При использовании данной системы необходимы только два банковских счёта. Один – для фонда расходов, фонда зарплаты и строительного фонда Учредительной церкви Саентологии. Другой – и в другом банке – для ОХС.

В адресах всех саентологических каблограмм пишется «SIENTOLOGY» – опущена буква «С» в слове «SCIENTOLOGY». Адреса основных континенталь ных офисов зарегистрированы. Как только открывается новый офис, он должен зарегистрировать в качестве телеграфного адреса и адреса для каблограмм «SIENTOLOGY (название города)». К настоящему моменту зарегистрированы следующие адреса:

Различные суммы, находящиеся на различных счетах, должным образом записываются в лист бухгалтерской книги.

• SIENTOLOGY LONDON (Лондон)

Когда чеки по главному счёту Учредительной церкви Саентологии подписывают Л. Рон Хаббард или Мэри Сью Хаббард, второй подписи не требуется. Л. Рон Хаббард может также самостоятельно (одной подписью) подписывать чеки по счёту ОХС.

• SIENTOLOGY WASH DC (г. Вашингтон)

Чеки по главному счёту Учредительной церкви Саентологии и счёту ОХС могут подписываться другими людьми, назначенными постановлением правле ния; в таком случае чек должен быть подписан совместно двумя людьми и он будет действителен, только если под их подписями будет стоять штамп «С разрешения Л. Рона Хаббарда».

• SIENTOLOGY MELBOURNE (Мельбурн)

В настоящее время казначей и начальник отдела материальной части имеют право совместно подписывать чеки по основному счёту Учредительной церкви Саентологии в том случае, если на нём также стоит штамп «С разрешения Л. Рона Хаббарда», а чек по счёту ОХС будет иметь законную силу, если на нём будет стоять штамп «С разрешения Л. Рона Хаббарда» и подписи двоих сотруд ников из перечисленных ниже: личного секретаря ЛРХ, секретаря местного ОХС, секретаря ОХС по распространению, коммуникатора местного ОХС.

• SIENTOLOGY AUCKLAND (Окленд)

Банковский счёт Учредительной церкви Саентологии г. Нью Йорка, разме щённый в нью йоркском банке, используется ОХС г. Нью Йорка и чеки для Нью Йорка выписываются только на основе расходного ваучера ОХС г. Нью Йорка. В настоящее время бухгалтерия Вашингтона ведёт все такие счета внеш них ОХС в США до тех пор, пока они не станут достаточно стабильными для того, чтобы их могли вести сами городские офисы. На чеки, присланные в качестве уплаты 10%, причитающихся ЛРХ, и на другие чеки из городских офисов инвойсы выписывает ОХС Вашингтона, и с ними работает бухгалтерия Вашингтона; так будет продолжаться и в будущем, независимо от того, какие изменения будут происходить со счетами городских офисов, расположенных где либо ещё. За открытие новых счетов в других городах, помимо Нью Йорка, отвечает Всемирный ОХС, расположенный в Лондоне.

• SIENTOLOGY JOHANNESBURG (Йоханнесбург)

Адрес «SIENTOLOGY WASH DC» (г. Вашингтон) зарегистрирован в теле графной компании «Вестерн Юнион» в США. Все офисы, где бы они ни находились, должны зарегистрировать свои адреса для (1) каблограмм и (2) телеграмм.

Все записи по счетам к оплате ведутся в книге учёта счётов к оплате с вынимающимися страницами, при этом на каждого кредитора отводится один лист и листы расположены в алфавитном порядке. Каждый регулярно опла чиваемый счёт включается в эту книгу. Каждый раз, когда какой либо счёт оплачивается, уплаченная сумма заносится на новую строчку в книге учёта счётов к оплате.

Как только офис подобным образом регистрируется, он должен сообщить об этом Всемирному ОХС в Лондоне.

Каждый месяц эту книгу просматривают, чтобы убедиться в том, что все счета оплачены. Нам не нужны «затаившиеся» счета: мы полагаем, что мы платёже способны, а на самом деле наши долги по неоплаченным счетам составляют тысячи долларов.

Финансовая репутация Учредительной церкви Саентологии уже терпела серьёзный ущерб из за того, что счета оставались неоплаченными. Это всегда вызывалось упущениями в работе бухгалтерии, и никогда – отсутствием денег.

Наиболее простая форма письменных посланий указана в описании системы посланий и их цветовых отличий в центральной организации. Эти послания нумеруются только в том случае, если они направляются по линиям ОХС из одного офиса в другой.

Поэтому с каждым счётом к оплате, получаемым по почте, поступают следую щим образом:

Тогда им присваивается следующий по порядку номер исходящего послания данного офиса, и, следовательно, они поступают на линии ОХС пронумеро ванными.

1. счёту отводится новая страница в книге учёта счетов к оплате, или он записывается на уже имеющейся странице, предназначенной для фирмы, выставившей счёт;

Перед поступлением их на линии ОХС они обычно кратко излагаются на бумаге цвета отделения ОХС (оранжевой) и нумеруются. Нумеруются они в любом случае. Иногда их сначала кратко излагают на бумаге, а затем они направляются в виде каблограммы или телеграммы. Но они всегда нумеруются.

2. сумма по этому счёту заносится в отчёт по счетам к оплате (смотри далее); и

Поскольку каблограммы и авиапочту использует, в основном, только ОХС, то нет никаких причин использовать обозначение «ОХС». Все послания направля ются ОХС. Систему используют и другие сотрудники, и то, что послание идёт не из ОХС, видно из подписи под ним. ОХС обеспечивает, чтобы можно было идентифицировать подписи сотрудников, не входящих в состав ОХС.

3. сам счёт вкладывается в книгу учёта счетов к оплате.

Пример подписи сотрудника, не входящего в состав ОХС, в конце каблограммы:

Для оплаты счёта требуется разрешение Исполнительного директора или специально им назначенного лица. Поэтому каждую неделю по вторникам во второй половине дня отчёт по счетам к оплате за данную неделю отправляют в ОХС, откуда его пересылают по назначению. К нему прикрепляются заказы на приобретение, чтобы обосновать все чеки, которые нужно выписать, и прила гаются данные об общей сумме денег (по состоянию на утро четверга) в колонке «Фонд расходов: остаток на счёте» бухгалтерской книги. Указывается общая сумма предъявленных счетов к оплате, а также указывается, на какую сумму количество денег на счёте больше суммы счетов к оплате или меньше её (если счета нужно оплатить); это делается для того, чтобы можно было задержать уплату по счетам или найти деньги для их оплаты где нибудь ещё.

Помимо этого, в отчёте по счетам к оплате указываются суммы, имеющиеся в строительном фонде и на счёте ОХС; данные об этом также берутся из бухгал терской книги.

Это означает, что каблограмму посылает Робертс, который является сотруд ником МАСХ, а не ОХС.

Для выплаты арендной платы и внесения очередных взносов по оплате вещей, приобретённых в рассрочку, не требуется составлять заказы на приобретение. Для выплаты зарплаты этого также не требуется.

Послания без подписи означают, что их автор – коммуникатор ОХС того офиса, из которого послание было направлено, или (при осуществлении обмена посланиями) что подпись та же, что и в последнем послании из серии посланий с тем же номером.

Данные для отчёта по счетам к оплате берутся из книги учёта счетов к оплате, страница за страницей. Для выплат по арендной плате за какое то определённое здание отводится отдельная страница, она озаглавливается именем получателя и т.д. Поскольку счетов за арендную плату не присылают, данные для отчёта по счетам к оплате должны браться из книги учёта счетов к оплате.

Подпись, которая состоит лишь из имени, означает, что она принадлежит секретарю ОХС.

В отчёте по счетам к оплате отведены места для следующих данных: 1) сроки оплаты, 2) из каких средств оплачивается данная сумма, 3) за что предъявлен этот счёт, 4) подтвердил ли бухгалтер правильность этого счёта, 5) сумма счёта, 6) инициалы Исполнительного директора или назначенного им лица, подтверж дающие тот факт, что дано разрешение на оплату счёта, 7) инициалы бухгалтера, подтверждающие, что счёт был оплачен.

Любой другой сотрудник ОХС подписывается полностью, например:

Все эти графы, кроме тех, что указаны в пунктах 6 и 7, заполняются бухгалтером.

Это столбцы. Данные по суммам, имеющимся в фонде расходов, в фонде зарплаты, в строительном фонде и на счёте ОХС, указываются на любой строке отчёта.

Подпись, состоящая только из имени, за которой следует название соответ ствующей шляпы, даёт достаточно информации для направления послания в офисе получателе.

Внизу указывается общая сумма.

Послания для Рона начинаются так: «РОНУ». Личные послания Рона (а не просто послания от его имени) подписываются: «РОН».

Отчёт по счетам к оплате краток. Отчёт пишут на бумаге, имеющей небольшой вес, поскольку его часто отправляют авиапочтой.

Когда необходимо донести послание до конкретного человека, в начале посла ния указывается его имя, обычно самое короткое имя человека (если у него их больше одного), находящегося в офисе получателе, или шляпа, которой адресо вано послание. Например:

Как только отчёт по счетам к оплате возвращают бухгалтеру, тот делает следующее: 1) выписывает чеки, снимая средства с соответствующих счетов (смотри ниже); 2) делает пометку об этом в колонке № 7 отчёта по счетам к оплате; 3) делает записи о чеках в бухгалтерской книге, чтобы показать, что они выписаны; 4) делает записи о чеках в книге учёта счетов к оплате, чтобы показать, что счета оплачены; 5) делает на самих оплаченных счетах отметку об оплате; 6) прикладывает к каждому из этих счетов соответствующий заказ на приобретение и отсылает их в деловые файлы для помещения на хранение в соответствии с названием корпорации, годом выставления счёта и именем кре дитора; 7) обеспечивает, чтобы чеки были подписаны; 8) отправляет чеки по почте; 9) прикрепляет к завершённому отчёту по счетам к оплате отчёт за следующую неделю и отправляет их обратно Исполнительному директору; 10) помещает на хранение в деловые файлы полностью завершённый отчёт по счетам к оплате в соответствии с названием корпорации и годом в разделе «Отчёты по счетам к оплате».

Иными словами, любой отчёт по счетам к оплате направляется к Испол нительному директору дважды. Первый раз – чтобы получить разрешение на оплату, второй раз – чтобы показать, что оплата была произведена.

Форма послания для каблограммы будет тогда иметь следующий вид: «SIEN TOLOGY, LONDON» (каблограммный адрес) «SHIPPING (отправка)» (сокращённое название шляпы адресата) «335» (порядковый номер послания в серии всех каблограмм и посланий, отправленных офисом отправителем) «DC» (обозначает: «г. Вашингтон») «ЗАКАЗАННЫЕ ВАМИ КНИГИ ОТПРАВЛЕНЫ СЕГОДНЯ ТЕПЛОХОДОМ ЭКСКАЛИБУР КОМПАНИИ ЮС ЛАЙНЗ» (текст послания) «НАИЛУЧШИМИ» (форма вежливости) «ДИК КНИГИ» (лицо, подписывающее послание).

Любой аудит должен включать в себя изучение всех отчётов по счетам к оплате и заказов на приобретение.

Когда на сообщение даётся ответ, сохраняется обозначение офиса отправителя и после него ставится цифра, показывающая, сколько раз отправлялись послания в этой серии. Например: ответ из Лондона на

Чтобы выплатить зарплату, тоже требуется разрешение Исполнительного ди ректора. На самом деле постановления правления не могут разрешить произвести какие либо выплаты, если на это нет разрешения Исполнительного директора.

Чтобы подготовить выплату зарплаты, нужно: 1) произвести её расчёт, 2) пере дать на рассмотрение секретарю Исполнительного директора, 3) получить разре шение на выплату от Исполнительного директора, 4) выписать чеки, 5) обеспечить, чтобы чеки были подписаны, и 6) выдать их сотрудникам (которые, если захотят, могут сделать на них передаточную надпись и отдать их человеку, выступающему в роли банковского курьера, чтобы тот получил за них в банке наличные).

будет обозначаться:

Процедура расчёта зарплаты очень проста.

Прежде всего, о любых изменениях в условных единицах начальник отдела сообщает отдельным посланием Исполнительному директору, который затем направляет это послание в бухгалтерию.

Нет причины писать «335DC1», потому что на основную массу посланий ответы не даются, и наличие лишь одного какого либо номера всегда будет обозначать, что это «первое послание».

Никто, за исключением Исполнительного директора, не может разрешить бухгалтерии сделать какие либо изменения в условных единицах, поэтому при подсчёте размера условной единицы используется прежнее количество единиц – без каких либо изменений.

Когда даётся ответ на 335DC2, то номер следующего послания будет 335DC3.

Новые сотрудники, когда их одобрит секретарь Исполнительного директора, получают минимальную зарплату, размер которой указан в последнем распоря жении по оплате персонала. Бухгалтер может занести их в ведомость на зарплату, после того как получит договор о приёме на работу. Если затем потребуется изменить величину этой зарплаты, то начальник отдела должен будет написать послание Исполнительному директору, которое затем вернётся в бухгалтерию – и только тогда будут сделаны изменения в количестве условных единиц.

Указанное действие жизненно важно. У нас было несколько случаев, когда офис получал три четыре каблограммы, все по одному и тому же вопросу, каждая содержала поправки к предыдущей, и мы не могли определить, даже с помощью компании, передавшей каблограммы, какое cообщение было последним и, следо вательно, правильным.

Чтобы рассчитать условную единицу для любой зарплаты, нужно взять из бухгалтерской книги сумму фонда зарплаты за последнюю неделю, подсчитать общее количество выплачиваемых условных единиц и разделить общую сумму зарплаты на это количество. Результат и будет величиной условной единицы. Этот расчёт должен быть сделан самое позднее во второй половине дня во вторник.

Ответ из Лондона на вышеприведённое сообщение 335DC был бы следующим:

Затем необходимо получить разрешение Исполнительного директора на вы плату этой условной единицы; для этого нужно передать секретарю Исполни тельного директора следующее: сведения о валовом доходе, ведомость на зарплату с указанием количества условных единиц каждого человека, сведения об общем количестве условных единиц, об общей сумме зарплаты и общей сумме фиксиро ванных зарплат.

Секретарь Исполнительного директора проверяет эти сведения по зарплате. Если Исполнительный директор отсутствует, то секретарь Исполнительного директора посылает ему каблограмму по линиям ОХС.

Следующая каблограмма относительно тех же книг из Вашингтона имела бы такой вид:

Каблограмма имеет точную форму, в ней используются точные формули ровки. Вот она:

• SIENTOLOGY _________

Это означает, что коммуникатору ОХС дали указание внести поправку, что он и сделал. Поскольку 335DC всё ещё находится в файле каблограмм, то нет необходимости постоянно приводить в тексте длинные описания, чтобы позволить идентифицировать сообщение или установить имена участников. В результате повышается ясность текста и достигается экономия.

• (принятое в ОХС условное обозначение послания) ДОЛЛАРЫ ___________

СТИЛЬ КАБЛОГРАММ

• УСЛОВНЫЕ ЕДИНИЦЫ _________ ВЕЛИЧИНА ________

Каблограммы должны быть содержательными. Не допускайте, чтобы экономия приводила к потере смысла сообщения из-за того, что оно слишком краткое, так как если полученный текст не ясен, то потребуется послать ещё две каблограммы, чтобы он был растолкован.

• ФИКСИРОВАННАЯ ________ ОН (подписывается просто «ВАШИНГТОН»)

Неправильное послание:

Это означает:

«Валовой доход за последнюю неделю составил ______ долларов.

Кто прибывает? Куда? Поэтому нам пришлось бы отправить следующее послание:

Общее количество условных единиц, выплачиваемых персоналу, – ________ единиц.

Величина условной единицы – ___________ центов.

Это означает, что коммуникатор и адресат находятся в совершенном неведении. В ответ придётся послать текст, который должны были отправить в первый раз:

Сумма фиксированных зарплат – __________ долларов».

Сокращение «ОН» означает «объяснение несоответствия» (используйте это обозначение только в том случае, если существует значительное несоответствие между величиной условной единицы и суммой валового дохода). Вот пример ОН: валовой доход составляет 5 000 долларов, а величина условной единицы – 40 центов. Когда Исполнительный директор делает расчёт, ему непонятно, как такое может быть. Требуется объяснение того, почему при таком высоком вало вом доходе так мала условная единица. Поэтому к каблограмме добавляется обозначение «ОН», за которым следует объяснение: «900 долларов возвращено одному психотику» или «900 долларов составили сборы от ППК». Благодаря этому ситуация становится более понятной. В противном случае Исполнитель ный директор, который всегда по получении каблограммы делает свои подсчёты, останется в недоумении относительно финансовой ситуации.

Два лишних сообщения, при нынешней стоимости каблограмм, – это не пустяк. Но в них возникла необходимость, так как отправитель не осознал, что текст недостаточно полный.

Это всё, что необходимо. Замечания типа: «Пожалуйста, дайте разрешение на выплату», какие либо другие замечания или подписи не нужны и на самом деле не желательны.

Обычно коммуникатор ОХС это замечает и исправляет.

В ответ на это бухгалтерия получит к среде каблограмму:

• SIENTOLOGY WASH DC

Послания, когда их видоизменяют для отправки авиапочтой, обрабатываются следующим образом:

• (используемый ОХС условный номер) Оплату разрешаю.

Оригинал нумеруется и хранится в папке в одной из корзин связи вместе с другими посланиями, которые подвергаются сокращению в этот день.

К авиаписьму прикладываются две копии. Авиаписьмо начинается с обозначения:

Бухгалтер обязан обеспечить, чтобы каблограмма была отправлена, однако её нельзя отправлять, пока секретарь Исполнительного директора не проверит ве домость на зарплату. В действительности эту каблограмму, как и все остальные, отправляет коммуникатор ОХС.

Только после того как разрешение будет получено, можно приступать к под счёту суммы для каждого чека на основании условных единиц сотрудника и к выписыванию чеков, потому что Исполнительный директор может изменить общую сумму зарплаты.

(обозначения посланий, которые включены в авиаписьмо). Указывается номер первого послания и приводится его сокращённый текст:

Размер зарплат, получаемых сотрудниками на основании условных единиц, подсчитывается путём умножения числа единиц, причитающихся каждому со труднику, на величину одной единицы.

Для этих целей нужно использовать электрические калькуляторы, чтобы не допустить ошибок.

Одна копия этого письма хранится в папке для последующего направления в файлы, одна копия направляется в континентальный ОХС (того континента, к которому относится офис отправитель), а авиаписьмо отсылается. Направляя послания мне, никто не должен использовать какие либо линии, кроме линий коммуникатора ОХС, и по линиям коммуникатора ОХС должны посылаться только те вещи, которые касаются меня лично, такие, как послания из Вашингтона и доклады рекомендательного совета.

После того как будут выписаны чеки на всю зарплату, суммы, указанные в чеках, складывают на печатающем калькуляторе и получают ленту. Сумма, ука занная на ленте, должна соответствовать сумме зарплаты за предшествующую неделю. Эта лента и лента, полученная при подсчёте размеров зарплат, прика лываются к ведомости на зарплату и, по завершении этой операции, помещаются на хранение. (На самом деле храните все ленты, полученные при подсчёте чего бы то ни было, чтобы помочь ответственному за ведение бухгалтерской книги быстрее провести аудит, и соблюдайте принцип: «Всегда предъявляйте рабочие документы, а не отпечатанные на машинке копии».)

Когда такое авиаписьмо прибывает в Лондон, само письмо дают мне, НО любое послание на имя кого либо ещё удаляется из этого письма получающим его коммуникатором ОХС и направляется на линии посланий. После того как на это послание составлен ответ, его помещают вместе с обратными посланиями, направляемыми авиаписьмами.

В ведомости на зарплату указываются также размеры фиксированных зарплат, имена людей, получающих такие зарплаты, и суммы, выплачиваемые любым другим организациям.

Оригинал авиаписьма передаётся мне вместе с двумя чистыми бланками авиаписьма, листом бумаги и копирками, расположенными таким образом, чтобы были копии всего, что написано в ответном авиаписьме.

Обратное авиаписьмо будет иметь следующий вид:

Каждую неделю ОХС передаёт бухгалтеру оформленный на машине рас ходный ваучер, где приводятся список сотрудников и указывается количество условных единиц каждого, величина условной единицы и общая сумма зарплаты, однако сумма по каждому чеку не указывается. Бухгалтер рассчитывает величину каждого чека на полученном им белом экземпляре ваучера тогда же, когда он делает остальные расчёты по зарплате.

Доли центов не указываются в чеках – они отчисляются в общую сумму зарплат, однако в размере условной единицы доли центов указываются.

Ответные авиаписьма (один оригинал и одна копия) не повторяют текст исходного письма. Оригинал ответного авиаписьма посылается обратно в офис отправитель. Его копия – в континентальный офис ОХС офиса отправителя. Оранжевая копия ответного авиаписьма прикрепляется к присланному авиа письму с данными и хранится в файлах в Лондоне.

Континентальный ОХС уже получил копию посланного авиаписьма с данны ми. Когда туда поступает копия ответного авиаписьма, обе копии скрепляются вместе (послание и ответ), и таким образом там оказываются информированными о том, какие принимаются решения и какие производятся действия в местных офисах и в отношении этих офисов.

Бухгалтер выписывает чеки по зарплате во вторник утром. Он делает это на основе одобренной ведомости на зарплату.

У каждого континентального офиса всегда имеется и местный офис. Если они расположены поблизости, это не может служить оправданием тому, чтобы не следовать коммуникационной процедуре, так как в недалёком будущем файлы континентального офиса ОХС будут полностью отделены от местных файлов и, даже если они находятся в одном городе, они будут расположены в различных зданиях.

Он записывает все чеки в левую колонку листа бухгалтерской книги (как он это делает с любыми чеками, которые он выписывает).

Когда какой-либо офис отправляет авиаписьма, то он следует указанной процедуре. Исключение составляют континентальные ОХС, которые направляют только оригинал и одну копию на оранжевой бумаге и в ответ получают один оригинал и одну копию на оранжевой бумаге.

Нет необходимости каждый раз вычитать сумму каждого чека из остатка суммы зарплаты.

Необходимо записывать номер чека, дату, имя человека и сумму чека под заголовком «Сумма чека, величина зарплаты». Это делается на листе бухгалтер ской книги, а не на корешке банковской чековой книжки.

Текст всех каблограмм дублируется в обычных авиаписьмах, пронумерован ных так же, как и каблограммы.

Данные о каждом чеке записываются на листе бухгалтерской книги сразу после того, как чек выписан.

Затем подсчитывается количество самих чеков (как чеков ОХС, так и всех остальных) и подсчитывается количество чеков согласно бухгалтерской книге.

Все тяжёлые пакеты, содержащие бумаги, посылаются наземной почтой, однако высылаемые таким образом пакеты, тем не менее, нумеруются.

Затем суммы, указанные в самих чеках, подсчитывают на печатающем каль куляторе и получают ленты. Эта сумма только один раз вычитается из суммы, указанной в колонке «Фонд зарплаты: остаток на счёте и депозиты» и результат заносится в ту же колонку на самую нижнюю строку, где занесены данные пос леднего чека на эту зарплату.

Процесс проставления адресов значительно облегчается при использовании резиновых штампов с адресами главных офисов.

Чеки для ОХС отправляют в ОХС, с тем чтобы там их подписали и выдали.

Но когда производится периодическая рассылка в большое число городских и местных офисов, следует использовать ручной адрессограф с адресами офисов, нанесёнными на шёлковые трафареты.

Когда число офисов, в которые производится рассылка, меньше десяти, доста точно и резиновых штампов с адресами.

Чеки Учредительной церкви Саентологии посылают для подписи двум лицам, имеющим право подписи и присутствующим в настоящее время, а затем чеки возвращают в бухгалтерию и выдают персоналу.

Они должны находиться на специальной подставке рядом с сотрудником (обычно это стенографист ОХС), который занимается упаковкой почты и отправ ляет письма ОХС.

Чеки нельзя помещать в коммуникационный центр или класть в корзину для входящей корреспонденции. Пачки чеков, предназначенных для выплаты зар платы или для оплаты счетов вручаются одному человеку, имеющему право подписи, который подписывает их и передаёт их второму человеку, имеющему право подписи, а тот, подписав их, возвращает в бухгалтерию. Бухгалтер не стоит и не ждёт, пока чеки подпишут.

Эта система обозначения каблограмм и посланий должна вступить в действие немедленно по получении этого письма. Нумерация должна начинаться с «1», и должны указываться буквенные обозначения офиса отправителя.

Коммуникатор ОХС может прийти в бухгалтерию за чеками ОХС. Коммуни катор Учредительной церкви Саентологии (если он есть) может относить чеки на подпись или раздавать их. Сотрудники бухгалтерии ходят главным образом к людям, желающим записаться на обучение или процессинг, – эти люди на самом деле имеют гораздо больше прав на обслуживание, чем сотрудники организации. Мы не голландское судно, которое существует только для команды и на котором всем наплевать на пассажиров.

Каждый чек, независимо от того, на чьё имя он выписывается, заносится только в бухгалтерскую книгу.

Бухгалтерская книга ведётся по годам и месяцам, а не по неделям.

Группы чеков, предназначенные для оплаты счетов, суммируются, и итог вы читается из сумм, указанных в колонках остатка на счету в бухгалтерской книге, но только в соответствующих колонках.

Если Исполнительный директор или назначенное им лицо запрашивает сводку по счетам или посылает каблограмму с таким запросом, это выглядит следующим образом:

• SIENTOLOGY WASH DC
• (условный номер, используемый ОХС) Пришлите сводку.

Ответ:

• SIENTOLOGY (место отправления первоначального послания)
• (тот же условный номер, используемый ОХС) ___ долл. ___ долл. ___ долл. ___ долл.
• ВАШИНГТОН

Данные для текста этой каблограммы берутся непосредственно со страницы бухгалтерской книги, слева направо. Первая цифра – это сумма фонда расходов. Вторая – сумма фонда зарплаты. Третья – сумма строительного фонда. Четвёр тая – деньги на счёте ОХС.

Это всё, что нужно сделать. Поскольку все эти листы бухгалтерской книги имеют стандартный формат, то порядок, в котором приведены цифры, позволяет получателю на другом конце линии понять сообщение. Поэтому не изменяйте положение этих цифр в отчёте или каблограмме.

Книга сводок о состоянии счёта ведётся бухгалтером.

В этой книге имеется страница для каждого должника Учредительной церкви Саентологии, независимо от того, за что он задолжал.

Каждый раз, когда подписывается новая долговая расписка, соответствующие данные добавляются к уже имеющемуся счёту или же в книгу вставляется новая страница (при этом соблюдается алфавитный порядок).

Ошибки в книге сводок о состоянии счёта обходятся дорого, так как вызы вают разрывы АРО. Будьте точны.

Поскольку сектор адресов получает все инвойсы, а в каждом инвойсе указыва ется, предоставлен ли человеку какой либо кредит, у ответственного за адресные пластины всегда имеется файл адресных пластин для рассылки уведомлений о состоянии счёта. Этот файл хранится отдельно от основного файла адресных пластин. Когда человек полностью оплачивает свой счёт, его пластина удаляется из файла. Когда появляется новый должник, в этот файл добавляется новая пластина.

Раз в месяц бухгалтер получает конверты с адресами, сделанными на основе этого файла. Поэтому он заинтересован в том, чтобы файл адресных пластин оставался в порядке. Затем с тех же пластин распечатываются адреса на фир менных бланках счетов к оплате Учредительной церкви. Конверты и бланки приносятся в офис бухгалтерии, и бухгалтер или его клерк записывают на фир менных бланках для счетов к оплате сумму, взятую из книги сводок о состоянии счёта. Счета помещаются в соответствующие конверты (не должно быть несоот ветствий между именем на счёте и именем на конверте) и запечатываются. Конверты относят в почтовую комнату для отправки.

Если счета не рассылаются каждый месяц, люди не платят.

Поэтому работа с уведомлениями о состоянии счёта зачастую становится дополнительной обязанностью ещё одного сотрудника.

Данные для книги сводок о состоянии счёта берутся из розовых копий инвойсов.

10 процентов, предназначенные для ЛРХ, Основателя, добавляются к депозитам ОХС.

Лист разбивки дохода, составленный в понедельник, содержит информацию об этой сумме, и оттуда эту информацию получает секретарь Исполнительного директора.

Бухгалтерия ОХС выписывает расходный ваучер на эту сумму и посылает белый экземпляр в бухгалтерию.

Бухгалтерия выписывает чек, вычитает данную сумму из суммы колонки для счёта ОХС в бухгалтерской книге и возвращает чек секретарю Исполнительного директора вместе с ведомостью на зарплату.

Секретарь Исполнительного директора не передаёт чек на подписание в ОХС, а посылает его неподписанным ЛРХ, который затем подписывает его и депонирует по своему усмотрению. Секретарь Исполнительного директора ста вит на обратной стороне таких чеков штамп «Только для депонирования на счёт».

С любыми другими суммами, предназначенными для ЛРХ, которые посту пают из каких либо иных источников, поступают таким же образом: их кладут на счёт ОХС, если ЛРХ не даёт иных указаний.

Кодовые обозначения для анализа деятельности – это коды, используемые при проведении аудита с целью налогообложения. Полное описание этих кодов будет выпущено в ближайшем будущем, а затем они будут использоваться для обозначения того, по какому счёту проходит тот или иной чек.

Ниже указывается, к каким колонкам бухгалтерской книги относятся те или иные виды расходов и выплат:

• Арендная плата за здания – строительный фонд
• Коммунальные услуги – фонд расходов
• Телефон и каблограммы – фонд расходов
• Почтовые расходы – фонд расходов
• Зарплата – фонд зарплаты
• Налоги по зарплате и т.д. – фонд зарплаты
• Канцелярские принадлежности, мебель – фонд расходов
• Канцелярские принадлежности для ОХС данной организации – фонд расходов
• Почтовые расходы ОХС данной организации – фонд расходов
• Зарплата ОХС – счёт ОХС
• Счета за типографские услуги – фонд расходов
• Печать журнала Ability («Способность») и почтовые расходы по рассылке этого журнала – фонд расходов
• Новые здания – строительный фонд
• Ремонт зданий – строительный фонд
• Счета за текущее обслуживание зданий – строительный фонд
• Газ, нефтепродукты, транспорт – фонд расходов

Учредительная церковь оплачивает офисные расходы офисов ОХС, действую щих при ней. Все конгрессы сами оплачивают свои счета. ППК тоже оплачивают свои расходы за счёт собственных средств, как это всегда и делалось. Действия по продвижению книг – если они не включают в себя ничего, кроме продвижения книг, – оплачиваются из средств ОХС.

Большинство остальных вещей оплачиваются из фонда расходов.

Эти указания нужны для составления отчёта по счетам к оплате, и их необходимо использовать при записи чеков в бухгалтерскую книгу.

Не заносите расходы в неправильные колонки, не путайте эти колонки. Если сомневаетесь, напишите Исполнительному директору.

Это относительно простая бухгалтерская система корпорации, несмотря на некоторые сложности с пропорциональным распределением дохода.

Бухгалтер должен научиться распределять эту работу по различным дням недели. В данной директиве в основном указано, в какие дни должно выпол няться то или иное действие. Бухгалтер, изучающий эту директиву, должен составить: 1) своё расписание на все дни недели, в котором указано, какую работу он должен выполнить в тот или иной день; 2) список отчётов, которые нужно представить на рассмотрение, с указанием срока.

Эти два документа должны быть переданы Исполнительному директору для одобрения.

Для того чтобы сделать доклад на рекомендательном совете, лучше всего не составлять специальный отчёт, а взять на заседание рекомендательного совета сводку дохода, копию листа разбивки дохода, сделанную под копирку, копию отчёта по счетам к оплате, сделанную под копирку, и бухгалтерскую книгу. Зачитывайте необходимые суммы, с тем чтобы их можно было занести в поста новление совета. Члены рекомендательного совета нередко не читают докладов бухгалтерии и не знакомятся с их содержанием, а просят представителя бухгал терии передать доклад секретарю. Это запрещено.

Здесь не описывается общий отчёт за неделю, требуемый начальником бух галтерии.

Заказы на приобретение здесь упоминаются, но тут ничего не требуется объяснять. Если их нет, оплату не производите.

Действуйте быстро и точно. Оставайтесь на посту, чего бы от вас ни хотели руководители. Передавайте каждую новую форму, которую кто то требует за полнять, секретарю Исполнительного директора, чтобы тот передал её Исполни тельному директору на одобрение. Не принимайтесь с энтузиазмом внедрять придуманные кем то формы.

Не принимайте приказов или указаний, которые идут вразрез с этой директи вой или с поправками к ней (которые всегда будут выпускаться в виде Сек ИД). Если что то не написано, это неправда.

(В отдельной директиве описывается система работы с переплаченными или недоплаченными суммами при продаже книг.)