Если тем, что называется ФАЙЛАМИ, пренебрегают и если работе с ними отводят скромное место, то это в большей степени является причиной краха компаний, чем пренебрежительное отношение к рабочим столам, помещениям, а иногда и к сотрудникам.
Поскольку работа с файлами рассматривается как рутинная канцелярская работа, руководители редко уделяют ей достаточно внимания. И всё же крах деятельности большинства руководителей является результатом отсутствия информации и ФАЙЛОВ.
Зачастую считают, что работа с файлами – это какая-то дополнительная работа, которая ложится на плечи одного человека, или же то, чему уделяют часть рабочего времени. Это самая дорогостоящая «экономия», которую организация может себе позволить.
Пример. Организация (Йоханнесбург, начало 60-х), у которой не было ни шкафов для файлов ни надлежащего уважения к файлам, не пользовалась своим центральным файлом, в котором насчитывалось 6 500 имён. У организации постоянно были проблемы с доходом.
Пример. В другой организации (Сент-Хилл, 1960 год) документы либо не подшивали в файлы счетов к оплате, либо не содержали эти файлы в должном порядке и постоянно переплачивали кредиторам. В 1964 году в организации считали, что должны 1.000 фунтов, в то время как были должны 22.000 фунтов, и это из-за отсутствия надлежащих бухгалтерских файлов! И не думайте, что это не являлось причиной дополнительной работы сотрудников управления!
Пример. ЦФ организации был в беспорядке, поэтому файлы адрессографа были неточными и адреса не снабжались ярлыками, указывающими на типы публики. (Продвинутая организация Лос-Анджелеса, 1971-1972 годы.)
Сложилась ситуация, при которой
(А) реклама напрасно рассылалась по неправильным адресам,
(Б) отдача от производимой рассылки была низкой,
(В) соотношение «наличные–счета к оплате» свидетельствовало о не платёжеспособности организации.
Еженедельно это обходилось в тысячи долларов.
Я могу привести ещё много подобных примеров. Программы по работе с ВНС, проваленные потому, что у 18-х отделов не было надлежащего файла ВНС или хоть какого-нибудь реально существующего файла направлений, выданных публике ВНСами. Невозможность осуществлять продвижение надлежащим типам публики из-за отсутствия адресных пластин, снабжённых ярлыками. Невозможность установить, кто являлся поставщиком, из-за отсутствия файлов, содержащих данные по закупкам. Отсутствие принятых на работу сотрудниковвследствие отсутствия файлов персонала и т.д.
В организации существует МНОЖЕСТВО типов файлов. Большинство их перечислено в ИП ОХС от 23 февраля 1970 «Еженедельные отчёты коммуникатора ЛРХ»
Эсто будет слишком часто сталкиваться с тем, что в суматохе, вызванной получением продукта, функция, заключающаяся в составлении файлов и поддержании их в порядке, будет игнорироваться. Он обнаружит, что сотрудники в горячке производства небрежно обращаются с файлами и портят их.
Он редко встретится с проявлением заботы о составлении файлов и поддержании их в порядке. Он даже обнаружит изданные на местах (незаконные) приказы типа «Они тратят слишком много времени на организационные вопросы и слишком мало на производство. Поэтому пусть просто производят, а не занимаются организацией».
Подобные люди добиваются статистик текущей недели ценой всего дохода, который они могли бы получить в будущем году!
Они даже приказывают уничтожать файлы, поскольку они «старые», вместо того чтобы приказать создавать архивы.
Организация получает от половины до двух третей своего дохода благодаря тому, что у неё есть поддерживаемые в должном порядке центральный файл, файл адресов и файлы ВНСов. Файлы счетов к оплате в значительной мере обеспечивают кредитоспособность организации, а также правильную оплату её счетов. Файлы ИП и БОХСов практически полностью определяют качество обучения, процессинга и админа.
Следовательно, файлы ЖИЗНЕННО ВАЖНЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ФИНАНСОВ.
Необходимо противодействовать попыткам прекратить или урезать финансирование, направленное на поддержание файлов в надлежащем состоянии, а также попыткам не выделять или выделять меньше сотрудников для работы с файлами. Это первый шаг по организации файловой системы.
Следующий шаг – это использование простой системы, которая позволит находить документы, некогда подшитые в файлы.
Следующий шаг заключается в сборе всего, что должно быть подшито в файлы, одновременно с подшиванием этого в файлы.
Следующий шаг – это приведение файлов в такое состояние, когда они являются полными (для этого обычно используются дополнительные люди).
Последний шаг – это ПОДДЕРЖАНИЕ файлов в надлежащем состоянии, что осуществляется благодаря наличию в вашем распоряжении людей, работающих с файлами, а также благодаря наличию точных линий. Существует большая вероятность того, что новые документы не будут подшиваться в файлы, которые валяются где попало по всему отделению, или что эти файлы затеряются.
Поэтому самое лучшее – это иметь ФАЙЛЫ ОТДЕЛЕНИЯ. Они обычно поступают в последнюю секцию последнего отдела отделения. Как правило, здесь хранятся все виды файлов, имеющихся в отделении.
Таким образом, вы можете иметь в отделении человека, отвечающего за работу с файлами отделения.
В коммуникационном центре отделения имеется большая глубокая КОРЗИНА ДЛЯ ФАЙЛОВ.
Существует книга «приёма-выдачи файлов», при помощи которой можно установить, где находится выданный файл. Для этого же может быть использована большая цветная карточка, которая ставится на место выданного файла.
Используется набор коробок, помеченных буквами от А до Я, который располагается над файлами. Туда помещают документы, перед тем как подшить их в файлы. Это делается для того, чтобы человек не рылся в шкафу с файлами всякий раз, когда ему нужно подшить какую-нибудь бумажку.
Сотрудники, работающие с файлами, ДОЛЖНЫ УМЕТЬ С МОЛНИЕНОСНОЙ БЫСТРОТОЙ НАЗЫВАТЬ БУКВЫ АЛФАВИТА В ПРЯМОМ И ОБРАТНОМ ПОРЯДКЕ. Незнание алфавита является основной причиной медленной работы с файлами или ошибок при подшивании документов.
При необходимости справиться с завалом или непредвиденным потоком входящей информации, все сотрудники отделения могут быть задействованы по одному или по два часа в день.
Не существует никаких файлов «разных документов» или «сборных» файлов, «куда мы складываем бумаги, когда у нас нет для них другого места».
Люди, занимающиеся работой с бумагами, должны уметь находить документы в файлах так же быстро, как и помещать их туда.
Файлы не должны располагаться настолько далеко от тех, кто пользуется ими, – например регистраторов по письмам или бухгалтеров, – что задержки и потери времени в случае обращения к файлам будут отбивать охоту делать это.
Если такое имеет место, данные сотрудники заводят свои отдельные файлы.
Человек, не имеющий памяти, – психотик.
Организация, у которой нет файлов, не имеет памяти.
Эсто несёт ответственность за организацию файловой системы, создание и поддержание файлов в надлежащем виде, даже тогда, когда имеется ответственный за файлы. Главы отделений и отделов распоряжаются файлами, отвечают за их использование, а также руководят людьми, которые работают с ними. Однако это не освобождает эсто от необходимости организовывать файловую систему отделения.
Если эсто просто хорошо выполняет эти действия по работе с файлами, возросший доход организациии сократившиеся затраты в несколько раз перекроют его зарплату и зарплату сотрудника, занимающегося файлами!
ФАЙЛЫ ЖИЗНЕННО ВАЖНЫ ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ.