Характерная черта плохого продвижения – это «слишком мало и слишком поздно».

Для того чтобы уменьшить движение рабочей нагрузки организации, необходимо:

Вероятно, самая досадная и наиболее подавляющая ошибка, которая может быть совершена теми, кто занимается продвижением или выполняет другие действия по СО, – это запланировать мероприятие или объявить о нём совсем незадолго до даты проведения, слишком поздно, чтобы кто-либо мог прийти на это мероприятие.

1. Добиться, чтобы люди знали свои шляпы.

Типичный доклад: «Только пятьдесят человек пришло на конгресс. Я полагаю, его тема просто никого не заинтересовала».

2. Доставлять конкретную услугу каждой шляпе, которой она требуется.

Руководитель, который слышит такие объяснения, имеет все основания подозревать, что настоящим «ПОЧЕМУ» является «слишком мало и слишком поздно». Он будет прав на 95 процентов, даже не вдаваясь в дальнейшие расспросы.

3. Проверить, что все начальники в состоянии выполнить обязанности всех шляп, находящихся в их подчинении, а также знать оргсхему, функции, цели секторов, направления деятельности и текущие программы.

«Когда вы объявили о том, что конгресс состоится 1-го июля?» Как правило, ответ, соответствующий действительности: «25-го июня»!

4. Убедиться, что все члены Персонала знают каждую шляпу в орг-ции.

«Сколько приглашений было разослано?» Как правило, ответ, соответствующий действительности: «Пятьсот... потому что ФП...»

Производительность в терминалах конечных результатов воспарит.

«Какие ещё действия по продвижению были предприняты?» Как правило, ответ, соответствующий действительности: «Никаких».

Объем работы у людей.

Причина, из-за которой на конгрессе присутствовало только пятьдесят человек, состоит в том, что «было предпринято слишком мало действий по продвижению и о конгрессе было объявлено слишком поздно, чтобы кто-нибудь мог прийти».

Почему так происходит?

Зачастую этот фактор скрыт из вида. Выдвигаются другие, более драматичные причины, а не настоящие «ПОЧЕМУ». «В тот же день был футбольный матч». «О нас идёт дурная слава». «Против нас развёрнута кампания». «Пресса...» Болтовня, болтовня, болтовня. Всё это ложь. Просто действий по продвижению было сделано слишком мало, и сделаны они были слишком поздно.

«Никто не пришёл на обед для особо важных персон».

Если каждый член персонала находится на уровне отсутствия служебных обязанностей (не выполняет своих служебных обязанностей), численность и объем рассылаемой корреспонденции вырастут по крайней мере в 15 раз, а продуктивность уменьшится практически до нуля.

Правильная реакция на это:

Давайте рассмотрим это.

«Когда вы разослали приглашения?» – «Ну, понимаете, ФП вообще не выделило нам денег на марки, так что...»

Тело А направляется к входящему в штат терминалу Х, чтобы устроиться на ту или иную службу.

«КОГДА вы разослали приглашения?» – «Утром того же дня, когда должен был состояться обед».

Терминал Х говорит: ”Я не могу заплатить Вам, т. к. финансовое планирование .......”

«Были ли они напечатаны типографским способом?» – «Нет, мы, вообще-то, размножали их на мимеографе».

Затем человек А звонит другому члену персонала, который отвечает ему: ”Требуется разрешение от G”.

Само по себе является загадкой, почему в 95 процентах случаев мероприятия терпят неудачу именно из-за того, что «продвижение было осуществлено в последний момент без надлежащего планирования, без проверки правильности адресов, приглашения были не слишком шикарно оформлены и разосланы в недостаточном количестве».

Затем человек А идет к G, который говорит ему: ”У нас нет списка, чтобы вручить Вам, поэтому ...........”

Нехватка сотрудников в секции СО – это объяснение, к которому можно отнестись наименее строго.

Затем человек А идет ...........”.

В действительности СО примерно на 80 процентов состоят из подготовки мероприятия и примерно на 20 процентов из самого мероприятия.

Где продукция?

Если процесс подготовки мероприятия не спланирован и полностью не проведён задолго до начала мероприятия, то оно провалится.

Но присутствует большая численность персонала.

Импровизированные СО иногда необходимы. Но обычно эта необходимость возникает из-за отсутствия предусмотрительности, а также из-за того, что работа не велась упорно.

Официальное донесение направленно - получено членом персонала Y. Он направляет его члену персонала Z. Тот направляет его.............

В отношении вышесказанного существует правило:

Где продукция?

УСПЕХ ЛЮБОГО МЕРОПРИЯТИЯ ПРЯМО ПРОПОРЦИОНАЛЕН ТОМУ, НАСКОЛЬКО СВОЕВРЕМЕННОЙ БЫЛА ПОДГОТОВКА.

Но присутствует значительное движение корреспонденции.

Другими словами, плохая подготовка, проведённая слишком поздно, является причиной неудачного мероприятия.

Подобная система, пользующаяся популярностью во многих бюрократических организациях, даже имеет собственное название. Ее называют “Далеко отсылающая система”.

СО – это упорная работа. Но упорная работа в основном осуществляется до того, как публика увидит её результат. Работать на самом мероприятии чрезвычайно легко.

Ни один не оказывает услуг. Ни одна ситуация не обрабатывается соответствующим образом.

Вы видите прекрасную постановку, эти безупречные представления, проведённые без сучка, без задоринки. Кажется, будто для их проведения совершенно не требуется усилий. А КАЖЕТСЯ, что для их проведения совершенно не требуется усилий потому, что заблаговременно был проделан невероятный объём подготовительной работы.

Чтобы мероприятие посетило большое количество людей, его необходимо спланировать и отрепетировать, а также объявить о нём задолго до самого события.

Когда это до некоторой степени исправлено, может развиться новая ситуация.

Даже об обеде должно быть объявлено по меньшей мере за неделю.

Развивается дублирование выполняемых обязанностей (некто имеет обыкновение внушать другим, что они ошибаются), раздается крик: ”Вы обращаетесь с этим неправильно”. Таким образом, возникает требование переделать.

Специалисты по СО, которые не работают упорно над планированием мероприятий и проведением репетиций, которые не объявляют о мероприятиях заблаговременно и не организуют достаточного продвижения, терпят неудачи.

Это отбрасывает организацию назад - ничего не делайте или Вам сделают замечание.

Таким образом, провалы в сфере СО случаются из-за того, что планирование, репетиции и продвижение мероприятий осуществлялись недостаточно хорошо и это не было сделано заблаговременно.

И снова происходит раздувание штата и снижение продуктивности.

Следовательно, успех мероприятий, проводимых специалистами по СО, наилучшим образом обеспечивается сбором данных, чётким планированием, упорной работой на репетициях, своевременными объявлениями о проведении данного мероприятия и действиями по продвижению, проводимыми в достаточном объёме.

Людям, знающим свои шляпы не понаслышке и выдающим продукцию, не нужно говорить переделать что-то.

Даже мероприятие-сюрприз должно быть подготовлено именно таким образом, и в подготовке этого мероприятия не участвуют только те, кому этот сюрприз предназначен.

Поэтому собирайте данные, в соответствии с которыми будет осуществляться планирование, хорошо планируйте, составляйте программы, выполняйте всю необходимую канцелярскую работу, объявляйте о мероприятии заблаговременно, добивайтесь того, чтобы все, кто задействован в этом мероприятии, упорно репетировали до тех пор, пока они не будут безупречно делать то, что должны, и затем проводите мероприятие.

Когда действующий руководитель не знает всех шляп и их обязанностей, он неправильно распределяет обязанности.

И вот, пожалуйста, «спонтанное» мероприятие имеет огромный успех.

Это сбивает все водруженные шляпы.

Не имеет значения, проводите ли вы марш протеста, пресс-конференцию или конгресс, начинаете предоставлять новый курс, организуете обед для особо важных персон или даже просто для друзей, – для того чтобы это мероприятие имело успех, необходимо его подготовить и широко о нём объявить задолго до момента проведения.

В результате не выполняется ни одной обязанности.

Есть могилка, где похоронен проваливший дело специалист по СО. На надгробном камне написано: «Джордж Бэклог*Бэклог: выдуманная фамилия, которая к переводе с английского означает «завал».. Слишком мало и слишком поздно». Его пришлось пристрелить, потому как он подложил компании свинью.

Когда действующий руководитель знает все шляпы, оргсхему, функции секторов, направление деятельности и текущие программы, он правильно распределяет и пред обязанности и продуктивность повышается, а численность штата падает.

Самое заурядное мероприятие, которое было надлежащим образом подготовлено, о котором было своевременно и надлежащим образом объявлено, будет иметь больший успех, чем самое пышное импровизированное мероприятие.

В следующий раз, когда вы увидите пустые места в зале, вспомните об этом ИП и примените его. Или, что даже лучше, делайте всё правильно с первого раза.

Когда люди, входящие в штат не знают всех шляп, они неправильно распределяют работу. Насколько я знаю, некоторые военные службы довели это до совершенного искусства.

Это увеличивает кол-во действий по снятию и надеванию шляп и транжирит время. Это увеличивает неразбериху. Это уменьшает продуктивность и увеличивает объем движения.

Способ увеличить продуктивность и сократить объем движения состоит в том, чтобы все люди входящие в Штат, носят все шляпы, соответствующие тем постам, к которым они приписаны. В этом случае они - знающие люди.

Исполняя музыкальную игру в любой орг-ции - частые смены постов, использование зон деятельности орг-ции в качестве вотчины для персонала - служебная деятельность сокращается, поэтому продуктивность падает, а штаты раздуваются.

Это скрытый способ исполнения музыкальной игры. Пройдитесь кругом и расспросите людей, хотят ли они других постов. Это расстроит их, расположит их между двух стульев (заставить их разрываться между постами) и сократит служебную деятельность, производительность, а также раздует штаты.

Ленивые и причудливые экономики, а также недостаток опыта в УКОМПЛЕКТОВАНИИ всегда являются оборотной сборной музыкальной игры.

Ответ заключается в том, чтобы НАБИРАТЬ и НАНИМАТЬ.

Возможно могут быть изобретены другие способы предотвращения изменений суеты и того, чтобы каждый работая как сумасшедший, но выше изложенные способы – основные.

Для того, чтобы повысить продуктивность и уменьшить объем выполняемых работ, жизненно важно, чтобы люди были:

А. Правильно подобраны и распределены по постам.

Б. Были ознакомлены со своими шляпами и подготовлены для занимаемого ими поста, а также все теоретические, практические и соответствующие посту упражнения были выполнены ими.

В. Подготовлены к тому, чтобы выполнять ожидаемые от них обязанности, соответствующие занимаемому ими посту.

Г. Хорошо осведомлены в качестве руководителей знающих шляпы своих подчиненных, оргсхему, функции и цели секторов, направление деятельности и текущие программы.

Д. Обеспечены знаками, руководствами и формами, для того, чтобы дать публике, внешний и внутренний корреспонденции правильные направления и терминалы, где взаимодействие произойдет с полноценным конечным результатом.

Хотите увеличить продуктивность и уменьшить рабочую нагрузку?

Применяйте, применяйте и применяйте это Инструктивное Письмо!