Cразу же после того как сделано приобретение, все заказы на приобретение (ЗП) должны быть помещены в файлы неоплаченных счетов или в папку, заведённую на компанию, у которой регулярно что либо заказывают.
Не должно быть никаких дополнительных «файлов для заказов на приобре тение», в которых хранятся оригиналы ЗП.
Когда составляется ежемесячная сводка счетов к оплате, бухгалтерия должна просмотреть папки с тем, чтобы найти неоплаченные ЗП, которые не были ука заны в сводках, занести их в ежемесячную сводку счетов к оплате и представить её управляющему финансами.
Когда такая проверка не делается, это ведёт к ошибкам в использовании системы оплаты счетов по установленную дату. Может неожиданно прийти счёт из компании, которая небрежно относится к выставлению счетов, и этот счёт будет относиться к более раннему периоду, чем тот за который предполагалось вернуть долги согласно данной системе, что может внести путаницу в оплату других счетов.
Например, вы в полной уверенности в своих возможностях оплачиваете все счета, скажем, по сентябрь, – те счета, которые выставлены раньше, чем три месяца назад. Две недели спустя бухгалтерия сообщает вам, что вы должны ещё 5 000 фунтов стерлингов по счётам, выставленным летом. Вам вынуждены сдви гать установленную дату назад, чтобы оплатить эти счета. Нет ничего плохого в том, чтобы сдвинуть назад установленную дату. Что действительно плохо, так это то, что вы должны по счетам на 5 000 фунтов стерлингов больше, чем рассчитывали. Это неприятное потрясение, оно нарушает любое финансовое планирование и сводит на нет оценки состояния организации.
Это может произойти из за того, что две или три компании никогда не предъявляют вам счета за выполненную работу, а бухгалтерия не знает, что должны поступить их счета. Затем эти компании предъявляют вам счета, бац, и всё финансовое управление коту под хвост.
Нас не интересуют те проценты, которые можно было бы получать по различным суммам, которые мы бы не перечисляли до тех пор, пока нам не выставят счёт. У нас действительно есть долг, и лучше его отдать. Нам нет никакой выгоды от того, что они выставили счёт пять месяцев спустя. На самом деле это создаёт неразбериху.
Поэтому храните все ЗП в соответствующих файлах, чтобы у вас была возможность проверить, указаны ли в выставленных нам счетах содержащиеся в ЗП суммы или нет. Не надейтесь, что такие фирмы забудут. Они никогда не забывают. Они просто неожиданно набрасываются на вас и вопят, требуя денег, как раз тогда, когда вы думаете, что у вас всё идёт замечательно. Поскольку они не выставляют счета, у них постоянно сталкиваются с финансовыми труднос тями, которые затем решают неистово требуя денег.
Постарайтесь не иметь дела с такими фирмами, так как у них весьма паршивые управляющие, которые испортят нам всё дело тем, что будут с задержкой предоставлять нужные нам вещи или ещё чем то подобным.
Но даже если вы не работаете с такими фирмами, ищите крупные ЗП, особенно те, за которые ещё не приходили счета, чтобы быть уверенными в том, что ваша ежемесячная сводка счетов к оплате для финансового управления «содержит всё по сентябрь». В противном случае вы рискуете нашей креди тоспособностью и разрушаете все наши усилия оценить состояние, в котором находится организация.