Любой руководитель, который полномочен подписывать чеки, ПЕРЕД ПОДПИСАНИЕМ ЛЮБОГО ЧЕКА ЛЮБОГО ВИДА ДЛЯ ОПЛАТЫ ЧЕГО УГОДНО должен, чтобы защитить себя и свою организацию, знать и иметь следующее:
С помощью этих данных можно определить: безопасно ли подписывать данный чек, или вместо этого следует тщательно спланировать выход из тупика и сохра нить кредитоспособность организации.
Документация может быть настолько сложной, что руководитель не будет знать, что же он подписывает.
Руководителю не нужны банковские отчёты, толстенные папки и прочее. Всё, что ему нужно, указано в пунктах с 1 го по 4 й, и всё это должно быть ему пред ставлено в очень сжатом виде.
Итоговые суммы по таблицам, содержащим оплаты по установленную дату, с данными вплоть до настоящего времени (ежемесячные сводки счетов к оплате на размноженных бланках) показывают общую сумму задолженности.
Списка банковских счетов с указанием суммы на каждом счёте в соответствии с последней банковской выпиской будет достаточно. Корректировать и согласо вывать банковские выписки, даже если они в итоге содержат информацию вплоть до последнего часа, – пустая трата времени. Происходит усреднение, если вы всегда берёте сумму из банковской выписки, не производя коррекции согласно «непрошедших по банку чеков». «Коррекции» часто неточны и требуют массу ненужной работы.
Перед тем как подписывать чеки, руководитель всегда должен пересчитать количество сумм, содержащихся на ленте счётной машины, чтобы определить таким образом количество чеков, и затем пересчитать сами чеки. Цифра должна быть одинаковая. При желании можно сверить суммы, проставленные на чеках, с теми, что указаны на ленте. Сравнивая общую сумму денег по чекам, представ ленным на подпись, с суммой, имеющейся в банке, можно увидеть, безопасно ли эти чеки подписывать.
Требуя, чтобы к каждому чеку была прикреплена белая копия расходного ваучера, вы изживаете тенденцию пренебрегать выписыванием ваучеров и тем самым запутывать аудит (отсутствие ваучеров ведёт к неприятностям при ауди торской проверке).
Чеки, помеченные как недействительные, следует всегда показывать тем, кто их подписывает, чтобы они могли оторвать строчку, отведённую для подписи, и отослать чек обратно. Чеки не портят никаким иным образом, исключение составляют действия сотрудников бухгалтерии, которые пишут поперёк чеков слово «НЕДЕЙСТВИТЕЛЕН».
Каждый чек, помеченный как недействительный, сопровождается белой копией МИНУС-ВАУЧЕРА, показывающей, что данный ваучер был выписан, чтобы вычесть указанную в нём сумму. Это не оригинал расходного ваучера, а новый ваучер, называемый «МИНУС-ВАУЧЕРом», на нём чётко, большими буквами напечатано «МИНУС».
Каждый, кто обладает полномочиями подписывать чеки, в любом случае рискует головой, так что будьте осторожны и придерживайтесь сказанного выше.
Каким образом распорядиться деньгами так, чтобы сделать организацию пла тёжеспособной, а её кредитоспособность высокой, изложено в инструктивных письмах по оргполитике, написанных в 1965 году. Каждый, кто подписывает чеки, должен знать эти инструктивные письма. Система оплаты по установлен ную дату и то, как добиться наличия активов, – всё это очень важно.
Деньги – это символ. Они олицетворяют успех, когда вы их имеете, и поражение, когда их у вас нет, и не имеет значения, кто занимается пропагандой, пытаясь доказать обратное.
Любому, кто полномочен подписывать чеки, следует держать ухо востро по отношению к толкам типа «Система учёта никуда не годится», «Всё запутано», «Нам нужны настоящие бухгалтерские книги» или «Мы не можем следовать оргполитике из-за ___________», поскольку голова того, кто подписывает чеки, сразу же полетит с плеч долой. Кто то делает большие ошибки и пытается их скрыть. Или кто то ворует. Или какая нибудь сумасшедшая бухгалтерская фирма пытается заработать миллион на организации, вводя ненужные сложности, в ко торых лицо, полномочное подписывать чеки, никогда не сумеет разобраться, а следовательно не сможет управлять.
Когда вы не можете внедрить у себя линию подписания чеков, немедленно обратитесь в секцию этики и начните проводить расследование. Вы никогда не ошибётесь.
Как говорится в старой китайской пословице:
«Вешают всегда того, кто подписывает чек, а не клерка, подавшего его на подпись. Клерк всегда невинный младенец. Тот, кто подписывает чек, всегда бандит, даже если он явный дурак».
И не говорите, что я не предупреждал вас.