Мы сейчас активно занимаемся созданием и поддержанием в центральных организациях стандартов как в отношении технологии, так и в отношении админа.

Жизненно важно, чтобы все имеющиеся в нашем распоряжении бюллетени ОХС и инструктивные письма находились в надлежащем порядке и соответ ствующим образом были помещены в файлы, чтобы центральные организации и ОХС пользовались ими.

При мимеографировании, пожалуйста, сразу же помещайте документы в файлы согласно следующей процедуре:

1. Изготовьте трафаретную форму.
2. Поставьте на оригинале, полученном из Всемирного ОХС, пометку «Оригинал макет» и поместите его в файл без папки.
3. Оцените, какое количество экземпляров необходимо в данный момент для организации и для помещения в файлы.
4. Отпечатайте копии с трафаретной формы.
5. Немедленно подготовьте папку, используя, если хотите, заголовок проб ного экземпляра, отпечатанного с трафаретной формы, но в любом случае чётко пометьте папку.
6. Пометьте второй экземпляр, полученный из Всемирного ОХС, как «Ори гинал макет» и прикрепите к внутренней стороне задней обложки папки.
7. Поместите все отпечатанные на мимеографе копии в эту папку.
8. Распределяйте документы из папки по корзинам. Не допускайте, чтобы пачки копий растаскивались. Держите все лишние копии в папке.
9. Делайте пометки о любом сделанном распределении копий на наружной стороне передней обложки папки.
10. Поместите папку в шкаф для файлов в надлежащем порядке.
11. Поместите на хранение использованную трафаретную форму, чтобы её можно было при необходимости снова использовать.

Помещайте документы в файлы сразу же. Как только вы изготовили трафаретную форму с экземпляра, полученного от Всемирного ОХС, согласно (1), встаньте, поставьте штамп «Оригинал макет» и поместите этот экземпляр без папки в шкаф для хранения файлов. Эта копия является «последним патроном» и никогда не используется, но она у вас есть.

Поймите, что бюллетени и письма, которые вы печатаете, «живут» в папках. Помещайте всё, что вы печатаете, в папку, правильно подготовленную и поме ченную согласно (5), (6) и (7), и распределяйте материалы из этой папки. Если это огромное количество копий проходит по линиям, вы помещаете их в эту папку. У вас есть шансы найти их снова, при условии, что они помещены в папку. Так как папка помечена, её можно вернуть. С другой стороны, пачки копий не считаются ценными, они могут исчезнуть или их могут рассовать по ящикам.

Соблюдая эту процедуру, вы не столкнётесь с такой ситуацией, когда у вас в файлах будет неразбериха и вам придётся выделять несколько дней, чтобы привести их в порядок. Они уже в порядке. Всё, что вы должны делать, – это помещать их в шкаф.

Заметьте также, что я делаю всё, что могу, чтобы уменьшить объём выпол няемого вами мимеографирования. Материал, предназначенный только для ознакомления, теперь именно так и называется, и вы только помечаете один экземпляр для вашего файла оригинал макетов №1, вывешиваете один экзем пляр и посылаете остальные полученные вами экземпляры в городские офисы, где их просто прикрепляют на доску объявлений.

Все бюллетени ОХС, принадлежащие штатному сотруднику, должны лежать в одной из имеющихся у него папок. Все инструктивные письма, принадлежащие штатному сотруднику, должны лежать в папке, используемой им в качестве шляпы штатного сотрудника. Его ШЛЯПА – это другая папка, содержащая специальные инструкции, относящиеся к этому посту. Каждый штатный сотруд ник имеет 3 папки.

Было бы чрезвычайно полезно, если бы ОХС проследил за тем, чтобы инструктивные письма и бюллетени ОХС после выдачи их персоналу дейст вительно аккуратно хранились в папках, и если все такие папки будут сдавать в случае перемещения или замены, то их нужно будет привести в порядок и выдать снова. Если шляпа не сдана, то не выдаётся и расчёт. И когда человек переведён на другой пост, новая шляпа не выдаётся ему до тех пор, пока его старые шляпы не сданы. Все шляпы должны регистрироваться в картотеке, которую ведёт местный ОХС.

Всё это помогает работе секторов мимеографирования и мимеофайлов. Я надеюсь, вы сочтёте это полезным.