Эффективность финансового контроля в организации главным образом зависит от того, насколько хорошо члены комитета ФП, банковские администраторы Флага и сотрудники бухгалтерии знают и применяют финансовую оргполитику и оргполи тику, относящуюся к получению дохода.
Однако эффективность административных линий, по которым осуществляется руководство закупками и оплатой счетов, тоже является жизненно важным фактором.
До тех пор пока эти линии не будут жёстко ВНЕДРЕНЫ, БАФ и руководители могут работать выбиваясь из сил, чтобы вывести организацию из тяжёлой финансовой ситуации, однако будут обнаруживать лишь то, что поступают новые счета к оплате, о которых раньше никто не слышал, или что новый закупщик только что заказал печатный станок, потому что «кто-то велел ему это сделать!».
Когда организация оказывается в ситуации, при которой соотношение «наличные – счета к оплате» становится неблагоприятным, ей могут потребоваться многие месяцы тщательного планирования, чтобы восстановить доход и платёжеспособность.
И даже когда всё идёт хорошо, необходимо жёстко контролировать линии закупок и оплаты счетов, чтобы и дальше всё шло хорошо.
Поэтому следующее должно полностью применяться ко всем организациям Морской организации, саентологическим организациям и FOLO:
1. Все фирменные бланки, используемые отделением бухгалтерии, должны содержать следующее заявление:
«ДЛЯ ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ ЛЮБЫХ РАСХОДОВ ОТ ИМЕНИ ЦЕРКВИ НЕОБХОДИМО ИМЕТЬ ПИСЬМЕННОЕ РАЗРЕШЕНИЕ СЕКРЕТАРЯ БУХГАЛТЕРИИ ЦЕРКВИ, ЧТОБЫ ЭТИ РАСХОДЫ СЧИТАЛИСЬ ЗАКОННЫМИ И ОПЛАЧИВАЛИСЬ ЦЕРКОВЬЮ».
В тех организациях, где это может потребоваться в соответствии с их юридическим статусом, слово «церковь» может быть заменена на слово «организация».
2. Каждой фирме, с которой организация имеет деловые отношения, и каждой новой фирме, с которой организация вступает в контакт для осуществления закупок или с целью выяснения цен, сразу же должно передаваться письмо от секретаря бухгалтерии на бланке с этой шапкой. В письме должны быть приведены имена тех, кто имеет право осуществлять закупки.
3. Такие письма должны продвигать нашу отличную кредитоспособность, а также чётко указывать, что ТОЛЬКО те люди, которые названы в этом письме, имеют право приобретать для организации товары и заказывать услуги.
Это послужит для информирования о политике организации и не позволит случайным людям увеличить её долг.
4. Каждое изменение в персонале организации, вызывающее перемены в списке лиц, обладающих правом осуществлять закупки, должно сразу же сообщаться всем фирмам посредством рассылки новых писем.
5. Все расходные обязательства выполняются на основе письменного заказа, подготовленного отделом 8, за подписью секретаря бухгалтерии в соответ ствии с его полномочиями. Этот заказ предъявляется коммерческой фирме при совершении покупки.
6. При подписании таких заказов секретарь бухгалтерии обязан сверять их с одобренными ЗАКАЗАМИ НА ПРИОБРЕТЕНИЕ по каждому заказывае мому наименованию.
7. Такие расходы, как коммунальные и почтовые платежи, а также случающиеся время от времени иные расходы, с которыми невозможно обращаться подобным образом, тем не менее, должны оформляться посредством обычных заказов на приобретение (ЗП) или предварительных заказов на приобретение (ПЗП).
8. БАФ регулярно проводит выборочные проверки на всех линиях закупок на предмет применения данного инструктивного письма и сообщает о результа тах проверки на Флаг или в континентальные финансовые офисы.
9. Международные звонки и другие подобного рода услуги могут стать непредвиденным источником неожиданного роста расходов, если только ОХС не будет требовать подписанного ЗП на каждый междугородний звонок в соответствии с ИП ОХС от 1 июня 1958 «Заказы на приобретение» и не будет следить за тем, не возрастут ли резко расходы на телефон и коммунальные услуги.
10. Подписывание всех чеков по главному счёту организации будет производиться один раз в неделю лицами, имеющими право подписи, в присутствии БАФ. Суммы всех чеков должны быть внесены на одну ленту калькулятора, и должна быть подсчитана их итоговая сумма, а количество наличных денег, выдаваемых на мелкие расходы, должно быть ограничено.
Это не распространяется на книжный счёт ОХС; чеки с книжного счёта ОХС могут быть выписаны в любое время, и присутствие БАФ не требуется. Вместо него чеки должны быть подписаны заместителем БАФ по МОРО, который может выписывать их по этому счёту в любое время, при этом зам. БАФ по МОРО остаётся ответственным за проверку документов по книжному счёту, состояния книжного магазина, книжных складов и продаж книг с целью обеспечить полное соблюдение оргполитики в отношении книжного счёта, включая правильность осуществления расходов.
Правило относительно того, что чеки выписываются лишь раз в неделю, не распространяется и на чеки счёта ВНС, поскольку комиссионные вне штатным сотрудникам должны выплачиваться незамедлительно. Чек подписывают любые два имеющиеся на этот момент человека, обладающие в соответствии с оргполитикой правом подписи.
11. При выполнении своих обязанностей БАФ обеспечивает, чтобы оргполитика в отношении подписания чеков и оплаты по установленную дату применялась в полном объёме, чтобы все выписанные чеки были сначала надлежащим образом одобрены и не превышали выделенных для организации сумм. В случае выплаты комиссионных и возвратов денег за непредоставленные услуги БАФ обеспечивает, чтобы достаточные суммы были переведены на соответствующие счета организации, так как в противном случае статистика «Наличные – счета к оплате» может оказаться ложной.
12. БАФ хранит текущие и неиспользованные чековые книжки по банковским счетам организации в своём сейфе и выдаёт их бухгалтерии только для проведения еженедельной сверки банковских выписок, для подготовки чеков и для того, чтобы оплаченные чеки были прикреплены обратно к своим корешкам.
Это не распространяется на книжный счёт ОХС и счёт ВНС: чековая книжка книжного счёта ОХС хранится у зам. БАФ по МОРО в его сейфе, а текущая чековая книжка счёта ВНС находится у секретаря бухгалтерии в его сейфе. Неиспользованные чековые книжки книжного счёта и счёта ВНС могут храниться у банковского администратора Флага.
13. Данные положения оргполитики никоим образом не могут быть использованы для задержки осуществления официально одобренных приобретений или оплаты по счетам. Напротив, её необходимо применять с тем, чтобы не возникало никаких задержек и чтобы укрепить и сделать более надёжными финансовые и административные линии.
14. Внедрение и применение данной оргполитики является ответственностью банковского администратора Флага, который должен лично добиваться, чтобы её использование стало привычным делом для секретаря бухгалтерии и персонала отдела 8, и который должен делать это вновь при любой смене сотрудников на этих постах.