The state of HCO files is the responsibility of the HCO Communicator in any HCO office.

За состояние файлов в любом офисе ОХС отвечает коммуникатор этого офиса ОХС.

Where there is an HCO Steno, the Steno does the actual filing but that it is done and that it is correct is the basic responsibility of the Communicator.

Когда есть стенографист ОХС, он осуществляет саму работу с файлами, тем не менее обеспечение того, чтобы это делалось и делалось правильно, изначально является обязанностью коммуникатора.

Particularly the Communicator should be certain that all Policy Letters, Bulletins and Sec EDs are properly mimeoed in right quantities, kept and filed, that they exist in sufficient number and that Master File copies are untouched and never themselves issued, only copies.

В частности, коммуникатор должен быть уверен в том, что сделано нужное количество мимеокопий всех инструктивных писем, бюллютеней и Сек ИД, что они подшиты и помещены на хранение в файлы, что они существуют в достаточном количестве и что оригинал макеты в файлах неприкосновенны и их никогда не пускают в обращение; пускают в обращение только копии.

This order stems from the Communicator's basic responsibility to see that dispatches get to their correct destination. As Policy Letters, Bulletins and Sec EDs are the most important general dispatches, he must be very sure that these arrive where they belong. As these are repeatedly issued from files the Communicator cannot accomplish his basic function unless they exist in proper files and quantity.

Эти правила проистекают из первоначальной обязанности коммуникатора – следить за тем, чтобы послания достигали своего места назначения. Так как инструктивные письма, бюллетени и Сек ИД являются наиболее важными посланиями общего характера, то коммуникатор должен тщательно удостоверить ся в том, что те, к кому эти послания имеют отношение, получают их. Поскольку их также постоянно выдают из файлов, коммуникатор не сможет выполнять свою изначальную функцию, если эти документы не будут помещены в соответ ствующие файлы и не будут иметься в достаточном количестве.

This applies to every HCO office.

Это относится к каждому офису ОХС.