Ссылки:
Отныне в каждой организации открывается новый счёт ВНС, с тем чтобы можно было без труда немедленно выплатить комиссионные ВНС.
Для того чтобы открыть счёт, просто определите среднюю сумму комиссион ных, выплачиваемых ВНСам за неделю (сделайте это за период в 6 недель), и пусть БАФ переведёт эту сумму на новый счёт ВНС. Перевод средств может осуществляться в течение нескольких недель, если их перевод в полном объёме за один раз вызовет какие либо трудности.
Лицами, имеющими право подписи по данному счёту, являются БАФ, зам. БАФ, ИД, исполнительный секретарь ОХС, исполнительный секретарь органи зации, секретарь бухгалтерии и исполнительный секретарь по работе с публикой (окончательно выплату комиссионных одобряет БАФ, после того как кто то из данных лиц поставил свою подпись). Для подписания чеков требуется только двое из указанных выше сотрудников, и большинство из них можно найти в течение всего рабочего времени, поэтому подписать чеки ВНС будет совсем несложно.
Чтобы на счету всегда было достаточно средств и комиссионные могли выпла чиваться немедленно, как только они заработаны (после того как первоначальная сумма положена на счёт, как было сказано выше), отдел 8, когда кому либо причитается выплата, подготавливает все формы и относящиеся к делу данные и НЕМЕДЛЕННО обращается через секретаря бухгалтерии к БАФ. БАФ быстро проверяет обоснованность выплаты и сразу же выписывает чек со счёта № 1 БАФ для покрытия суммы комиссионных. Средства по этому чеку помещаются на счёт ВНС организации.
Средства на счету ВНС в соответствии с ИП ОХС от 21 октября 1982ПА «Дефиниция статистики “Наличные – счета к оплате”» НЕ считаются как «НАЛИЧНЫЕ» в статистике организации «Наличные – счета к оплате».
Ответственность за счёт ВНС (его ведение и поддержание надлежащего порядка в нём) лежит на начальнике отдела расходов и его руководителе – секретаре бухгалтерии.
В организациях, где существуют как дневные, так и вечерние организации, каждая из них имеет свои отдельные счета, своих лиц, имеющих право подписи, и свои чековые книжки, чтобы ВНС, который направил кого либо в вечернюю организацию, тоже мог получить комиссионные немедленно.
Руководство работой линии оплаты комиссионных ВНС детально описано в ИП ОХС от 9 мая 1965ПА «Полевые одиторы становятся сотрудниками»; в ИП ОХС от 15 октября 1965П «Внештатные сотрудники. Форма направления и комиссионные» и в ИП ОХС от 27 сентября 1970 «Занижение цен». Эти ИП изменены только в том, что выплата комиссионных производится теперь немед ленно, как только направленный ВНСом человек приходит в организацию и начинает получать свою услугу.
Закончив работать с человеком из публики, который был направлен ВНСом, регистратор немедленно отдаёт третью копию инвойса и направление ответ ственному за ВНС (или начальнику отдела клирования). Как только человек начинает свою услугу, ответственный за ВНС (или начальник отдела клирования) берёт третью копию инвойса (в Сент-Хилле или продвинутых организациях это жёлтая копия инвойса; в организациях Класса IV или миссиях – это голубая копия) и направление и ВРУЧАЕТ их начальнику отдела расходов. Начальник отдела расходов НЕМЕДЛЕННО направляет собранные документы БАНКОВ СКОМУ АДМИНИСТРАТОРУ ФЛАГА ЧЕРЕЗ СЕКРЕТАРЯ БУХГАЛТЕРИИ. БАФ проверяет по представленным документам обоснованность выплаты комиссионных и немедленно выписывает чек на сумму данных комиссионных для перевода со счёта № 1 БАФ на счёт ВНС организации, чтобы покрыть сред ства, выплаченные в качестве обоснованных комиссионных, причитающихся ВНС. Далее начальник отдела расходов немедленно выписывает чек на сумму комиссионных со счёта ВНС и оформляет расходный ваучер на каждый выписанный им чек, а затем немедленно ВРУЧАЕТ чек, расходный ваучер, переводной ваучер БАФа, инвойс организации (на котором указана вся сумма, внесённая человеком, направленным ВНСом), направление и другие документы, которые требуются в соответствии с инструктивными письмами, посвящёнными работе линии подписания чеков, двум лицам, имеющим право подписи, с тем, чтобы они их подписали. (Лица, имеющие право подписи, должны видеть копию переводного ваучера БАФа, чтобы убедиться, что на счёт ВНС действительно поступят деньги для покрытия выплаченных комиссионных. Выплата комисси онных без перевода суммы комиссионных со счёта БАФ на счёт ВНС привела бы к тому, что деньги на счету ВНС были бы исчерпаны и чеки ВНС не были бы оплачены банком.)
Как только чек ВНС подписан, начальник отдела расходов возвращает его ответственному за ВНС (или начальнику отдела клирования) вместе с белой копией расходного инвойса и направлением (подписанными начальником отдела расходов с указанием номера расходного ваучера).
Ответственный за ВНС (или начальник отдела клирования) немедленно вручает чек и белую копию расходного инвойса ВНСу, если тот находится в организации, или высылает её по почте. Затем он помещает направление в файл ВНС. Если ВНС хочет потратить свои комиссионные на следующую услугу, он должен только поставить индоссамент на обороте чека с комиссионными ВНС и отдать его, чтобы ему оформили на эти деньги инвойс на его следующую услугу, на приобретение книги и т.д. Когда на этот чек выписывается инвойс, сумма по данному чеку засчитывается в валовой доход организации.
Начальник отдела расходов следит за тем, чтобы средства по переводному чеку БАФ были внесены на счёт ВНС организации.
Контроль за линией выплаты комиссионных ВНС является шляпой ответ ственного за ВНС (или начальника отдела клирования), и именно он должен обеспечить, чтобы комиссионные ВНС выплачивались надлежащим образом, в соответствии с оргполитикой и немедленно. Для выполнения этой обязаности ответственный за ВНС (или начальник отдела клирования) ведёт файл ВНС. Когда ВНСу выплачиваются комиссионные, ответственный за ВНС (или началь ник отдела клирования) берёт направление (которое подписано начальником отдела расходов и на котором им указан номер расходного ваучера) и помещает его в папку с именем данного ВНС. Сделав это, ответственный за ВНС (или начальник отдела клирования) может проследить, какие комиссионные были выплачены, и получить все сведения, касающиеся данных комиссионных.
В каждой организации вся линия выплаты комиссионных ВНС должна быть отражена на направляющей форме и эта направляющая форма должна исполь зоваться, чтобы эта линия оставалась быстрой и чтобы на ней не возникало препятствий.
По этой линии нужно провести имитационный прогон с использованием данной направляющей формы, чтобы все линии и функции были известны и не было никаких задержек в выплате ВНСам причитающихся им комиссионных.