При оформлении инвойсов на доход и при выписывании расходных ваучеров все исправления делаются на дополнительных инвойсах или ваучерах.

Любой руководитель, который полномочен подписывать чеки, ПЕРЕД ПОДПИСАНИЕМ ЛЮБОГО ЧЕКА ЛЮБОГО ВИДА ДЛЯ ОПЛАТЫ ЧЕГО УГОДНО должен, чтобы защитить себя и свою организацию, знать и иметь следующее:

Это позволяет положить конец лихорадочным поискам копий инвойсов и ваучеров, сохранившихся в машинах, на которых их оформляют, чтобы внести в эти копии исправления. К тому времени, когда появляется необходимость внести исправления, инвойсы или ваучеры, составленные первоначально, зачастую уже разложены по соответствующим категориям.

1. Сумму, которую организация должна выплатить по счетам к оплате, – её общий размер и с какого момента организация её должна.

Вместо того чтобы вносить исправления в оригинал, выпишите МИНУС-ИНВОЙС, указав как можно более полно данные о том, какая операция коррек тируется.

Когда речь идёт о ВОЗВРАТЕ только что полученных денег или об ИСПРАВЛЕНИИ записи о только что полученной сумме денег, или же когда речь идёт о ЧЕКЕ, для которого, как сообщает банк, НА СЧЁТЕ НЕДОСТАТОЧНО СРЕДСТВ, ЧТОБЫ ЕГО ПОКРЫТЬ, выпишите МИНУС-ИНВОЙС и ясно отметьте в нём, что это минус инвойс, укажите сумму и отметьте, кому этот минус инвойс предназначен и почему он выписан.

При подсчёте недельного дохода такие инвойсы сразу же обнаруживаются. Когда вы разделяете инвойсы по статьям дохода для аудита, эти МИНУС-ИНВОЙСЫ чётко выделяются, и суммы, указанные в них, вычитаются из сумм соответствующих статей дохода.

С помощью этих данных можно определить: безопасно ли подписывать данный чек, или вместо этого следует тщательно спланировать выход из тупика и сохра нить кредитоспособность организации.

Пометьте на этом инвойсе:

Документация может быть настолько сложной, что руководитель не будет знать, что же он подписывает.

Руководителю не нужны банковские отчёты, толстенные папки и прочее. Всё, что ему нужно, указано в пунктах с 1 го по 4 й, и всё это должно быть ему пред ставлено в очень сжатом виде.

Сделайте эту надпись большими заглавными буквами, чтобы её невозможно было не заметить.

Итоговые суммы по таблицам, содержащим оплаты по установленную дату, с данными вплоть до настоящего времени (ежемесячные сводки счетов к оплате на размноженных бланках) показывают общую сумму задолженности.

Списка банковских счетов с указанием суммы на каждом счёте в соответствии с последней банковской выпиской будет достаточно. Корректировать и согласо вывать банковские выписки, даже если они в итоге содержат информацию вплоть до последнего часа, – пустая трата времени. Происходит усреднение, если вы всегда берёте сумму из банковской выписки, не производя коррекции согласно «непрошедших по банку чеков». «Коррекции» часто неточны и требуют массу ненужной работы.

Расходные минус ваучеры составляются каждый раз, когда чек ПОМЕЧАЕТСЯ КАК НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНЫЙ, когда плата за что либо возвращается назад или же когда обнаруживается, что сумма, считавшаяся уже израсходованной, по какой либо причине оказывается в конце концов не израсходованной и её необхо димо оприходовать вновь.

Перед тем как подписывать чеки, руководитель всегда должен пересчитать количество сумм, содержащихся на ленте счётной машины, чтобы определить таким образом количество чеков, и затем пересчитать сами чеки. Цифра должна быть одинаковая. При желании можно сверить суммы, проставленные на чеках, с теми, что указаны на ленте. Сравнивая общую сумму денег по чекам, представ ленным на подпись, с суммой, имеющейся в банке, можно увидеть, безопасно ли эти чеки подписывать.

Пометьте на этом ваучере:

Требуя, чтобы к каждому чеку была прикреплена белая копия расходного ваучера, вы изживаете тенденцию пренебрегать выписыванием ваучеров и тем самым запутывать аудит (отсутствие ваучеров ведёт к неприятностям при ауди торской проверке).

Чеки, помеченные как недействительные, следует всегда показывать тем, кто их подписывает, чтобы они могли оторвать строчку, отведённую для подписи, и отослать чек обратно. Чеки не портят никаким иным образом, исключение составляют действия сотрудников бухгалтерии, которые пишут поперёк чеков слово «НЕДЕЙСТВИТЕЛЕН».

Сделайте эту надпись заглавными буквами, чтобы её невозможно было не заметить, и запишите ВСЕ ДЕТАЛИ, имеющие к этому отношение.

Каждый чек, помеченный как недействительный, сопровождается белой копией МИНУС-ВАУЧЕРА, показывающей, что данный ваучер был выписан, чтобы вычесть указанную в нём сумму. Это не оригинал расходного ваучера, а новый ваучер, называемый «МИНУС-ВАУЧЕРом», на нём чётко, большими буквами напечатано «МИНУС».

При сортировке ваучеров по статьям расходов для аудита эти минус ваучеры распределяются по соответствующим статьям расходов, но при подведении итога суммы, указанные в них, вычитаются из сумм этих статей расходов.

Каждый, кто обладает полномочиями подписывать чеки, в любом случае рискует головой, так что будьте осторожны и придерживайтесь сказанного выше.

Каким образом распорядиться деньгами так, чтобы сделать организацию пла тёжеспособной, а её кредитоспособность высокой, изложено в инструктивных письмах по оргполитике, написанных в 1965 году. Каждый, кто подписывает чеки, должен знать эти инструктивные письма. Система оплаты по установлен ную дату и то, как добиться наличия активов, – всё это очень важно.

Когда ваши чеки возвращаются из банка, всегда прикрепляйте их к тем корешкам, от которых они были оторваны.

Деньги – это символ. Они олицетворяют успех, когда вы их имеете, и поражение, когда их у вас нет, и не имеет значения, кто занимается пропагандой, пытаясь доказать обратное.

Никогда не позволяйте этим чекам оставаться неприкреплёнными.

Любому, кто полномочен подписывать чеки, следует держать ухо востро по отношению к толкам типа «Система учёта никуда не годится», «Всё запутано», «Нам нужны настоящие бухгалтерские книги» или «Мы не можем следовать оргполитике из-за ___________», поскольку голова того, кто подписывает чеки, сразу же полетит с плеч долой. Кто то делает большие ошибки и пытается их скрыть. Или кто то ворует. Или какая нибудь сумасшедшая бухгалтерская фирма пытается заработать миллион на организации, вводя ненужные сложности, в ко торых лицо, полномочное подписывать чеки, никогда не сумеет разобраться, а следовательно не сможет управлять.

Когда чековая книжка заполнена оплаченными чеками, отметьте на её обложке следующее:

Когда вы не можете внедрить у себя линию подписания чеков, немедленно обратитесь в секцию этики и начните проводить расследование. Вы никогда не ошибётесь.

• С (дата) 19 ___ по (дата) 19 ___

Как говорится в старой китайской пословице:

«Вешают всегда того, кто подписывает чек, а не клерка, подавшего его на подпись. Клерк всегда невинный младенец. Тот, кто подписывает чек, всегда бандит, даже если он явный дурак».

И не говорите, что я не предупреждал вас.

Позаботьтесь о том, чтобы упаковать в конверт ленту с неразъединёнными копиями инвойсов за неделю из машины для оформления инвойсов. А также убедитесь, что на конвертах чётко обозначено, за какую неделю, за какой год и для какой организации выписаны инвойсы.

Вложите в конверт помимо инвойсов ленту калькулятора. Вложите в него банковскую форму о взносе депозита.

Вложите в него ещё один соответствующий ленте комплект копий инвойсов, чтобы их можно было распределить по коробкам в зависимости от статей дохода.

Это составит весь блок документов за неделю. Аккуратно поместите его в файл.

На основе этих материалов можно с лёгкостью проводить квартальный и годовой аудит.

Поместите в конверт ленту с неразъединёнными копиями расходных ваучеров за месяц из машины для оформления ваучеров, а также их копии, не скреплённые между собой.

На конверте отметьте год, месяц, название организации и адрес. Аккуратно поместите конверт в файл.

При совпадении содержащихся в нём данных с информацией чековой книжки, на которую прикреплены чеки, и банковских выписок, вы имеете материал для квартального и годового аудита.

Аудит провести нетрудно, если делать это вовремя, а не в конце года – боже упаси!

Если бы вам когда либо довелось проводить аудит по первоначальным доку ментам, то в дальнейшем вы бы стали очень внимательно отмечать в каждом из них все относящиеся к делу подробности, пока вы их помните.

А попробуйте вы провести аудит по результатам небрежной работы со трудников бухгалтерии, с разного рода упущениями в ней, – и в аду не встретишь такой ярости*Аллюзия на фразу английского драматурга Уильяма Конгрива (1670–1729) из пьесы «Скорбящая невеста» (The Mourning Bride):
Как нет гнева на небесах, подобного любви, превращённой в ненависть, Так и в аду нет ярости, подобной ярости отвергнутой женщины..

Следите затем, чтобы ваши документы всегда хранились в надёжном месте и были полностью и аккуратно оформлены, иначе кто нибудь неминуемо попадёт в неприятности, которые можно было легко избежать.

Это очень важно.