Приёмная относится к отделению 1 ОХС, отделу 1.
В приёмной ведётся журнал. Он обычно представляет собой дешёвую большую бухгалтерскую книгу, такую, какие продаются в дешёвых магазинах.
В этом журнале сотрудники приёмной отмечают входящую и исходящую почтовую корреспонденцию (прежде чем она передаётся в бухгалтерию); людей, приходящих в организацию и уходящих из неё; получаемые и отсылаемые товары, а также все примечательные происшествия.
В этом журнале обозначаются дни и часы, при этом указываются день недели, дата, месяц, год и применяется 24 часовое обозначение времени. Дни в журнале отделяются друг от друга промежутками, и дни и недели чётко обозначаются.
Этот журнал – официальный журнал регистрации деятельности. Записи в нём должны вестись разборчиво.
К нему обращаются, когда нужна информация, касающаяся почтовой коррес понденции, запасов, сотрудников, прибытия и убытия студентов и преклиров, когда они начинают услугу и когда они её заканчивают.
Все люди, прибывающие в организацию для получения услуги, заносятся в журнал. Когда они покидают организацию, после того как получили услугу, в журнале делается запись об этом.
Люди, которые прибывают в организацию, сообщают в приёмной свои местные адреса.
Люди, которые покидают организацию, должны делать это через приёмную. Они оставляют свои адреса, куда можно направлять корреспонденцию; приёмная пересылает эти адреса в секцию адрессографа.
Сотрудник приёмной, исходя из этих данных, еженедельно составляет список людей, находящихся в организации для получения услуг (обучения, или процессинга, или любой другой услуги). Это и есть «список людей, находящихся в организации».
Бухгалтерия использует этот список для того, чтобы произвести денежные сборы по мелким кредитам и кредитам, предоставленным в прошлом.
Этот список составляется приёмной, которая делает его, имея основной список и дополняя его или исключая из него какие то пункты и ксерокопируя его в конце каждой бухгалтерской недели. Его не нужно постоянно перепе чатывать. Он только корректируется. В списке указываются имя человека, цель его нахождения в организации, его местный адрес.
Сотрудник приёмной записывает имена прибывающих людей и людей, покидающих организацию через приёмную.
Около доски объявлений для публики повесьте красивое объявление:
«Поставьте в известность секретаря приёмной о вашем прибытии в организацию до начала обучения или процессинга и о вашем убытии из неё после их завершения».
Приёмная также входит в маршрут направления инвойсов бухгалтерии. Копии инвойсов студента или преклира, предназначенные для центрального файла, прежде чем идти в центральный файл, направляются в приёмную.
Сотрудник приёмной проверяет эти инвойсы и отмечает:
В обоих случаях сотрудник приёмной пишет доклад о расхождении в отдел инспекций и докладов.
Либо отдел инспекций и докладов находит недостающий инвойс (в случае 1, указанном выше), либо находят недостающего человека и приводят его в приём ную (в случае 2, указанном выше).
Если обнаруживается, что человек получает услугу (обучение или процес синг) без соответствующего, должным образом оформленного инвойса, об этом докладывают секретарю местного ОХС, в местную секцию этики И ТЕЛЕГРАМ МОЙ В Сент-Хилл или срочным посланием в офис ЛРХ в Сент-Хилле.
Копии списка людей, находящихся в организации, еженедельно направляют ся в секцию этики, всем секретарям и кассиру местной организации.
Тот, кто обнаружит, что в списке есть имя человека, который уже покинул организацию, или что в организации есть человек, не указанный в этом списке, должен поставить в известность приёмную через секретаря местного ОХС.