Типичным примером искусственно созданной работы является следующий:

Реальный пример дев-ти (излишнего движения) приводится ниже.

Поднялся теплый ветер, и больше не требовалось, чтобы отопительная система корабля Аполлон работала. В машинное отделение было отправлено послание, чтобы "отключили отопление".

Подул теплый ветер, и больше не было необходимости в том, чтобы отопительная система на судне «Аполлон» оставалась включенной. В машинное отделение послали указание отключить отопление.

Приказ не был исполнен.

Приказ не был выполнен.

Через некоторое время приказ был повторен официанту, чтобы он отправил посыльного в машинное отделение сказать: "Отключите воздушное отопление". Посыльный не был отправлен официантом; вместо этого официант сказал дежурному по машинному отделению, который производил обход, уменьшить отопление.

Через некоторое время стюарду повторно приказали отправить посыльного в машинное отделение с распоряжением отключить обогрев в системе вентиляции. Стюард не отправил посыльного, а вместо этого сказал начальнику отдела инспекций и докладов машинного отделения, который совершал инспекционные обходы, что обогрев нужно уменьшить.

Снова пришлось повторять приказ, на этот раз посыльному, который отправился в машинное отделение и передал приказ "выключить воздушное отопление" вахтенному инженеру.

Приказ пришлось повторить снова, на этот раз посыльному, который пошел в машинное отделение и передал вахтенному механику приказ отключить обогрев в системе вентиляции.

Тот ответил: "Мы только что его уменьшили!"

Тот ответил: «Мы недавно уменьшили обогрев!».

Посыльный принял доклад об этом ПРИБЛИЗИТЕЛЬНОМ выполнении и передал его старшему руководителю, которому снова пришлось отправлять посыльного, чтобы повторить приказ "выключить отопление". На сей раз посыльный вернулся с докладом, что отопление отключено.

Посыльный принял это «ПОЧТИ» и передал ответ старшему руководителю, и тому снова пришлось отправить посыльного, чтобы он повторил приказ отключить отопление. На этот раз посыльный вернулся с подтверждением того, что приказ был выполнен и отопление отключено.

ЧЕТЫРЕ РАЗА пришлось приказывать, прежде чем было доложено об исполнении.

ЧЕТЫРЕ РАЗА пришлось повторить указание, прежде чем доложили о его исполнении.

Вот искусственно созданная работа.

Дев-ти (излишнее движение).

Из приведенного выше примера можно выделить некоторые новые формы дев-ти.

Из вышесказанного можно выделить некоторые новые формы искусственно созданной работы.

36. ПРИБЛИЗИТЕЛЬНОЕ ПОНИМАНИЕ

Посыльный принял «ПОЧТИ», когда ему отрапортовали об уменьшении подачи тепла. Приказ был отключить его. Руководитель, коммуникатор или посыльный, которые принимают и передают «почти», допускают дев-ти.

Посыльный принял ПРИБЛИЗИТЕЛЬНЫЙ доклад о том, что отопление уменьшено. Приказ же был - выключить его.

Отданные приказы должны быть выполнены, и о них нужно доложить как о ВЫПОЛНЕННЫХ, а не как о почти выполненных.

Руководитель, связной или посыльный, который принимает и передает "приблизительное", допускает искусственно созданную работу.

Коммуникатор может часто покупаться на этот вид дев-ти. Но его легче всего распознать, если настаивать на том, чтобы приказ или приказы возвращались с подтверждением их выполнения чтобы любой терминал на линии мог с первого взгляда сказать, что было приказано, а что было сделано.

Приказы отдаются для того, чтобы их исполняли и доложили об ИСПОЛНЕНИИ, а не для того, чтобы их почти исполнили или приблизительно исполнили.

Связной часто попадается на этой форме искусственно созданной работы. Легче всего определить эту форму искусственно созданной работы, если потребовать, чтобы оригинал приказа или приказов были возвращены с пометкой об исполнении тек, чтобы любой терминал на линии мог без долгих раздумий сказать, что было приказано и что было сделано.

При расспросе было обнаружено, что посыльный не полностью понял, что требовалось, и передал свою неуверенность вахтенному механику.

37. НЕПРОЯСНЕННОСТЬ ПРИКАЗА

Путем опроса было установлено, что посыльный не до конца понял, что требовалось, и передал эту неопределенность вахтенному инженеру.

Вахтенный механик, когда ему велели отключить, обогрев в системе вентиляции, дал посыльному не относящуюся к делу информацию: «Мы недавно его уменьшили».

38. НЕ ОТНОСЯЩАЯСЯ К ДЕЛУ ИНФОРМАЦИЯ

Впоследствии при проверке обнаружилось, что на самом деле он выполнил приказ и выключил отопление, но не сказал об этом посыльному, а сообщил ему только не относящуюся к делу информацию, что обогрев был недавно уменьшен.

Вахтенный инженер, когда ему сказали "Отключить воздушное отопление", сообщил посыльному не относящуюся к делу информацию: "Мы только что его уменьшили".

Этот вид дев-ти может также состоять в том, что руководителю посылают большое количество не относящейся к делу информации, забивая тем самым его коммуникационные линии и снижая его продуктивность. Противоположностью этого является, конечно, не информирование своих руководителей о том, что имеет отношение к делу (смотрите ИП ОХС от 27 января 1969, «Перечень видов дев-ти. Краткое описание», пункт 6).

Дальнейшая проверка выявила, что он поступил правильно и выключил отопление, но не информировал об этом посыльного, передав ему только не относящуюся к делу информацию, что они ранее уменьшили отопление.

Этот вид искусственно созданной работы также может состоять в представлении начальнику большого количества не относящейся к делу информации, забивающей его линии связи и снижающей его производительность. Противоположностью этого, конечно, является не предоставление руководству относящихся к делу данных (см. ИП ОХС от 27 января 69, ОБЩИЙ ПЕРЕЧЕНЬ ИСКУССТВЕННО СОЗДАННЫХ РАБОТ, пункт 6).

Штатный сотрудник или руководитель может быть «рассудительным» и принимать доводы в отношении того, почему что-то не может быть сделано, принимать незаконченные циклы как законченные и не доводить циклы до завершения.

39. БЛАГОРАЗУМИЕ

Все это приводит к дальнейшему движению частиц. С этим видом дев-ти лучше всего справляться, если знать и применять ИП ОХС от 19 августа 1967, «Высший критерий».

Сотрудник или руководитель может быть "благоразумным" и благосклонно относиться к причинам, по которым что-либо не может быть сделано, принимать незавершенные циклы за завершенные, нарушать последовательность при достижении результата.

ВЫСШИЙ КРИТЕРИЙ ТЭТАНА - ЭТО ЕГО СПОСОБНОСТЬ ЗАСТАВЛЯТЬ ДЕЛА ИДТИ ПРАВИЛЬНО.

Все это приводит к искусственно созданной работе. С этим видом искусственно созданной работы лучше всего справляться при помощи ИП ОХС от 19 августа 67, ВЫСШИЙ ТЕСТ.

ВЫСШИЙ ТЕСТ ДЛЯ ТЕТАНА - ЭТО ЕГО СПОСОБНОСТЬ ДЕЛАТЬ ТАК, ЧТОБЫ ДЕЛА ШЛИ ПРАВИЛЬНО.

Единственная грубейшая ошибка, которую может допустить организация, - почти настолько же грубая, как инспекция до факта - это не улаживание ситуаций быстро и полностью. Нескончаемые пустые разговоры в организации о том, что Иванов не желает ответственно подойти к этому делу, о том, что всю эту работу нужно отправить куда-нибудь еще и т.д. и тому подобное, бесполезны, поскольку они приводят к тому, что ситуация продолжает существовать.

40. НЕСПОСОБНОСТЬ СПРАВЛЯТЬСЯ ПОЛНОСТЬЮ, ОТФУТБОЛИВАНИЕ

Ситуацию необходимо урегулировать полностью - это то, на чем вы должны специализироваться, - не отсылать эту работу кому-то еще. Сразу доводите дело до конца.

Самая ужасная ошибка, которую совершает организация, кроме проведения освидетельствования до появления факта, это - неспособность быстро полностью справиться с ситуацией. Это все пустая организационная болтовня, Джо не отвечает за это, с этим следует обращаться не сюда, и все такое в этом роде, что поддерживает такую ситуацию.

Что вы можете сделать, чтобы полностью справиться с ситуацией - это положить ей конец, не отфутболивать ее кому-то еще. Завершите дело прямо сейчас.

Одним из самых обильных источников дев-ти является ваша собственная двойная работа.

41. НЕСПОСОБНОСТЬ ЗАВЕРШИТЬ ЦИКЛ ДЕЙСТВИЯ и ОТФУТБОЛИВАНИЕ

Вы берете послание или что-то, что нужно сделать, просматриваете это, а затем откладываете в сторону, чтобы выполнить потом, а затем, позже, вы берете это и читаете снова, и только тогда вы действительно это выполняете.

Один из ваших наиболее мощных источников искусственно созданной работы - это Ваша собственная двойная работа.

Естественно, это тут же удваивает ваш поток работы.

Вы беретесь за записку либо за какую-то работу, просматриваете ее и откладываете на потом, затем снова беретесь за нее, пересматриваете и только тогда делаете.

Если вы выполняете каждую работу, которую вы получаете, тогда. КОГДА вы ее получаете, а не некоторое время спустя, если вы всегда берете на себя инициативу и действуете, а не отсылаете эту работу куданибудь, к вам никогда не вернется обратно то, с чем вы уже работали, если только на другом конце линии связи не псих.

Это, конечно, удваивает вашу работу.

Ваша коммуникационная линия может накаляться до бесконечности, если вы ведете себя так, как будто бы самый легкий способ не делать работу состоит в том, чтобы не улаживать дела или отсылать эту работу куданибудь. Все, что вы не улаживаете, вернется и ужалит. Все, что вы отсылаете куда-нибудь, вам придется выполнить, когда это вернется к вам.

Если вы выполняете каждую часть работы, которая вам поручается, КОГДА он и вам приходит, а не после, если вы всегда берете на себя инициативу и предпринимаете действия, не переадресовывая их, вам никогда не вернут работу, если только вы не имеете дело с психом.

Доводите дело до конца и делайте его сразу.

Вы можете бесконечно держать линию связи занятой, решив, что простейший способ не работать - это не браться за дело, либо переадресовывать его. Все, что вы не сделали, возвращается и жалит вас. Все, что вы переадресовали, приходится делать, когда оно к вам возвращается.

Закончите дело, выполните его сейчас.

Когда отданный приказ не оформляется соответствующим образом в письменном виде, когда он теряется или передается не по назначению, результатом может быть бесконечное дев-ти.

42. ОТСУТСТВИЕ ЗАПИСИ ПРИКАЗА

Когда первоначальные приказы теряются или когда они вообще не написаны, то покупаются не те вещи, совершаются неправильные действия, отдаются перекрестные приказы, и все это приводит к огромным за-

Отсутствие соответствующей записи отданного приказа, утеря либо неправильное определение места для приказа может привести к появлению бесконечной искусственно созданной работы.

тратам денег, к огромным затратам времени руководителя, чтобы справиться с этой ситуацией.

Когда исходные приказы утеряны или вообще не записаны, тогда в них вносятся неверные пункты, появляются неправильные действия, издаются перекрестные приказы, происходят страшные потери времени руководителей и денег, чтобы исправить дело.

Это один из самых опасных источников дев-ти.

Это - один из наиболее серьезных источников искусственно созданной работы. 43. НЕЯСНЫЕ ПРИКАЗЫ

Руководитель, отдающий неясный приказ, вносит неопределенность и замешательство в линию связи в самом начале цикла исполнения приказа.

Руководитель, дающий неясный приказ, вносит неопределенность и смятение на линию коммуникации прямо в самом начале командного коммуникационного цикла.

Способ обезопасить от этого важную программу или действие - указать его цель.

Надежный способ обеспечения того, чтобы важные программы или действия осуществлялись, - это разбить их на конкретные задачи.

44. НЕПОНЯТЫЕ ПРИКАЗЫ

Приказы, не понятые исполнителями, не будут правильно выполнены из-за того, что они непоняты. Неправильность или отсутствие последовательности действий потребуют дополнительной работы для исправления положения.

Неправильно понятый приказ не будет надлежащим образом выполнен тем, кто его получает, именно потому, что приказ был неправильно понят, за этим последует бездействие или неправильные действия, для исправления которых потребуется дальнейшее движение частиц.

Будучи руководителем, издавайте ясные, точные инструкции и приказы.

Если вы руководитель, издавайте ясные и точные инструкции и при-казы.

Будучи подчиненным, воспроизводите приказ при получении, и никогда не забывайте заняться прояснением, если вы что-то не поняли.

Если вы подчиненный, воспроизводите приказ и, если вам что-то не-понятно, всегда это проясняйте.

45. НЕЧЕТКАЯ ПЕРЕДАЧА ПРИКАЗА

Связной или посыльный могут искусственно создать работу и запутать действия нечеткой передачей информации.

Когда коммуникаторы и посыльные плохо передают информацию, они могут создать дев-ти и внести путаницу в действия.

46. ЧИЩЕ ЧИСТОГО

Выполнение того, что уже выполнено или приказ сделать уже сделанное.

Выполнять то, что уже сделано, или отдавать приказ сделать то, что уже сделано.

47. ПОВТОРНАЯ РАБОТА

Та же самая работа, повторно выполняемая для того же руководителя, - это искусственно созданная работа. Часто принимает форму информации или доклада об исполнении, посылаемых телексом, после чего та же информация посылается почтой. Бывают случаи, когда телекс сопровождается развернутым посланием или докладом, но это должно происходить только тогда, когда срочная информация действительно необходима.

Одна и та же коммуникация, переданная повторно тому же руководителю, - это дев-ти. Часто это происходит таким образом: информация или доклад об исполнении передаются телексом, а затем та же - самая информация отправляется в виде послания. Бывает такое, что вслед за телексом отправляют более пространное послание или доклад, но это должно иметь место только в том случае, когда действительно нужна дополнительная информация.

48. НЕ НОШЕНИЕ СВОЕЙ ШЛЯПЫ

Человек на каком-либо посту, не выполняющий своих обязанностей, но делающий дела за других, искусственно создает бесконечную работу, поскольку все послания и акты коммуникации оказываются без источника, и он маскирует дыру, возникающую на месте его собственного поста.

Человек, который занимает пост, но не выполняет обязанности, связанные с этим постом - а делает работу какого-либо другого поста, создает бесконечное дев-ти, при этом все его послания и оригинации не относятся к его должностным обязанностям и он прикрывает ими дыру на своем собственном посту. Такой человек представляет собой дев-ти.

Сам этот человек - искусственно созданная работа.

49. НЕОБЫЧНЫЕ РЕШЕНИЯ

Когда к руководству обращаются за разрешением отступить от обычной практики и получают такое разрешение, это опасно, так как приводит к появлению областей, отличающихся от остальных. Это расшатывает оргполитику и создает рассогласованность в действиях.

Просьбы к руководству отступить от общепринятого опасны, когда они исполняются, поскольку они создают инородные области, и вызывают отклонения и неловкости на стыках.

Как бы там ни было, но подчиненные, которые предлагают необычные решения, как правило не знают оргполитики или приказов.

Подчиненные, предлагающие необычные решения, вообще не знают инструкций и приказов.

Правильное действие при этом - дать приказ проверить их знание соответствующих разделов оргполитики.

Необходимо приказать проверить знание ими соответствующей инструкции.

50. СМЕЩЕНИЕ ЧАСТИЦ С ЛИНИЙ СВЯЗИ

Забирать коммуникационные частицы с чужого стола, или из корзинки для входящей корреспонденции, или с линий коммуникации - мало того что является серьезным проступком, но также создает дев-ти и вынуждает тратить время на поиск недостающих частиц. Это может сорвать проекты или действия, так как при этом теряются важные данные.

Не будучи серьезным проступком, перехватывание коммуникационных частиц с чужого стола, либо из чужой корзины входящей корреспонденции, либо из линии связи искусственно создает работу и приводит к затратам времени на поиск потерянных частиц и может сорвать проекты или действия, поскольку жизненно необходимые данные будут потеряны.

51. МЕДЛЕННО РАБОТАЮЩИЕ ЛИНИИ СВЯЗИ

Задерживаемые на линиях послания являются причиной того, что появляются другие послания на ту же самую тему, создавая дев-ти как для того, кто посылает, так и для того, кто получает их.

Послания, застрявшие в линиях связи, приводят к появлению других посланий на ту же тему, что искусственно создает работу как для отправителя, так для получателя.

Мощь организации прямо пропорциональна скорости потока ее частиц (писем, посланий, телексов, людей).

Мощь организации прямо пропорциональна скорости движения частиц (писем, посланий, телексов, людей) в ней.