Ссылки:

• ИП ОХС от 20 янв. 1979 ТО, ЧТО СОКРАЩАЕТ ДОХОД И РАЗМЕР ЗАРПЛАТЫ
• ИП ОХС от 4 июня 1959 IV ВЫПИСЫВАНИЕ ИНВОЙСОВ И СБОР ДЕНЕГ
• ИП ОХС от 25 июля 1972 Серия «Эсто», 24 ФОРМА ОРГАНИЗАЦИИ

Когда человек записывается на одитинг и оплачивает его, он приходит к администратору НЦХ с направляющей формой и копией инвойса.

Инвойс не вкладывают в папку преклира. Администратор НЦХ вписывает данные из инвойса в форму учёта инвойсов, которая прикрепляется степлером к правой стороне разворота папки. Эта форма содержит колонки, где указаны дата, номер инвойса, любые дополнительные сведения, оплаченные часы, использованные часы и остаток на счёте. (См. приложение 1, где даётся пример такой формы.)

Записав эти данные, администратор НЦХ помещает инвойс в корзину для инвойсов. (Эти инвойсы направляются в картотеку инвойсов, которая находится у начальника отдела технического обслуживания.)

Завершённая направляющая форма затем помещается на правом развороте папки поверх формы учёта инвойсов.

После того как преклир оплатил одитинг, одитор вписывает количество оплаченных часов (например 12,5 или 25) в форму отчёта одитора и ведёт учёт часов одитинга, которые уже использованы, в последующих формах отчёта одитора.

Когда количество использованных этим преклиром часов одитинга приближается к общей сумме оплаченных часов, одитор уведомляет начальника отдела технического обслуживания, который начинает с преклиром направляющую форму для приобретения дополнительных часов одитинга. В качестве первого шага направляющей формы начальник отдела технического обслуживания вписывает в форму учёта инвойсов последние данные о количестве использованных часов и вычитает их из цифры, указанной в колонке «остаток» в форме учёта инвойсов, и записывает её в колонку «остаток» этой формы. Когда преклир купил дополнительные интенсивы, он вновь направляется к администратору НЦХ с этой направляющей формой и копией инвойса, администратор НЦХ вносит данные в форму учёта инвойсов, направляет копию инвойса по линиям и подшивает направляющую форму в папку преклира. Теперь преклир может получать дальнейший одитинг.

Одитор не продолжает одитировать преклира, у которого закончились оплаченные часы. Он должен проследить, чтобы преклир начал проходить необходимую направляющую форму и приобрёл дополнительные интенсивы.

Штатные сотрудники лишаются зарплаты и средств к существованию, когда начальник отдела процессинга, начальник отдела технического обслуживания и одиторы не ведут учёт того, сколько часов одитинга преклиры оплатили, и забывают возвратить преклира к регистратору для того, чтобы он записался на следующую услугу и оплатил её.

Продолжать одитировать преклира, у которого больше нет оплаченных часов одитинга, – это этическое нарушение. Об этом следует написать доклад, а виновного одитора направить в этику.

Используя форму учёта инвойсов и записывая в формах отчёта одитора общее количество уже предоставленных часов одитинга, начальник отдела процессинга, начальник отдела технического обслуживания и одиторы смогут вести учёт оплаченных и использованных преклиром часов и таким образом смогут избежать предоставления бесплатных услуг.