Существует старый термин "Завершенная Работа Персонала", который мы будем отныне использовать, чтобы уменьшить количество ИСР и увеличить скорость действий.

Существует старый термин "Завершенная работа персонала", который мы теперь будем использовать, чтобы уменьшить количество искусственно создаваемой работы (ИСР) и увеличить скорость действия.

Термин "Завершенная Работа Персонала" означает подборку информации по любой сложившейся ситуации, плану или критическому положению, представленную мне, достаточно полную, чтобы от меня требовалось только подписи «Утверждаю» или «Не утверждаю».

Термин "Завершенная работа персонала" означает подборку информации о любой данной ситуации, план или срочно представленные мне исчерпывающие основания для решения, требующие от меня только "Утверждаю" или "Не утверждаю".

Вот что замедляет процесс утверждения и само действие и порождает искусственно созданную работу: кто-нибудь посылает мне слишком маленькую часть информации и требует решения. Поскольку требуется больше информации, чем предоставлено, то мне приходится надевать Шляпу этого сотрудника и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и линии. Затем я должен выдумать какое-то решение и назначить действия, которые нужно предпринять. Это замедляет любые действия, заставляет использовать мои линии, и без того загруженные, для сбора информации и вызывает ощущение критического положения. Мой лоток «отложенные» переполняется, и возникает замешательство. Это можно назвать "Незавершенная Работа Персонала". Она не завершена, потому что мне приходится ее заканчивать:

Вот что замедляет утверждение и само действие и разворачивает процесс делопроизводства: кто-нибудь посылает мне скудный фрагмент информации и требует решения. Поскольку требуется больше информации, чем представлено, мне приходится надевать шляпу того человека и собирать недостающие данные, используя свое собственное время и линии связи. Затем я должен изыскать решение и сочинить приказ о действии, которое следует предпринять. Это замедляет любые действия, заставляет использовать мои линии связи, и так загруженные, для сбора информации и вносит в дело окраску чрезвычайной ситуации. Моя корзина "отложено" переполняется, и возникает путаница. Это называется "Незавершенная работа персонала".

1. Собирая данные, необходимые для принятия решения;

Она не завершена, потому, что мне приходится ее заканчивать:

2. Выдумывая решение, которое опирается только на письменные данные;

1. Сбором данных, необходимых для принятия решения,

3. Выпуская приказы, вместо того, чтобы утверждать их.

Если вы рассержены на своего начальника, то всегда можете погубить его с помощью "Незавершенной Работы Персонала". Вы направляете ему часть вызывающих тревогу данных, не давая полной картины. Это заставляет его проделать всю работу по сбору информации. Вы не рекомендуете ему никакого решения. Это вынуждает его прийти к решению, анализируя данные на расстоянии; такие решения часто неправильны, поскольку принимаются при отсутствии полных данных. Затем вы заставляете его выпускать необоснованные и волевые приказы, которые могут вызвать разрыв АРО с какой-то областью и нанести ущерб его репутации. Вот как можно расправиться даже с начальником. И даже если у вас нет намерения причинить ему вред, вы причиняете ему вред, посылая начальнику "Незавершенную Работу Персонала" – посылая послания по и без того перегруженным линиям, заставляя его строить догадки об этой ситуации, заставляя его придумывать решения, которые могут оказаться оторванными от реальности, и ставя его в положение деспотичного тирана.

Теперь, рассмотрев отрицательный вариант, давайте рассмотрим положительный.

Если вы злы на своего начальника, то всегда можете погубить его посредством "Незавершенной работы персонала". Вы представляете ему фрагмент вызывающей тревогу информации, не давая полной картины. Это заставляет его проделать всю работу по сбору информации. Вы не даете ему никакого рекомендуемого решения. Это заставляет его изобретать решение, анализируя данные на расстоянии; такие решения часто неправильны, поскольку принимаются в отсутствие полноты данных.

"Завершенная Работа Персонала" – это такое составное послание или пакет, который:

Затем вы заставляете его выпускать деспотические и энергичные приказы, которые могут нарушить взаимопонимание с некоторой областью деятельности и подмочить его репутацию. Вот как можно расправиться даже с начальником. И даже если нет умысла повредить ему, представление "Незавершенной работы персонала" начальнику сильно вредит ему, заставляя запрашивать информацию, получать послания по и без того перегруженным линиям связи, строить догадки о ситуации, изобретать решения, которые могут оказаться нереальными, ставя его в положение деспотичного тирана.

1. Формулирует ситуацию;

Теперь, рассмотрев отрицательный вариант, давайте рассмотрим положительный.

2. Предоставляет все данные, необходимые для ее разрешения;

"Завершенная работа персонала" - это подборка информации, которая:

3. Рекомендует решение;

1. Точно определяет ситуацию,

4. Содержит строчку для моей подписи, чтобы я мог одобрить или не одобрить его.

Если требуется моя подпись на документах и письмах как часть моих действий, то эти документы и письма должны быть включены в пакет готовыми к подписи. И все места, где должна быть подпись, нужно пометить карандашом, а в пункте, содержащем предложенные решения, следует указать, что требуются подписи.

ПРИМЕР НЕПРАВИЛЬНОГО ИСПОЛНЕНИЯ: В послании из Канады говорится: «Центральная Организация здесь много тратит». Смотрите, что мне приходится теперь делать. Я должен выяснить, что значит "много", кто это делает; если это опасно, придумать способ урезать траты и выпустить приказы по этому поводу. Ничто из этого не входит в мою Шляпу. Меня принуждают носить Шляпу того, кто послал информацию.

ПРИМЕР ПРАВИЛЬНОГО ИСПОЛНЕНИЯ: Я получаю пакет (телеграмма не годится, она задерживает урегулирование ситуации, поскольку понадобится много дополнительных телеграмм). К пакету приложено послание, в котором говорится:

Если требуется моя подпись на документах или письмах, входящих в качестве составных частей в рекомендуемую акцию, они должны быть включены в подборку готовыми к подписи, место подписи нужно пометить карандашом, а в рекомендациях следует указать, что требуются подписи.

«145 КА*145 КА: 145-е по счету послание от канадского офиса. Данная система нумерации описана в томе 1 КРО. [Прим.перев.] Центральная Организация здесь стремительно приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются. Рекомендую: перевести Начальника отдела Материалов на должность Начальника отдела заочных курсов, которая сейчас свободна, и назначить Джулиса Бентли на должность Нач отдела Материалов с окладом 25 единиц; Секр Ассоц объявить выговор за плохое управление финансами и приказать составлять бюджет расходов организации; проводить в жизнь систему разрешений на приобретение; если сотрудник заказывает что-нибудь без разрешения, следует удержать стоимость этого товара из его зарплаты; с Нач отдела Продвижения и Регистрации провести занятия по написанию писем.

Утверждаю_________________ Не утверждаю____________________

В послании из Канады говорится: "Местная Центральная Организация много тратит".

Подпись: Джейн, Секр. ОХС Канады».

Смотрите, что мне теперь приходится делать. Приходится выяснять, что значит "много", кто это делает, если это действительно опасно, нащупать путь к сокращению расходов и издать приказы по этому поводу. Ничего из этого не входит в мою шляпу. Меня принуждают носить шляпу того, кто послал информацию.

Приложены копии докладов рекомендательного комитета, свидетельствующие о неплатежеспособности, сводка расходов за последние два месяца, сводка доходов за последние два месяца, список элементарных вещей закупленных за последнее время по высокой цене.

Все, что я затем делаю, – это нахожу строчку для утверждения и подписываю. Мой Коммуникатор посылает телеграмму: «145 КА2 Утверждено Всего наилучшего - Рон». Весь пакет высылается авиапочтой обратно. Но если дело срочное, то в своем послании вы должны попросить, чтобы ответили телеграфом.

Я получаю пакет (телеграмма не годится, она вносит задержку в урегулирование ситуации, поскольку вызывает потребность в многих дополнительных телеграммах).

Получив телеграмму, Секр ОХС Канады выпускает местные Секр ИД и предпринимает другие необходимые действия.

К пакету приложена записка, в которой говорится:

Акция оказалась возможной потому, что данные, решения и приказы были объединены в "Завершенную Работу Персонала".

"145 Канада *145 Канада: 145 по счету сообщение от Канандского офиса, приведенное в этом примере. Подробнее это система нумерации раскрывается в томе 1 КРО..

Если вы хотите сохранить свой пост или проект, то не заставляйте меня собирать за вас данные, выдумывать решение, которое вы, как более знакомый с обстановкой, должны найти, и не ставьте меня в положение, когда я выпускаю нереальные приказы, которые вы же потом не сможете выполнить.

Местная Центральная Организация стремительно приближается к состоянию неплатежеспособности. Данные прилагаются. Рекомендую перевести начальника отдела записей активов и материалов на должность начальника заочных курсов, которая сейчас свободна, и назначить Джулиана Бентли на должность начальника отдела записей активов и материалов с окладом 25 единиц; секретарю ассоциации объявить выговор за плохую постановку финансового менеджмента и приказать взыскать в бюджет организации его издержки; усилить службу закупок; если сотрудник заказывает что-нибудь без разрешения, следует удержать этот расход из его зарплаты; начальника отдела рекламы и маркетинга следует обязать брать уроки по написанию писем.

Мы – большая команда, и команда хорошая. Я знаю, что все ошибки в прошлом случались потому, что вы не знали точно, чего я хотел.

Одобряю_________________ Не одобряю____________________

"Завершенная Работа Персонала" – это то, чего я хочу. При этом ваша Шляпа остается у вас, вы сможете сделать больше, чтобы помочь, и наши линии смогут остаться более свободными и быстрыми.

Подпись: Джейн, Начальник ОХС Канады".

В прошлом были хорошие тому примеры. Расширим применение этого опыта.

Приложены копии докладов административного отдела, свидетельствующие о неплатежеспособности, сумма затрат за последние два месяца, сумма доходов за последние два месяца, перечень статей расхода, по которым в последнее время производились покупки по высокой цене.

Если вы увидите резолюцию ЗРПП на послании, то это будет означать: «Завершите Работу Персонала, Пожалуйста».

Все, что я при этом делаю, это - нахожу строчку для одобрения и подписываюсь. Мой коммуникатор посылает телеграмму: "145 Канада 2 Полностью согласен - Рон". Пакет высылается авиапочтой обратно. Только следует в вашем послании попросить об ответе телеграфом, если дело срочное.

По получении телеграммы начальник ОХС Канады выпускает местные приказы и предпринимает другие необходимые действия.

Оказалось возможным действие, поскольку данные, решения и приказы были объединены в "Завершенной работе персонала".

Если вы хотите сохранить свой пост или свой проект, не заставляйте меня собирать за вас данные, изобретать решение, которое вы, как более знакомый с обстановкой, должны найти, и не ставьте меня в положение выпускающего нереальные приказы, которые вы затем не сможете выполнить.

Мы - большая команда, и - команда неплохая. Я знаю, что все ошибки в прошлом случались потому, что вы не знали точно, чего я хотел.

"Завершенная работа персонала" - это, чего я хочу. В этом случае ваша шляпа остается у вас, вы можете больше сделать, чтобы помочь, наши линии связи могут оставаться более свободными и быстрыми.

В прошлом тому были хорошие примеры. Расширим применение этого опыта.

Если вы увидите резолюцию ЗРПП на сообщении, это означает: "Завершите работу персонала, пожалуйста".