Нижеследующий список представляет собой перечень моментов, искусственно создающих работу. Он основывается на многолетнем опыте наблюдения за искусственно созданной работой.
Ложный доклад может вызвать много бесполезной работы, временами включающую работу бюро по расследованию, послания, проверяющие его, и т.д.
Неподчинение приказу может вызвать чрезвычайно шаткое положение, при котором линии связи забиты посланиями. Любое следствие неподчинения, повторяющегося на длительном отрезке времени, состоит в превращении большого количества целей в цели первостепенного значения, что влечет за собой дикую путаницу. Неподчинение может вызвать катастрофические последствия.
В приказы вносятся какие-нибудь добавления или изменения, что делает их неоптимальными. Это иногда приводит к расточению и повторению предыдущей работы.
Попытки выяснить, было ли что-нибудь сделано, прибавляют работы. Эта ситуация включает недостаток данных, которым полагается быть. Это вызывает тревогу и неопределенность.
Все исходящие приказы и ответы на них идут по формуле коммуникации. Отсутствие ответа на заданный вопрос может утроить работу.
Те руководители, которые не информируют своих подчиненных. Последние не имеют понятия, что происходит, и приводят работы в состояние конфликта друг с другом. В свою очередь, подчиненные не сообщают руководству сведений, которыми располагают.
Непредоставление заблаговременно полного пакета информации по любой сложившейся ситуации, плану или чрезвычайному положению либо непредоставление заблаговременно полной информации по любой записке, достаточной для того, чтобы требовать только согласия или несогласия, замедляет процедуру одобрения и действие и создает искусственную работу. Это часто требует возврата для завершения работы персонала, либо руководитель, ответственный за это дело, должен надевать шляпу представившего работу и собирать недостающие данные, используя свои собственные время и линии связи. Таким образом, искусственно создается работа.
Линии связи забиваются произвольными текстами, так, что не проходит жизненно важная информация или приказ на жизненно важное действие.
Подчиненные выпускают так много приказов, неизвестных вышестоящему руководству и проходящих вне его линий связи, что приказы руководства игнорируются или теряются. Дела идут беспорядочно, очень суетливо, но непродуктивно.
Основные программы или основополагающие приказы и инструкции вытесняются, поскольку их внедрение не контролируется. Пересылаются и исполняются только текущие приказы. Это в конечном счете нарастает, как снежный ком, и организация гибнет. Теряются исходные цели.
Цели не ставятся, основные цели неизвестны. Тогда действия непродуктивны.
Цели, которые ставятся, и над достижением которых работают, не вытекающие из какой-либо главной исходной цели.
Системой целей верхнего уровня руководства пренебрегают из-за противоречий с целями, которые ставят на нижних уровнях.
Цели, достижение которых приводит в перспективе к провалам, которых пока не видно или о которых пока не сообщают. Цель ставится. Со временем может произойти взрыв неистовой работы, чтобы переделать сделанное и справиться с последствиями.
Сотрудник может "ездить на своем любимом коньке", издавая и исполняя приказы только в своей любимой сфере, пренебрегая сферами большей важности. Его приказы часто являются перекрестными по отношению к важным целям и отвлекают от них, искусственно создают работу, приводят к пренебрежению жизненно важными действиями.
Запаздывание действий, часто важных, создает тревогу и чрезвычайное положение. Вновь созданная работа возникает из-за попыток получить ответ на вопрос или достичь согласия.
Области или отдельные люди не следуют формулам состояний, которые предписаны или диктуются настоящим моментом, и следуют неверным формулам или вообще никаким.
Неверные состояния задаются или выводятся из-за перепутанных графиков.
Шляпа относится к кому-то другому. Это весьма усиливает деятельность, не приводящую к производству продукта.
Что-либо не передается по соответствующим каналам, в результате чего теряются жизненно важные моменты сообщения, и, если в соответствии с таким сообщением предпринимаются действия, это приносит ущерб областям деятельности, к которым относятся пропуски.
Отделение, отдел, сотрудник, или материал используются для того, для чего они не предназначены. Это разрушает их нормальные линии.
Если движения или тела накапливаются, кто-то может застрять на решении вопроса накопившейся невыполненной работы без получения чего-либо реально сделанного.
Терминал берется за что-то, что не соответствует его шляпе.
Послания или приказы отправляются без адресации.
Система связи или процедур не организованы наиболее простым для использования способом. Они либо вообще не организованы, либо слишком сложны, чтобы быть полезными.
Устаревшая оргсхема может искусственно создавать работу для других. Коллективу, который не имеет хорошей оргсхемы, ничего не остается, кроме как выполнять искусственно созданную работу. Коллективу, который не знает своей оргсхемы, приходится выполнять искусственно созданную работу.
Персонал, не вошедший в колею, занят главным образом искусственно созданной работой и, хотя он выглядит занятым, редко достигает многого.
Содержание на должности человека, который является вопиющим источником искусственно создаваемой работы.
Решение руководителем проблем, созданных подчиненными, приводит к искусственно созданной работе, поскольку источник проблем обычно не использует предложенного решения.
Проекты буксуют "из-за финансового планирования" или "потому, что было бы хорошо иметь..."
Наибольшая глупость, которую только можно сделать, это - не распознать искусственно созданную работу, когда вы выполняете ее. Ваша корзина вскоре переполнится. Оправдания "переработкой" или "большой загруженностью" обычно являются признаками того, что разрешено существование искусственно созданной работы либо без ее распознания, либо с попытками ее оправдать.
Правильно ли это?
Руководители не имеют права одобрить что-либо выполняемое или предполагаемое к исполнению ниже своего уровня до тех пор, пока их непосредственный подчиненный не констатирует, что он с этим согласен.
Пока кто-то не может взять на себя ответственность за действие, ответственности не будет нигде и все дела будут свалены в одну кучу.
Никогда не позволяйте подчиненному спрашивать "Правильно ли это?". Всегда добейтесь, чтобы он сперва заявил "Согласен" по поводу любой работы, действия или проекта.
"Правильно ли это?" есть искусственно созданная работа, и по ее поводу следует подавать соответствующую этическую записку.
Руководителя редко наказывают, если только он не допускает неподчинения по своим линиям. Его почти никогда не наказывают, если он бдителен в отношении искусственно созданной работы. Когда руководителя настигает катастрофа, он должен справиться с ней и СРАЗУ ЖЕ ПРОВЕСТИ ПРОВЕРКУ НА ИСКУССТВЕННО СОЗДАННУЮ РАБОТУ И УСТАНИТЬ ЕЕ. Я веду ежедневный вахтенный журнал по искусственно созданной работе, и тому, кто (или что) попадает туда часто, грозит катастрофа. Тогда я разбираюсь с главными виновниками.
Руководитель должен хорошо знать, что такое искусственно созданная работа, и точно указать, что оказалось искусственно созданной работой для того, чтобы ее устранять или справляться с ней.
Катастрофы случаются из-за недостатка предусмотрительности относительно возможных обстоятельств. Вещи, которые учтены в планах, не становятся катастрофами. Катастрофы ОБЫЧНО СЛЕДУЮТ ЗА ПЕРИОДАМИ ИНТЕНСИВНОГО ВЫПОЛНЕНИЯ ИСКУССТВЕННО СОЗДАННОЙ РАБОТЫ.
Вышеперечисленное заставляет делать великое множество движений там, где требовалось всего одно правильное движение.
Так, команда организаторов может выглядеть очень занятой, тогда как она просто делает искусственно созданную работу. Она ничего не достигнет. Реальные цели не выполняются. Дела идут плохо. Персонал и руководство перегружены.
Также когда я обнаруживаю искусственно созданную работу на моих линиях, я знаю, что это происходит несмотря на различные проверки. Если я получаю искусственно созданную работу, это должно случаться в сотни раз чаще с тем парнем, который не имеет такой административной защиты.
Я постоянно произвожу проверку искусственно созданной работы по моим линиям и рекомендую всем администраторам и руководителям делать то же самое.
Способ справиться с этим явлеием состоит в том, чтобы ПЕРЕСМАТРИВАТЬ и КЛАССИФИЦИРОВАТЬ все цели по типам в соответствии с тремя последними инструктивными письмами.
Находите и отмечайте все случаи искусственно созданной работы, как указано выше, вместе с теми, кто их выполнял.
Тут же напишите на них ДОКЛАДЫ - УВЕДОМЛЕНИЯ или этические записки.
Сосредоточьтесь на ВЫПОЛНЕНИИ правильных целей, поставленных в соответствии с последними инструктивными письмами.
ДОКЛАДЫВАЙТЕ ТОЛЬКО ОБ ИСПОЛНЕНИИ.
Работайте, чтобы достичь ВЫПОЛНЕНИЯ. Тогда мы получим выполненную работу.