Обзор финансового положения организации привёл меня к необходимости разобраться, в чём же состоит разница между деятельностью по привлечению новой публики в прошлом и этой же деятельностью в настоящее время. В результате я обнаружил, что существенное изменение, похоже, произошло тогда, когда мы освободили штатных одиторов от обязанности писать письма потенциальным клиентам и переложили эти обязанности на специального терминала – «регистратора по письмам». На самом деле внесению этого конкретного изменения предшествовал тот факт, что одиторы стали меньше писать потенциальным клиентам. Это произошло тогда, когда в отдел обучения, отдел процессинга и отдел продажи книг были назначены администраторы. Раньше эту работу полностью выполняли штатные одиторы, и публика, очевидно, охотнее отвечала на письма, написанные штатными одиторами, нежели на письма, написанные регистраторами по письмам. В прошлом делалась масса критических замечаний по поводу того, что штатные одиторы пишут письма, однако большая часть этих замечаний исходила из самой организации – публика не выражала какого-либо особого протеста. Однако в данный момент публика выражает протест – они, очевидно, возражают против того, чтобы писать письма посту в организации, а не терминалу, у которого есть имя. Штатные одиторы удовлетворяли этому конкретному требованию: каждый день они писали письма разного рода людям, выделяя на это час своего времени.

Поэтому, не ослабляя существующие линии отдела продвижения услуг и регистрации, мы вновь введём эту обязанность для штатных одиторов во всех организациях: они будут писать письма людям, чьи имена есть в центральном файле, после того как закончат сессию.

Недостатком той программы было то, что мы не обучали одиторов тому, как писать письма. Следовательно, теперь у нас должна быть программа для обучения тому, как писать письма публике. Но помните, что сотрудники организации были единственными, кто активно выражал недовольство по поводу писем, которые собственноручно писали штатные одиторы. Жалоб от публики приходило очень мало.

Do it Now.

Другая трудность возникала из-за совещаний одиторов, которые длились так долго, что они вообще не имели возможности заняться письмами. Ну что же, дни усиленного обучения штатных одиторов остались в прошлом, даже несмотря на то, что им всё ещё необходимо обучаться. Поэтому мы должны сократить время длительных совещаний, проводимых начальником отдела процессинга с одиторами в конце рабочего дня. Это не значит, что одиторы не должны отчитываться перед начальником отдела процессинга. Они могут отчитаться индивидуально и уйти.

One of the best ways to cut your work in half is not to do it twice.

Иногда мы сталкивались с проблемой отсутствия помещений для этой работы. Чтобы штатные одиторы могли заниматься этой работой, в секции центрального файла устанавливались очень маленькие столы или же длинные столы, и это было успешным действием. Другим недостатком была система, по которой одиторы писали письма; некоторые начинали с начала центрального файла, некоторые – с конца, некоторые – с середины, а в результате тем людям, чьи имена находились в начале, в середине и в конце центрального файла, писали слишком много раз, при этом упускались из виду остальные. Чтобы справиться с этим (поскольку теперь у нас есть системы файлов с адресами), мы делим страну на части и используем ЦФ, папки в котором расположены по географическим областям. Мы можем отпечатать полный набор карточек в файлах адресов и затем разбить его на части так, чтобы одной областью занимался один одитор. Единственный недостаток этой системы состоит в том, что какая-то определённая область передаётся в ведение одному одитору, и, по существу, как кто-то сказал, ему даётся возможность построить свою практику. На данный момент я не думаю, что это плохо, поскольку центральной организации в конце концов придётся учреждать центры, и у нас может быть понимание, что человеком, который учредит в какой-либо области подконтрольный МАСХ центр, в конечном счёте будет штатный одитор, успешно работавший с данной областью. Это способствует хорошему распределению входящей почты. Благодаря тому, что у нас имеется схема с именем одитора в каждой географической области, мы можем отдавать одиторам все письма из этой области, и люди будут получать корреспонденцию от одного и того же человека. Публике нравится писать одному и тому же человеку – дела у нас шли лучше, когда штатные одиторы писали письма людям из района деятельности. Так что давайте снова введём эту программу.

Probably your most fruitful source of Dev-T is your own double work.

Кроме того, штатные одиторы по понедельникам и пятницам или субботам выполняли всю работу, относящуюся к тестированию. Те, кто не нужен был для работы с тестами, писали письма. Мы должны вернуться к этому, упразднив подразделение, занимающееся тестированием, и передав эту деятельность обратно штатным одиторам. Люди, которые в данный момент занимаются администрированием по тестам, могут быть использованы где-нибудь ещё. Сейчас не существует администратора по тестированию и администратора по обучению.

This is the way you do double work.

Давайте испробуем это как средство повышения дохода и уменьшения общего количества подразделений.

You pick up a despatch or a piece of work, look it over and then put it aside to do later, then later you pick it up and read it again and only then do you do it.

This of course doubles your traffic just like that.

One of the reasons I can handle so much traffic is that I don't do it twice. I make it a heavy rule that if I find myself handling a piece of traffic, I handle it, not put it into a hold or a later category.

If I happen to be prowling through my basket in the Message Center Stack to see what's there, I do what I find there.

If I am given a message or a datum that requires further action from me, I do it right when I receive it.

This is how I buy "loafing time".

Now I'm not trying to hold me up as a model of virtue as the man who always does his job; I do many jobs and many hats; I am holding myself up as an ambitious loafer and as a buyer of valuable loafing time.

There's no need to look busy if you are not busy.

There is no need to fondle and caress work because there isn't enough of it.

There's plenty of work to do. The best answer to work of any kind is to do it.

If you do every piece of work that comes your way WHEN it comes your way and not after a while, if you always take the initiative and take action, not refer it, you never get any traffic back unless you've got a psycho on the other end.

In short, the way to get rid of traffic is to do it, not to refer it; anything referred has to be read by you again, digested again, and handled again, so never refer traffic, just do it so it's done.

You can keep a comm line in endless foment by pretending that the easiest way not to work is to not handle things or to refer things. Everything you don't handle comes back and bites. Everything you refer has to be done when it comes back to you.

So if you are truly a lover of ease, the sort of person who yawns comfortably and wears holes in heels resting them on desks, if your true ambition is one long bout of spring fever, then you'll do as I suggest and handle everything that comes your way when it comes and not later, and you'll never refer anything to anybody that you yourself can do promptly.

That people begin to point you out as a model of efficiency, as the thing expected to cop the next world's speed record, that articles begin to appear about the marvels you are creating, is all incidental. You and I know we did it so we could be lazy and not have to work. For it can be truly said that the way to all labor of a long and continuous grind is by putting off the action when the message is received and in referring it all to somebody else, that's the way to slavery, to tired muscles and tattered brains; that's the route to baskets piled high.

So come loaf with me.

Do it when you see it and do it yourself.