Внутриорганизационное послание - вещь простая. Если вы хотите, вы можете сохранить копию, но только один экземпляр (оригинал) уходит и возвращается.

Когда вы пишете послание, адресуйте его ПОСТУ, а НЕ определенному лицу. (Если этот человек изменит свой пост или уйдет с работы, а вы адресуете послание посту, то его получит новый сотрудник на этом посту; но если вы адресуете его определенному лицу, то если этот человек уйдет с работы, сообщение не смогут получить и обработать).

Статус штатного сотрудника - это номер, показывающий, насколько штатный сотрудник ценен для этой организации и удовлетворяет ли он требованиям для повышения по службе.

Пишите послание (содержащее информацию или совет) следующим образом:

Номер статуса ставится после имени человека на схеме организации в коммуникационном центре.

Пример:

Эти номера, от нуля до десяти, обозначают тип поста, на который человека можно назначить в качестве продвижения по службе, или статус человека.

Иметь высокий статус важно. Поэтому делайте все, что в ваших силах, чтобы повышать свой статус.

Наиболее важные для нового штатного сотрудника статусы - 0 (ноль), 1 и 2.

Офицер по снабжению

0 = временный.

1 = условный.

2 = постоянный.

Ваш приказ о..................................... (сообщение).

Уровни, которые находятся выше, дают право на продвижение по службе, и их необходимо заслужить обучением и приобретением опыта в организации.

(соответствующее окончание)

Существует также нумерация технических статусов. Они не обязательны для персонала, который не работает в технических отделах, и описаны в других публикациях. Если вы выполняете свою работу в этой организации и учитесь тому, как быть более компетентным и квалифицированным штатным сотрудником, вы будете продвигаться вперед и будете иметь надежную почву под ногами.

Вот первые три статуса.

После имени штатного сотрудника, недавно принятого на работу, на схеме организации ставится 0 (ноль) как обозначение его статуса. Человек относится к категории ВРЕМЕННЫХ сотрудников, пока не пройдет собеседование с СМ ОХС (секретарь местного ОХС) спустя несколько недель работы на посту. ВРЕМЕННЫЙ сотрудник должен получить записку от своего непосредственного начальника, в которой будет сказано, что его дела на посту идут хорошо, и должен представить эту записку СМ ОХС. СМ ОХС может проверить у сотрудника знание оргсхемы, линий коммуникаций, а также знание отдела, в котором тот работает, прежде чем присвоить сотруднику более высокий статус. СМ ОХС может экзаменовать человека, который представил рекомендацию, и не один раз, но после третьего провала должен его уволить. Если у сотрудника нет рекомендации, СМ ОХС записывает его имя и говорит ему прийти с рекомендацией от своего начальника. СМ ОХС тщательно ведет запись всех, кто приходит к нему. Когда рекомендация представлена, СМ ОХС может проэкзаменовать человека по оргсхеме и другим вещам в соответствии с контрольным листом «временного» статуса.

В случае, если ВРЕМЕННЫЙ сотрудник получил рекомендацию и сдал экзамен, СМ ОХС присваивает ему УСЛОВНЫЙ статус и информирует об этом секции оргсхемы и файлов персонала, направляя туда записку, подтверждающую данный факт. Сотруднику тоже дается копия записки.

Пока у штатного сотрудника ВРЕМЕННЫЙ статус, он может быть уволен независимо от того, есть ли на это причина или нет, своим непосредственным начальником, СМ ОХС, секретарем отделения или любым сотрудником выше секретаря отделения.

Если сотрудник с временным статусом проваливает экзамен у СМ ОХС, то он увольняется. Однако, если сотрудник подлежит увольнению, СМ ОХС должен сообщить ему, что тот должен сделать, чтобы в большей степени соответствовать условиям приема на работу (направить человека на курс ЭЛ, процессинг и так далее).

через Директора Коммуникаций

В случае, если СМ ОХС сообщает сотруднику с временным статусом о том, что тот не сдал экзамен или уволен, он информирует об этом и администратора по персоналу в отделе 1.

Секретарь ОХС

Любой сотрудник с временным статусом может вновь обратиться к администратору по персоналу и попросить о приеме на работу в другую секцию или отдел организации. За время, которое сотрудник считается уволенным, зарплата ему не выплачивается.

Следовательно, увольняя сотрудника с ВРЕМЕННЫМ статусом, СМОХС:

1. Сообщает человеку, что тот не сдал экзамен и что шанса на переэкзаменовку больше не будет,

Пожалуйста, проследите, чтобы .......... (приказ или просьба).

(соответствующее окончание)

Отдел 1, получив информацию об увольнении сотрудника,

1а. Сразу же информирует отдел бухучета,

2а. Делает пометку в файле данного человека, отмечая также, что отдел бухучета получил информацию,

Получатель обрабатывает послание и сохраняет его у себя до тех пор, пока не справится с этим делом полностью. Если это дело требует нескольких дней или недель, вы можете сообщить об этом отправителю, указав, что то-то и то-то было предпринято и должно быть закончено к определенному времени - но сохраняйте оригинал послания у себя до тех пор, пока дело не будет сделано, а тогда верните оригинал отправителю, пометив “СДЕЛАНО”. Не возвращайте оригинал с пометкой “в процессе выполнения”. Оригиналы возвращаются только с пометками “СДЕЛАНО” или “не может быть сделано”. Иначе коммуникация остается неполной.

3а. Уведомляет непосредственного начальника человека - независимо от того, был ли тот уже информирован об этом или нет.

Отвечая на послание, поставьте дату своего ответа. Послания пишутся от руки. Руководители, кроме Исполнительных Секретарей, не должны отдавать секретарю печатать свои сообщения, за исключением случаев, когда они - большого объема.

Если человек с временным статусом расстроен по поводу своего увольнения, его направляют к коммуникатору ЛРХ.

Коммуникатор ЛРХ в отношении каждого уволенного человека, который приходит к нему, должен выполнить следующее: убедиться, следовали ли его начальники или главы отделений вышеуказанной процедуре должным образом и не нарушили ли они положения оргполитики по этике или этические приказы, а также следует ли человек совету стать более пригодным для приема на работу в том случае, если увольнение было правомерным. Если коммуникатор ЛРХ обнаружит грубое нарушение, совершенное при увольнении данного сотрудника, он должен привести его в секцию этики.

Цвета бумаги распределяется по отделениям следующим образом:

ВРЕМЕННЫЙ статус обозначается на оргсхеме как «0» (ноль).

Отделение 1 ОХС — золотая;

В конце каждого квартала исполнительный секретарь ОХС должен увольнять всех сотрудников со временным статусом, не получивших статус условный. Таких людей для увольнения направляют к СМ ОХС.

Отделение 2 — светло-розовая или фиолетовая;

Отделение 3 — темно-розовая;

Штатный сотрудник с УСЛОВНЫМ статусом в случае, если его уволили, может обратиться за помощью в секцию этики, и по его делу может быть проведено этическое слушание. Его могут перевести в другие отде-ления и без проведения слушания, если отделение, в котором он находится, имеет избыток персонала.

Отделение 4 — зеленая;

Через год сотрудник может обратиться за получением постоянного статуса.

Отделение 5 — серая;

На оргсхеме после имени человека, имеющего УСЛОВНЫЙ статус, ставится единица.

Отделение 6 — канареечная или тускло-желтая;

Для того чтобы получить постоянный статус, штатный сотрудник, имеющий статус УСЛОВНЫЙ, должен получить сертификат о завершении «Начального обучения штатного сотрудника». Для этого есть контрольный лист, за составление которого отвечает исполнительный секретарь ОХС. Это освещено в написанных ранее инструктивных письмах.

Отделение 7 — голубая или белая.

Экзамен для получения данного сертификата проводится СМ ОХС, а выпускает его отдел сертификатов и наград. Требования относительно элементарные, но достаточно жесткие.

Белая бумага также используется для писем публике, в коммерческие фирмы, для протоколов заседаний и собраний, для рукописей, черновиков и исследовательских заметок.

Этические доклады, которые написаны, пока человек был в штате, также принимаются во внимание.

Копии писем делаются на цветной бумаге цвета, соответствующего отделению, написавшему письмо.

Секретарь отделения, в котором работает сотрудник, должен в письменной форме рекомендовать СМ ОХС присвоение сотруднику постоянного статуса, прежде чем тому будет проведен экзамен.

Если у вас есть просьба, изложите ее письменно. Не ходите к человеку и не ожидайте, что он будет носить вашу просьбу в своей голове. Не предполагается, что персонал должен представлять свое тело, или тело вместе с посланием другому члену персонала, за исключением случаев необходимости беседы, которые сводятся к минимуму. Немногие дела требуют беседы, 99 процентов организационных дел можно решить посредством посланий.

ШТАТНЫЙ СОТРУДНИК, ИМЕЮЩИЙ ПОСТОЯННЫЙ СТАТУС, не может быть понижен в должности, переведен или уволен без проведения всех необходимых действий комитета по расследованиям. Этот человек может сам попросить об изменении своего статуса, о переводе на другой пост или может отказаться от обязанностей без созыва комитета по расследованиям. (Свидетельства и выводы комитета по расследованиям принимаются комитетом, состоящим из тех, кто работает вместе с данным сотрудником. Чтобы они имели законную силу и были приведены в действие, они должны быть утверждены лично ЛРХ.)

Ни один человек не может получать зарплату в качестве сотрудника с постоянным статусом или быть назначенным на пост, до тех пор пока его имя не появится в исполнительной директиве, заверяемой секретарем (Сек ИД). ЛРХ как исполнительный директор может по своему усмотрению не предоставить постоянный статус, и если это не указано в Сек ИД, то статус не присваивается.

В коммуникационном центре находится корзина для каждого штатного сотрудника. На каждой корзине - бирка с именем сотрудника и, ниже, с наименованием его поста или постов. Каждый сотрудник отвечает за доставку своих собственных посланий в соответствующие корзины и за ежедневную выемку адресованных ему посланий. Не забывайте забирать адресованные вам послания по крайней мере дважды в день (один раз утром и один раз во второй половине дня - составьте удобное для себя расписание). И не позволяйте посланиям скапливаться в вашей корзине.

После имени человека, имеющего ПОСТОЯННЫЙ статус, на оргсхеме ставится цифра 2.

В больших организациях, наряду с коммуникационным центром, могут быть организованы и коммуникационные центры отделений. В этом случае в общем коммуникационном центре может быть по одной корзине для каждого отделения плюс корзина для Л. Рона Хаббарда и корзина для писем внешним адресатам. Коммуникационный центр каждого отделения помещается в области работы отделения и содержит по корзине для каждого штатного сотрудника этого отделения плюс корзина для входящей и исходящей из отделения корреспонденции. Разносчик посланий ОХС отвечает за доставку посланий в корзины для входящей в отделения корреспонденции и за выемку посланий из корзин для исходящей из отделений корреспонденции и доставку их в корзины коммуникационного центра. Секретарь Исполнительного Секретаря отвечает за распределение посланий из корзины для входящей в отделение корреспонденции по корзинам штатных сотрудников.

Отдел сертификатов и наград выпускает сертификат «Сотрудник с постоянным статусом», но только после издания Сек ИД, в которой объявляется об этом.

СМ ОХС, приняв экзамен на получение постоянного статуса, должен сообщить в отдел персонала (отдел 1) и рекомендательному совету, что необходимо подготовить Сек ИД для выпуска ИД ЛРХ.

Будьте в курсе всех изменений постов. При изменениях в оргсхеме меняются фамилии на корзинах коммуникационного центра. Всегда знайте, кто занимает какой пост, чтобы, когда вы передаете послание, вы всегда знали, в чью корзину оно пойдет. Если вы не уверены, сверьтесь по оргсхеме.

Сек ИД извещает отдел бухучета и секцию оргсхемы, и, пока Сек ИД не будет издана, зарплата сотрудника остается прежней и отметка о постоянном статусе на оргсхеме не делается.

Сотрудник, не получивший постоянный статус, сохраняет условный.

Работайте с вашими посланиями ежедневно. Не позволяйте им заваливать вас. Когда кто-то направляет вам послание, дайте ему знать, что вы его получили. Не создавайте себе репутацию типа: “Я не решаюсь послать ему то-то и то-то посланием, потому что я не знаю, когда я получу отклик, и получу ли я его вообще”. НЕ ДОПУСКАЙТЕ ТОГО, ЧТОБЫ АДРЕСОВАННЫЕ ВАМ СООБЩЕНИЯ ОСТАВАЛИСЬ БЕЗ ОТВЕТА. Когда вы позволяете адресованным вам сообщениям (или письмам) скапливаться на вашем столе, вы в действительности перерубаете коммуникационные линии организации и тем самым перерубаете свою зарплату.

Сотрудник, имеющий ПОСТОЯННЫЙ статус, получает зарплату с учетом стажа - с каждым годом все больше. Отсчет начинается с момента его первого приема на работу.

Секретари, печатающие письма, всегда прикрепляют степлером копию поверх входящего письма - не пользуйтесь скрепками для бумаг. Отвечая на письма, отвечайте на заданные вопросы. Давайте им информацию, которую они ищут. Для достижения лучшего понимания используйте постепенный подход. НЕ ОСТАВЛЯЙТЕ БЕЗ ОТВЕТА ЗАДАННЫЕ ВОПРОСЫ. Если вы не знаете ответов, найдите их.

Штатным сотрудникам, по мере прохождения ими контрольных листов, присваиваются более высокие статусы. Достижение более высокого статуса не означает повышения, но делает кандидатуру человека приемлемой для этого. Причем то, что сотрудник приемлем для продвижения по службе, можно легко увидеть на оргсхеме по номеру его статуса.

Никто и ни на одной оргсхеме не может иметь после своего имени номер больший, чем «2», если сам человек не удовлетворяет всем требованиям нового статуса, который он стремится получить, и если он не изучил последовательно материалы каждого статуса по контрольному листу. Те пункты контрольного листа, которые однажды уже были выполнены и зачтены, считаются зачтенными, если встречаются в каком-либо новом контрольном листе.

Назначение машинописного бюро (Secretarial Unit) - печатать ответы на письма. Большинство внутриорганизационных посланий могут быть написаны от руки: это позволяет не терять время при записи их на пленку (когда вы можете написать их сами) и сберегает время машинистки для печатания ответов на письма. Оставайтесь в общении с другими сотрудниками штата и с нашими корреспондентами. Если вы не откликаетесь надлежащим образом на адресованные вам послания, не отвечаете отправителю, то, как я сказал выше, вы уничтожаете свою собственную зарплату.

Исполнительный секретарь ОХС Всемирной организации отвечает за все контрольные листы курсов, необходимых, чтобы получить тот или иной статус штатного сотрудника, а также за использование этого инструктивного письма и следования ему, добиваясь этого через исполнительных секретарей ОХС в организациях.

Квоты по количеству персонала отделений и секций назначаются рекомендательным советом.

Ни найм персонала, ни продвижение его по службе, ни присвоение статуса, ни назначение на посты не производятся каким-либо иным способом, кроме указанного выше.