проект бухгалтерского учета призван способствовать соблюдению финансовых инструкций персоналом.

Каждой фирме и каждому человеку — даже штатным сотрудникам — отведено место в наших учетных файлах в отдельной файловой папке. Одна фирма или один человек = одна папка. Все записи, счета, письма и все остальное, относящееся к ним, помещается в файл данного человека или в файл компании. Любой банковский или иной займ имеет свой собственный файл.

Оплаченные чеки и банковские выписки хранятся в отведённых для этого файлах. А там, где возможно, делается копия каждого чека с обеих сторон и подшивается в папку фирмы, для которой был выписан данный чек. Копии инвойсов и расходных документов также подшиваются в эти файлы, так как они имеют отношение к работе с этими фирмами.

Аннулированные чеки и банковские выписки сохраняются в отдельных файлах в соответствии со счетами. Но там где это возможно с каждого чека с обеих сторон делается ксерокопия, которая хранится в папке фирмы, для которой чек был предназначен. В эти файлы также подшиваются относящиеся к ним копии квитанций и расходных ордеров.

Сводная таблица по счетам к оплате от одной фирмы и платежам, произ водимым в её адрес, хранится в папке, заведённой на эту фирму.

Итоговая ведомость счетов на олату и выплат одной фирме хранится в папке этой фирмы.

Ежегодно эти папки убирают в «мёртвый» файл, когда они действительно «мёртвые».

Эти папки ежегодно отправляются в мертвый файл, когда они действительно утратили силу.

На каждую компанию дебитора, с которой мы имеем дело, заведён отдельный файл, и все относящиеся к этому документы хранятся в этом файле.

Каждый должник из любой компании, с которой мы имеем дело, имеет свой собственный файл и все связанные с этим бумаги хранятся там.

Все инвойсы и все бумаги, относящиеся к таким дебиторам, хранятся в таких файлах.

Все квитанции и бумаги, относящиеся к таким должникам, хранятся в этой файловой папке. Балансовая ведомость также хранится в этой папке.

Сводка о состоянии счёта также хранится в данном файле.

Копия договора (ксерокопия) хранится в этом файле. Оригинал хранится в сейфе в файле ценных документов.

В файле хранится копия (фотокопия) контракта. Оригинал хранится в файле ценных документов в сейфе.

Это относится к любой компании, к любой фирме и к любому человеку, которые посылают или должны нам деньги, бумаги, т.д.

Это относится к любой компании, фирме или человеку, которые посылают нам деньги или должны нам деньги.

(Примечание: Цвета могут быть разными в разных регионах мира).

(Используемые цвета могут быть разными в различных частях света).

На все получаемые деньги выписываются квитанции с полными данными. Белая квитанция идет плательщику.

На все поступающие деньги оформляется инвойс, в котором приводится вся информация, имеющая к этому отношение.

Желтая идет Супервайзеру Проекта или наиболее заинтересованному лицу. Красная идет в Бухгалтерию для подшивания в папки.

Белая копия отправляется плательщику в качестве квитанции.

Голубая остается в машине и никогда не отделяется от своего последующего блока Квитанции используются для банковских операций, составления отчетов, балансов

Жёлтая отправляется руководителю проекта или тому, кто наиболее заин тересован в получении этой информации.

Красная отправляется в бухгалтерию для помещения в файлы.

Все выплаты, произведенные наличными или чеком, записываются на расходные ордера.

Голубая остаётся в машине и никогда не отрывается от ленты последова тельно идущих инвойсов.

Расходные ордера по зарплате подписываются получателем, когда они еще в машине.

Копии инвойсов используются для того, чтобы упорядочить работу, связанную со сдачей денег в банк, отчётностью, сводками о состоянии счетов и так далее.

Номера чеков, номер счета фирмы, любые относящиеся к делу данные записываются на расходном ордере.

Белая копия посылается фирме в качестве дополнительного отчета, делая ненужными письма или другие бумаги. Это все, что сопровождает чек. (Все счета остаются у нас).

Все выплаты, независимо от того, производятся ли они посредством чека или наличными, оформляются при помощи расходного ваучера.

Одна копия расходного ордера идет наиболее заинтересованному Супервайзеру Проекта.

Ваучер на выплату заработной платы подписывается получателем ещё тогда, когда он находится в машине.

Одна копия идет в Бухгалтерию для включения в папку данной фирмы или человека.

На ваучере указываются номера чеков, номер счёта к оплате, проставленный фирмой, любая относящаяся к делу информация.

Одна копия остается в машине и не отделяется от своего блока.

Белая копия направляется фирме в качестве вежливого уведомления, предва ряя письма или иные бумаги. Это единственный документ, который прилагается к чеку. (Мы сохраняем все выставленные нам счета к оплате).

Копия ваучера направляется руководителю проекта, который является наи более заинтересованным лицом.

Все деньги хранятся в сейфе с момента их поступления, их берут оттуда только для вложения в банк.

Третья копия направляется в бухгалтерию для помещения в папку фирмы или человека.

Бухгалтер отвечает за них с момента получения им почтового перевода до их вложения в банк.

Четвёртая копия остаётся в машине и не отрывается от ленты.

Бухгалтер должен давать долговое обязательство.

Все деньги, помещеные в банк, записываются на депозитных бланках с печатью банка. Эти бланки затем помещаются в файл вместе с банковскими записями, банковскими выписками и чеками. Сделанные банком денежные сборы записываются вместе с новыми квитанциями и банк должен отправлять их нам.

Как только на поступившие деньги оформлен инвойс, их помещают в сейф и берут оттуда только для того, чтобы положить в банк.

Корректировки и переводы в Бухгалтерии подлежат учету в расходных ордерах и должны вноситься в них. Они делаются чеком, а не письмом.

Бухгалтер несёт ответственность за деньги с того момента, как к нему достав ляют почту, и до тех пор, пока деньги не будут положены в банк.

Бухгалтер должен подписать соответствующее обязательство.

Когда начальник отдела получает свои квитанции и расходные ордера, он записывает их в соответствующих ведомостях и представляет их, за прошедшую неделю, к 14 часам понедельника Секретарю Ассоциации или Секретарю Организации, который затем передает их в Бухгалтерию.

Все деньги, вносимые в банк, записываются на банковских формах о взносе депозита, на которых ставится печать банка. Данные формы затем подшиваются как банковские документы вместе с выписками и чеками.

Бухгалтерия подшивает их в соответствующие папки. Начальники отделов имеют доступ к этим папкам.

Сборы, осуществляемые банком, оформляются новыми инвойсами, которые нам должен присылать банк.

Бухгалтерия представляет также и свой собственный отчет.

Корректировки и переводы в отделе бухгалтерии подлежат оформлению на них расходных ваучеров, и именно так они и должны оформляться. Все эти операции производятся с помощью чеков, а не писем.

Чек выписывается на какой-то банковский счет и представляется с полной папкой фирмы или человека, для которого он предназначен.

Когда глава отдела получает свои копии инвойсов и ваучеров, он делает записи в соответствующих сводках и представляет данные за прошедшую неделю в понедельник к двум часам дня секретарю ассоциации или организации, который затем передаёт их в бухгалтерию.

Общая сумма чеков вычисляется на отдельном бланке. Текущие банковские выписки также представляются. Эти вещи необходимы для оплаты любого счета.

Бухгалтерия подшивает данные документы в соответствующие папки. У глав отделов есть право доступа к этим папкам.

Все счета, оплачиваемые по распоряжению о постоянных платежах, регистрируются обычном порядком в папках.

Бухгалтерия представляет также собственный отчёт.

Оплачиваемые наличными счета требуют инициалов Секретаря Ассоциации или Секретаря Организации.

На основании счёта, который ведётся в бухгалтерии, на имя фирмы или человека выписывается чек, который представляется вместе с папкой, содержа щей все документы о данной фирме или человеке.

Раскладка дохода осуществляется еженедельно в соответствующих ведомостях после разделения копий квитанций по соответствующим группам. Суммы в каждой группе складываются на ленте. Результат суммирования итоговых сумм этих лент должен быть равен имеющейся на руках наличности. Затем наличные деньги вкладываются в банк на соответствующие счета как указано выше. Бумаги и все относящиеся к раскладке дохода рабочие листы включаются в конверт для этой недели.

На отдельном бланке подсчитывается, какова общая сумма на всех чеках. Предоставляются также текущие банковские выписки.

Данные документы необходимы для оплаты любого счёта.

Все ленты суммирования и другие учетные записи и все грубые (прикидочные) расчеты хранятся в Бухгалтерии в соответствующих файлах.

Любые счета, оплачиваемые посредством банковского платёжного поручения, регистрируются в папках в соответствии с заведённым порядком.

Счета, которые оплачиваются наличными, должны быть подписаны секретарём ассоциации или секретарём организации в соответствии с их полномочиями.

Разбивка дохода по статьям и запись в соответствующие таблицы производится еженедельно, после того как копии инвойсов разложены по соответствующим стопкам. Для каждой стопки на калькуляторе печатается своя лента. Итоговая сумма на этих лентах должна быть равна сумме средств, имеющихся в наличии. Затем деньги кладутся на соответствующие банковские счета, как это указано выше. Все документы и рабочие таблицы, имеющие отношение к разбивке дохода по статьям, складываются в конверт для данной недели.

Все ленты калькулятора, на которых отражены подсчёты сумм, другая учётная документация и приблизительные подсчёты хранятся в бухгалтерии и подшиваются в соответствующие файлы.