Полезность адрессографа с металлическими пластинками, который используется в большинстве центральных организаций, значительно уменьшается, когда перестают использовать автоматическую подачу конвертов.

Её не используют, потому что при работе в режиме автоматической подачи машина портит конверты и журналы.

Секрет здесь заключается в том, что основная польза от этой машины заключается не в обработке конвертов.

Поскольку эта машина называется адрессографом, вы не осознаёте, что она используется главным образом для создания файлов имён. Если бы вы думали о ней как о машине, которая создаёт файлы имён, то вы решили бы эту проблему с автоматической подачей.

Эта машина в первую очередь предназначена для создания КАРТОТЕК, с тем чтобы регистратор, секция центрального файла, академия, НЦХ и регистратор по письмам использовали их. Нас не волнует, если за весь свой оставшийся срок службы она больше никогда не будет печатать адреса на конвертах.

Автоматическая подача будет работать на маленьких карточках, 3 х 5 дюймов или что-то вроде этого. Она не будет хорошо работать на конвертах и журналах.

Поэтому установите автоматическую подачу только для КАРТОЧЕК. И не используйте такую подачу для конвертов (за исключением тех случаев, когда у вас нет проблем с её использованием как для первых, так и для вторых).

В Вашингтоне или где-то ещё уже отказались от использования автоматической подачи, поскольку таким образом нельзя печатать адреса на журналах или конвертах. Из-за этого машину становится невозможно использовать для её основной цели: создания картотек для различных отделений в организации.

Установите режим автоматической подачи для КАРТОЧЕК и отпечатайте следующие комплекты карточек:

1. Членства: а) международные, б) пожизненные.
2. Полный комплект для центрального файла – со всех пластинок, какие у вас только есть.
3. Полный комплект для регистратора по письмам – со всеми обозначениями.
4. Адреса всех студентов, которые когда-либо были записаны на курсы, – для академии.
5. Адреса всех преклиров НЦХ, которые когда-либо были записаны на одитинг, – для начальника отдела процессинга.

Используйте автоматическую подачу только для карточек. Используйте дешёвые карточки, которые будут легко подаваться. И используйте автоматическую подачу.

При проставлении адресов на документах, журналах и конвертах в основном используйте режим ручной подачи, если с этими материалами адрессограф не работает на автоматической подаче.

Если в организации не будет достаточного количества карточек с адресами у тех сотрудников, кому они необходимы, то её доход значительно снизится.

Обязанность ответственного за файлы адресов – обеспечивать, чтобы отделы организации регулярно снабжались такими комплектами карточек для их нужд и чтобы устаревшие комплекты карточек уничтожались и не выходили за пределы организации.