Внештатный сотрудник даёт форму направления потенциальному студенту и преклиру, которого он избрал, чтобы направить его в официальную организа цию, городской офис или миссию.
Раньше предполагалось, что направленный внештатником человек отдаст этот документ регистратору организации при записи на услугу, и комиссионные выплачивались лишь после этого.
Как я сейчас вижу, направленный человек в суматохе, которая возникает при его прибытии в организацию, редко помнит о том, что эту форму нужно отдать.
Поэтому оргполитика относительно этого вопроса меняется следующим образом:
Преклир или студент для получения комиссионных может, но не обязан, отдать форму направления лично регистратору организации. Комиссионные будут выплачены внештатному сотруднику в любом случае. Если два внештатных сотрудника направляют одного и того же человека, то решающее значение будет иметь то, чью форму предъявит он сам. Любые споры между внештатниками должен разрешать по справедливости ответственный за внештатных сотрудников.
Процедура меняется только в следующем:
Комиссионные внештатному сотруднику выплачиваются, когда направлен ный им человек начинает услугу. Выплата происходит на тех же условиях, что и раньше. Но обязанность за выплату комиссионных лежит на ответственном за внештатных сотрудников.
ВНЕШТАТНЫЙ СОТРУДНИК ДОЛЖЕН ПОСЛАТЬ ДОПОЛНИТЕЛЬ НЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР НАПРАВЛЕНИЯ РЕГИСТРАТОРУ, СОСТАВЛЯЮ ЩЕМУ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЕ РАСПИСАНИЕ (ОТДЕЛ РЕГИСТРАЦИИ, ОТДЕЛ 6, ОТДЕЛЕНИЕ 2).
Регистратор предварительного расписания записывает данные о направленном человеке в свою книгу предварительного расписания и передаёт само направление регистратору. Эти направления хранятся регистратором в алфавитном порядке в специальном файле. Это ФАЙЛ НАПРАВЛЕННЫХ ЛЮДЕЙ.
Когда какой либо человек, которого мог направить внештатный сотрудник, приходит для записи на услугу к регистратору, тот ищет имя этого человека в файле направленных на услуги людей и, если оно там есть, отмечает условия записи человека на услугу в форме направления, находящуюся в этом файле. Завершив работу с направленным человеком, регистратор сразу же передаёт третью копию инвойса об оплате (т.е. жёлтую копию в Сент-Хиллах и продвину тых организациях или голубую – в организациях класса IV и миссиях) и форму направления ответственному за внештатных сотрудников. Как только человек, которого направили в организацию для получения услуги, начинает её, ответст венный за внештатных сотрудников получает чек, выписанный на сумму комис сионных, и этот чек он вручает или отправляет по почте внештатнику.
Другой свой экземпляр формы направления внештатный сотрудник, как обычно, направляет ответственному за внештатных сотрудников.
Следовательно, это означает, что, когда внештатный сотрудник направляет избранного им студента или преклира в организацию, он должен также послать две копии формы направления в организацию, одну – регистратору предвари тельного расписания, а другую – ответственному за внештатных сотрудников.
Таким образом появляется возможность для перекрёстной проверки и никто не останется без комиссионных.
Организация, городской офис или миссия в качестве структуры, которая в целом выполняет те же функции, что и внештатный сотрудник, направляя чело века в другую организацию, следует такой же процедуре: оригинал отдаётся направленному ими человеку, одна копия – регистратору предварительного расписания и вторая – ответственному за внештатных сотрудников той органи зации, в которую направляют человека.
Каждую неделю в пятницу, перед заседанием рекомендательного комитета отделения на исходе дня, ответственный за внештатных сотрудников должен получить список всех студентов и преклиров, начавших проходить услугу на этой неделе, сверить эти имена со своим полным файлом форм направления и выяснить, были ли эти люди направлены в организацию внештатными сотруд никами. Он отмечает тех студентов и преклиров, которые были направлены внештатниками, и посылает этот список отделу расходов для сведения.
Отдел расходов отмечает, кому комиссионные уже были выплачены и на какую сумму, и посылает этот список обратно ответственному за внештатных сотрудников. Эти данные используются рекомендательным комитетом отделе ния по контролю района деятельности для определения статистики.
Если существуют различия между данными, указанными в формах направ ления, которые отдел расходов получает от ответственного за внештатных сотрудников, и количеством денег, полученным отделом дохода, или списком (студентов и преклиров, начавших услуги на прошедшей неделе), предоставлен ным ответственным за ВНС, отдел расходов тут же ставит об этом в известность ответственного за ВНС.
Независимо от того, поставили ответственного за внештатных сотрудников в известность или нет, он должен обеспечить, чтобы не было никаких ошибок или упущений при выплате комиссионных.
Если отдел расходов не выплачивает должным образом комиссионные, при читающиеся внештатным сотрудникам, то ответственный за внештатных сотруд ников докладывает начальнику отдела клирования, который делает заявление об этом на совещании рекомендательного комитета своего отделения, – отделения по контролю района деятельности, с тем чтобы это занесли в протокол.
Ответственный за внештатных сотрудников докладывает об этом также в отдел инспекций и докладов и не успокаивается до тех пор, пока не убедится, что всем его внештатным сотрудникам заплатили полностью.
Если кто то замечает, что направленный человек уже получает в организации услугу, а за него всё ещё не выплачено никаких комиссионных, то об этом должно быть сразу же сообщено ответственному за внештатных сотрудников. Ответственный за внештатных сотрудников должен затем сделать всё необходи мое, чтобы обеспечить выплату комиссионных.
Оргполитика такова: ни один внештатный сотрудник, который направил в организацию человека для прохождения обучения или процессинга, не должен оставаться без оплаты.
Ответственность внештатного сотрудника – посылать все формы направления в двух экземплярах в организацию и один экземпляр отдавать направленному им человеку. Внештатник может хранить один экземпляр у себя. В качестве формы направления подойдёт любой листок бумаги, при условии, что в нём содержится имя направленного человека, его адрес, дата оформления направления, услуга, на какую он был направлен, и имя внештатного сотрудника.
Ответственный за внештатных сотрудников может обеспечить внештатных сотрудников надлежащими формами, на которых будет указано, кому они должны быть переданы.
Если внештатный сотрудник обнаруживает, что человек, которого он направил, действительно начал услугу, а комиссионные в течение трёх недель не получены, внештатный сотрудник должен сообщить об упущении администратору по этике той организации, в которую был направлен избранный им человек. Админи стратор по этике должен расследовать это дело и проследить за тем, чтобы это было исправлено. Затем администратор секции этики должен доложить об этом деле и о том, как оно в конце концов разрешилось, рекомендательному комитету, как только все данные будут получены и действия завершены. Об ошибках в оплате внештатный сотрудник тоже должен докладывать администратору по этике.
Будут предприниматься самые серьёзные меры в отношении случаев любых необычных действий, связанных с выплатой комиссионных, причитающихся внештатным сотрудникам, результатом которых становится неверная выплата комиссионных внештатным сотрудникам или отсутствие выплаты комиссионных вообще, и если регистраторы, отдел расходов или ответственный за внештатных сотрудников относятся к этому халатно, то должны быть предприняты этические действия, а также об этом нужно доложить Международному руководителю по работе с районом деятельности Высшего руководящего органа.
Внештатным сотрудником может стать любой человек, удовлетворяющий предъявляемым требованиям. Временное назначение должно быть немедленно послано любому обратившемуся за этим человеку, который удовлетворяет предъявляемым требованиям.
Более того, поскольку некоторые одиторы, будучи теми, кто удовлетворяет предъявляемым требованиям, считают своё назначение само собой разумею щимся и просто присылают в организацию формы направления, ответственный за внештатных сотрудников при получении формы направления от человека, который не числится в его списке, должен сразу же установить, удовлетворяет ли этот человек предъявляемым требованиям, и если да, то должен сразу же отправить ему документ о назначении его временным внештатным сотрудником, несмотря на то, что никакой просьбы об этом не поступало.
Выплата комиссионных внештатному сотруднику не зависит от того, как выполняются административные действия, а зависит только от действительного присутствия студента или преклира в организации, который получает услуги, будучи направлен туда внештатным сотрудником.
Чтобы обеспечить себе быстрое и беспрепятственное получение комиссионных, внештатный сотрудник должен максимально способствовать этому. Он должен присылать в организацию два экземпляра заполненной разборчиво формы направ ления, давать один экземпляр формы избранному им человеку и вести записи для себя.
Однако подтверждением тому, что комиссионные должны быть начислены, является присутствие в организации человека, направленного внештатным со трудником, и получение им услуги.