We are now actively engaged in creating and holding a standard in both Technology and Admin in Central Organizations.

Мы сейчас активно занимаемся созданием и поддержанием в центральных организациях стандартов как в отношении технологии, так и в отношении админа.

It is vital that we retain to hand all HCO Bulletins and Policy Letters in proper order and properly filed for the use of Central Organizations and HCO.

Жизненно важно, чтобы все имеющиеся в нашем распоряжении бюллетени ОХС и инструктивные письма находились в надлежащем порядке и соответ ствующим образом были помещены в файлы, чтобы центральные организации и ОХС пользовались ими.

When mimeographing please do your filing at once as follows:

При мимеографировании, пожалуйста, сразу же помещайте документы в файлы согласно следующей процедуре:

1. Cut Stencil.

1. Изготовьте трафаретную форму.

2. Stamp the HCO WW original "Master File" and file it without folder.

3. Estimate quantity needed at once for Org and for files.

4. Run the stencil.

5. Immediately prepare the folder, using the heading if you wish from the test sheet of the stencil, but in any event clearly marking the folder.

6. Mark the other HCO WW Copy "Master File" and fix to back inside of folder.

7. Place all mimeoed copies in this folder.

8. Distribute from folder into baskets. Don't let wads of mimeos drift around. Keep all extras in the folder.

9. Mark any actual distribution made of your copies on the outside front of the folder.

10. Slip folder into file cabinet in proper order.

11. File used stencil properly so it can be re-run if needed.

Do your filing directly. As per 1, the moment you have typed the stencil from the HCO WW copy, get up, stamp the HCO WW copy "Master File" and put it in the file cabinet without a folder. This copy is a "spare shot in the locker" and is never used but you've got it.

Помещайте документы в файлы сразу же. Как только вы изготовили трафаретную форму с экземпляра, полученного от Всемирного ОХС, согласно (1), встаньте, поставьте штамп «Оригинал макет» и поместите этот экземпляр без папки в шкаф для хранения файлов. Эта копия является «последним патроном» и никогда не используется, но она у вас есть.

Get the idea that the bulletins and letters you run off live in folders. Put all you've run off in a folder, properly prepared and marked as per 5, 6 and 7 and distribute from that folder. If these masses of copies go through lines, they go in that folder. You have some chance of finding them again if they're foldered. As the folder is distinct it can be returned. Wads of mimeos on the other hand are not considered valuable and can vanish or get tossed into drawers.

Поймите, что бюллетени и письма, которые вы печатаете, «живут» в папках. Помещайте всё, что вы печатаете, в папку, правильно подготовленную и поме ченную согласно (5), (6) и (7), и распределяйте материалы из этой папки. Если это огромное количество копий проходит по линиям, вы помещаете их в эту папку. У вас есть шансы найти их снова, при условии, что они помещены в папку. Так как папка помечена, её можно вернуть. С другой стороны, пачки копий не считаются ценными, они могут исчезнуть или их могут рассовать по ящикам.

By following this you won't run into a tangle on filing and have to put in special days of getting your files in order. They're already in order. All you have to do is put them in the cabinet.

Соблюдая эту процедуру, вы не столкнётесь с такой ситуацией, когда у вас в файлах будет неразбериха и вам придётся выделять несколько дней, чтобы привести их в порядок. Они уже в порядке. Всё, что вы должны делать, – это помещать их в шкаф.

Заметьте также, что я делаю всё, что могу, чтобы уменьшить объём выпол няемого вами мимеографирования. Материал, предназначенный только для ознакомления, теперь именно так и называется, и вы только помечаете один экземпляр для вашего файла оригинал макетов №1, вывешиваете один экзем пляр и посылаете остальные полученные вами экземпляры в городские офисы, где их просто прикрепляют на доску объявлений.

Note also that I am doing what I can to reduce quantity of mimeoing on your end. Material which used to be for info only is now called so and you only mark a copy for your No. 1 Master File, post a copy, and send the others you receive on to city offices where they just clip it up on the board.

Все бюллетени ОХС, принадлежащие штатному сотруднику, должны лежать в одной из имеющихся у него папок. Все инструктивные письма, принадлежащие штатному сотруднику, должны лежать в папке, используемой им в качестве шляпы штатного сотрудника. Его ШЛЯПА – это другая папка, содержащая специальные инструкции, относящиеся к этому посту. Каждый штатный сотруд ник имеет 3 папки.

Было бы чрезвычайно полезно, если бы ОХС проследил за тем, чтобы инструктивные письма и бюллетени ОХС после выдачи их персоналу дейст вительно аккуратно хранились в папках, и если все такие папки будут сдавать в случае перемещения или замены, то их нужно будет привести в порядок и выдать снова. Если шляпа не сдана, то не выдаётся и расчёт. И когда человек переведён на другой пост, новая шляпа не выдаётся ему до тех пор, пока его старые шляпы не сданы. Все шляпы должны регистрироваться в картотеке, которую ведёт местный ОХС.

All HCO Bs held by a staff member should be in a folder held by him. All Policy Letters held by a staff member should be in a folder held by him as a staff member hat. His or her HAT is another folder, containing special instructions relating to that post. Every staff member has 3 folders.

Всё это помогает работе секторов мимеографирования и мимеофайлов. Я надеюсь, вы сочтёте это полезным.

It would enormously help if HCO made sure that once issued to staff, Policy Letters and HCO Bulletins were actually kept neatly in folders and if all such folders were turned in when transfers or changes occurred, thus to be straightened up and reissued. If no hats are handed in, no final pay cheque is handed out. And no new hat is issued to transferred person unless his old hats are turned in. All hats should be reflected in a card file kept by HCO Area.

All this helps mimeo and files. I hope you find it practical.