ФП совсем не обязательно должно быть бременем.

Если выполняются следующие пять условий, то осуществлять ФП очень легко.

1. ПРОИЗВОДИТЕ КАК ОРГАНИЗАЦИЯ.

Проанализируйте, какие продукты вы должны производить, в особенности ценные конечные продукты, а затем любым возможным способом начинайте производить эти продукты. Это и только это является превосходным основанием для того, чтобы вы могли получить неплохие ассигнования. Если же и в этом случае вам отказывают в деньгах, вы можете громко вопить. И будьте уверены, что это будет исправлено.

Ходить с протянутой рукой, не производя никакого продукта, – это верный способ урезать своё ФП.

(Пример.

Организация, которой были должны полмиллиона, но которая даже не разослала своим клиентам уведомлений о состоянии их счетов, переживала жуткие времена с составлением своего ФП. Прося «ассигнований», что на самом деле являлось попрошайничеством, ни орган финансового планирования, ни БАФ этой организации до конца не понимали, ПОЧЕМУ это происходит, – но было просто невозможно поверить в то, что необходимо давать деньги этой организации. Организация просила денег. Она не требовала возврата денег, которые заработала и которые имела право требовать. Она не зарабатывала никаких новых средств и, соответственно, не оправдывала вложенных. Следовательно для персонала финансовых подразделений, всё это выглядело «несколько странно». Хотя они и не знали почему.

Самым вопиющим примером такого рода была ситуация с Вечерней организацией Лос-Анджелеса в 1950 году. Эта вечерняя организация, работавшая под руководством бывшего контр-адмирала военноморских сил США, хотела получать 47.000 долларов в неделю в качестве субсидий, хотя потенциально могла зарабатывать 80.000 долларов в неделю. Но этот адмирал закрыл организацию и отказался работать до тех пор, пока не будет «акций» и он не получит субсидии под них.

Ещё один пример: в 1969 году вечерняя организация в Дании хотела, чтобы Флаг платил ей 3.000 долларов в неделю на поддержание деятельности, в то время как в ней даже не рассылали писем и не имели собственной печатной машинки, но, несмотря на это, зарабатывали в среднем 5.500 долларов в неделю, не прилагая никаких усилий.

Есть множество подобных примеров. Организации думают о том, как бы им получить ассигнования у правительства, вместо того, чтобы продвигать - продавать – получать деньги и предоставлять, и приходят к тому, что у них нет денег, нет еды, нет форменной одежды и есть такие трудности с ФП и такие конфликты, что вы даже и не поверите, что такое возможно.)

2. ИЗУЧИТЕ ПОДБОРКУ МАТЕРИАЛОВ ПО ФИНАНСАМ.

Если сотрудники, занимающиеся ФП, не изучили подборку материалов по финансам, они попадут в полное замешательство. Более того, всякого руководителя, отвечающего за финансы, раздражают нарушения в админе, которые допускают такие люди, и он не воспринимает серьёзно их предложения или трудности.

Неспособность изучить подборку материалов по финансам или отказ изучать её (в то время как на это требуется лишь несколько неполных дней обучения) может сказаться отрицательно на репутации органа финансового планирования среди персонала финансовых подразделений, потому как невежество сотрудников, занимающихся ФП, не является очевидным и их предложения ошибочно воспринимаются как просто глупые.

3. РАЗДЕЛЯЙТЕ РАЗЛИЧНЫЕ ВИДЫ РАСХОДОВ.

Данный вопрос можно прояснить в написанном ранее инструктивном письме (ИП ОХС от 15 февраля 1964 «Оборудование организации»), посвящённом различным типам собственности. Выясните, что относится к типу А (стационарное оборудование и конструкции), к типу Б (ценное оборудование длительного пользования) и к типу В (расходные материалы), и договоритесь об этом, а затем согласуйте с финансовыми подразделениями, что к чему относится и в отношении чего в точности составляется ФП, и тогда этот узел будет легче распутать. Что такое стационарное оборудование и конструкции? Составляется ли ФП на новые корабли, новые здания, на проведение необходимых ремонтов или приобретение жизненно необходимых запасных частей? (На самом деле не составляется, но это должно учитываться при составлении общего финансового плана.)

Составляется ли ФП на различные хитроумные приспособления, причудливые вещицы и что-то, возможно, необходимое (тип Б)? Или ФП составляется на расходные материалы, зарплату, продовольствие, топливо, бумагу (тип В)? Возможно ФП составляется для всех трёх типов, НО с учётом того, что является предметом первой необходимости, того, что было бы приятно иметь, а также с учётом надежд на будущее. Необходимые запасные части, относящиеся к оборудованию типа А, без которых всё может сломаться, конечно же являются предметами первой необходимости. Поэтому, скорее всего, они должны одобряться без вопросов.

Тем не менее, персонал финансовых подразделений зачастую не считает их таковыми. Средства на зарплату, продовольствие, форменную одежду, топливо обычно урезают, когда организация не в состоянии продемонстрировать необходимый уровень производства. Хорошие идеи о приобретении какого-нибудь оборудования, относящегося к типу Б, обычно реализуются, когда организация действительно зарабатывает деньги, в противном случае их не удостаивают вниманием.

Воплощение надежд полностью зависит от того, насколько эффективно используется то, что уже имеется в распоряжении. После того как вы согласуете все эти моменты с персоналом финансовых подразделений, они уже не смогут каждый раз при составлении ФП менять правила. И большая часть напряжения уйдёт. Ни в каком ПФ или ИП ОХС невозможно каким-нибудь простым способом установить точные плавила для всех типов организаций. По сути, эти правила будут такими, какими их установят персонал финансовых подразделений и члены комитета финансового планирования, согласовав их между собой.

Персонал финансовых подразделений хочет, чтобы денежные средства, имеющиеся в наличии, поступали в резервные фонды, и они справедливо негодуют в отношении организации-нахлебника, в которой процветают идеи о получении субсидий и другие глупые решения. Персонал финансовых подразделений хочет дать организации X бобов (денег) и получить назад больше, чем X бобов. Когда они отдают X бобов, а назад бобов не получают, с ними становится трудно договориться.

Даже корабль, который непосредственно не приносит дохода, всё-таки «продаёт» организациям в обмен на имеющиеся у тех бобы помощь в виде проведения различных мероприятий, а также опытных и обученных членов МО. Любая организация отдаст хорошие, «звонкие» бобы за реальную помощь и опытных обученных членов МО. Если бы Продвинутая организация Лос-Анджелеса могла «купить» себе на стационарном корабле всех превосходных членов МО, которых она хотела бы купить и которые были ей нужны, она была бы без ума от счастья.

Но если бы на стационарном корабле не готовили таких специалистов, то для персонала финансовых подразделений эта ситуация выглядела бы так, будто руководство корабля ходит с протянутой рукой. В таком случае финансовые подразделения в корне изменили бы правила, пытаясь, как и следовало ожидать, вообще уйти от любого выделения денежных средств.

Хотя об этом и говорится в пункте 1, это затрагивает и пункт 3 -данный пункт. Считается, что всё относится к типу В, даже корабль, и подлежит сведению расходов на них к нулю, поскольку не способствует росту жизнеспособности финансовых подразделений. Поэтому изменяют «правила» работы с органом финансового планирования. Если организация не производит ценного конечного продукта, который можно обменять на реальные деньги тех, у кого они имеются в наличии (пункт 1), если орган финансового планирования не имеет представления об общих правилах решения финансовых вопросов (о чём говорится в пункте 2) и если у него нет надёжных соглашений в отношении того, что именно относится к типам А, Б и В, с руководителями, отвечающими за финансы, то ФП является кошмаром для любого, кто имеет к нему отношение.

4. ПРЕНЕБРЕЖЕНИЕ ПРЕДМЕТАМИ ПЕРВОЙ НЕОБХОДИМОСТИ.

Когда орган финансового планирования не имеет представления о тех предметах первой необходимости, которые требуются для выполнения работы, и пренебрегает выделением средств на них при составлении ФП, то персонал финансовых подразделений (бюро бухгалтерии и БАФ) должен сделать это вместо органа финансового планирования. Покупка нового питьевого фонтанчика или батута для сотрудников, в то время как на ФП не были выделяются средства на покупку всего, что необходимо для почтовой рассылки, наверняка приведёт к появлению «долгоиграющей» инграммы!

У органа финансового планирования должен быть список самых важных предметов первой необходимости по каждому отделению, и при составлении ФП средства на эти предметы должны выделяться в первую очередь, прежде чем орган финансового планирования начнёт гадать. Как это ни странно, но зарплата, еда, форменная одежда не считаются предметами первой необходимости. Они не оказывают непосредственного влияния на доход организации. «Предметы первой необходимости» – это то, что необходимо организации для производства продуктов и ценных конечных продуктов.

Если организация ходит с протянутой рукой, то еда сводится к «немного еды, может быть, овсянки». Зарплата ограничивается до «возможно, но никаких премий». Форменная одежда - «нет». Плакаты о наборе сотрудников – «ДА». Топливо – «небольшие количества, экономно расходуемые». Учебные материалы – «ДА».

Так что же тогда является предметом первой необходимости? Предметом первой необходимости является то, что нужно для производства именно ценного конечного продукта, – не то, что нужно для выживания отдельного человека, а то, что нужно для выживания группы. Таким образом, когда какой-либо орган финансового планирования принимает во внимание интересы отдельных индивидуумов, то при составлении ФП он может попасть в сильные неприятности просто в силу самих законов экономики.

5. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФП ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ УКЛОНИТЬСЯ ОТ ВЫПОЛНЕНИЯ СВОИХ ОБЯЗАННОСТЕЙ.

Как это ни стыдно, но правда, что люди, стараясь оправдать невыполнение жизненно важных действий, сваливают вину на ФП. «Здание сгорело, потому что мы не могли протащить приобретение пожарных шлангов через ФП». «Главный двигатель сломался, потому что ФП отказал в...» Когда в отношении такого рода заявлений проводится расследование, обычно выясняется, что заявка на данное наименование никогда и не подавалась в орган финансового планирования или что ссылка на «ФП» была способом избежать выполнения работы.

Если вы будете принимать за чистую монету все подобные обвинения в адрес ФП, то будете думать, что ФП и финансовые подразделения – это какие-то злодеи. На самом деле ФП часто используют в качестве мальчика для битья, чтобы оправдать невыполнение работы или промедления в её выполнении. Невыполнение работы и обвинение в этом ФП, тогда как это не было виной ФП, представляет собой материал для комитета по расследованиям. Так что не позволяйте несправедливо навешивать ярлыки на ФП. Это достаточно неприятно, даже когда это соответствует действительности.

Будущее любой организации зависит от этих перечисленных выше пяти факторов. Мы живём в мире, подчиняющемся законам экономики, независимо от различных «измов», таких, как капитализм, или коммунизм, или социализм.

Если вы будете принимать во внимание эти пять факторов, вы сможете составлять ФП достаточно весело и непринуждённо.

Способ получить деньги заключается, по существу, в том, чтобы их сначала заработать. ФП – это второй шаг, который мы выполняем с уже заработанными деньгами. Оно никогда не устранит проблем, вызванных пренебрежением к их зарабатыванию. У вас всегда будут проблемы с деньгами, если вы их не зарабатываете.

Я надеюсь, что эта информация выведет из джунглей к солнечному свету некоторые финансовые органы.