Цель: постоянно вести полный и точный учёт работников организации, как настоящих, так и бывших.

1. Файлы персонала должны быть разделены на две группы: (1) файлы сотрудников, работающих в настоящее время, и (2) файлы бывших сотрудников. Ведите отдельные папки для каждого человека, принятого на работу в организацию. В папке должна содержаться следующая инфор мация: дата начала работы; дата рождения; адрес постоянного места жительства; местный адрес; сведения о его ближайших родственниках; соответствует ли он требованиям для работы; названия постов, которые он занимал, с указанием дат, когда он на них находился; дата увольнения, а также любая другая относящаяся к делу информация плюс копии тестов.
2. Проведите вновь пришедшему человеку интервью, определите, соответ ствует ли он требованиям для работы на том или ином конкретном посту, договоритесь о зарплате, выясните, каковы его цели, связанные с работой в организации. Приняв нового человека на работу, дайте ему шляпную папку поста, который он будет занимать, предварительно убедившись, что в папке содержатся все необходимые материалы. Удостоверьтесь, что работник понимает обязанности этого поста. (Глава отдела тоже обсудит с ним его обязанности.) Если для этого поста папки ещё нет (если это новый пост), соберите шляпную папку и вручите её этому человеку. Удостоверьтесь, что вновь пришедший сотрудник понимает цель своего будущего поста.
3. Передайте нового человека в руки главы того отдела, в котором он будет работать.
4. Всякий раз, когда кто либо приходит на пост или уходит с него, направ ляйте послание секретарю ОХС. (Если это новый человек, то указывайте также его адрес и день рождения.)
5. Направьте послание секретарю приёмной, чтобы тот установил корзину для нового сотрудника. (О перемещениях на постах и о снятии корзин в приёмную должен сообщать секретарь ОХС. Отдел персонала не посылает в приёмную посланий о подобных кадровых изменениях – такие послания направляются в ОХС, где должны одобрить это изменение, поместить сотрудника на оргсхему и известить приёмную, чтобы были сделаны надлежащие изменения в корзинах.)
6. Направляйте человеку, составляющему платёжную ведомость, послания о приходе новых сотрудников (и об их зарплате), об уходе старых сотрудников или об изменении величины условной единицы зарплаты у постоянных сотрудников.
7. Проводите через некоторое время повторную проверку и удостоверяйтесь в том, что человек сделал описание своей «шляпы» для шляпной папки (если описание уже не было сделано раньше), или в том, что он понимает «шляпу».
8. Должен существовать проверочный список для главы отдела персонала, где по порядку перечислены все действия, которые он должен выполнить. Как только выполняется какое либо действие, отмечается соответствую щий пункт списка. Когда будут выполнены все действия, положите список в папку сотрудника, упомянутую в пункте 1.
9. Когда кто либо уходит из организации, собирайте полную шляпную папку для каждой шляпы, которую он носил.
10. Каждый штатный сотрудник при уходе из организации (или при смене поста) должен представить свою шляпную папку (или папки) в отдел персонала.