«В письме от нашего страхового агента упоминается о возможности “скрытых расходов”, которые могут появиться при переписывании документации и т.д. в случае пожара. Это заставило меня задуматься, поскольку я не знаю, что мы могли бы переписать из такой документации, если бы оригиналы были бы унич тожены пожаром.

Я полагаю, что мы должны позаботиться о сохранности материалов и доку ментов по двум основным направлениям:

1. Имена и адреса (в дополнение к спискам членов ассоциации).
2. Финансовые документы.

Например по пункту 2: МАСХ Южной Африки причитается 5 000 фунтов стерлингов по выставленным счетам, и я полагаю, МАСХ США согласно доку ментам причитается порядка 100 000 долларов, а МАСХ Лондона – примерно 8 000 фунтов стерлингов. Не сомневаюсь, что другим офисам также должны большие суммы.

Способ, который я рекомендую в качестве минимальной защиты на случай пожара, заключается в следующем: когда мы составляем ежемесячные уведомле ния о состоянии счёта, мы должны сделать под копирку ещё две копии – один комплект копий останется у бухгалтера, а другой комплект отправится заказной почтой в ближайший офис МАСХ, где они будут храниться в безопасности. По следний комплект уничтожают при получении через месяц следующего комплекта.

Таким образом, самое большое, что мы могли бы потерять, это документы, относящиеся к текущим делам, но эта информация достаточно свежа в памяти сотрудников, так что бо´льшую её часть они смогут вспомнить.

По пункту 1: когда в подразделении адресных файлов готовят наклейки с адре сами новых людей, они просто делают одну дополнительную копию и еженедельно отправляют все наклейки с адресами новых людей в другой офис МАСХ. Это не потребует значительного объёма работы, поскольку здесь не будет никакого исте чения сроков членства, как тех, у кого заканчивается членство в ассоциации.

Если документация какого либо офиса будет уничтожена, другой офис сможет сразу же наклеить все наклейки, составить по ним список адресов и разослать почто вую корреспонденцию всем людям из этого списка, предоставив всю необходимую информацию, такую, как новый временный адрес офиса, которому не повезло».

Я одобряю это.